La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) est une fonctionnalité puissante qui extrait automatiquement les données clés de vos factures PDF (ou numérisées). L'OCR les convertit en factures électroniques, ce qui les rend consultables. Cette technologie vous fait gagner du temps en éliminant la saisie manuelle et rend le traitement de vos factures plus efficace.
Pourquoi utiliser l'OCR
Trouvez les factures plus rapidement : Recherchez des factures en utilisant les données extraites comme les numéros de facture ou les noms des fournisseurs.
Gagnez du temps sur la saisie : Remplissez automatiquement les champs comme les montants, les dates et les coordonnées bancaires.
Moins d'erreurs : Réduisez les erreurs causées par la saisie manuelle.
Simplifiez les paiements : Les coordonnées bancaires extraites facilitent le traitement des paiements.
Comment fonctionne l'OCR Extraction des données
Quand vous importez une facture PDF, l'OCR extrait automatiquement ces éléments clés :
Informations fournisseur/client
Type de document (facture, note de crédit, note de frais)
Numéro et dates de facture
Devise et montants (hors TVA/TTC)
Taux de TVA
Numéros de référence
Coordonnées bancaires (IBAN)
États de traitement
Après l'import, les documents sont automatiquement traités par OCR
Chaque document reçoit un statut avec code couleur basé sur sa date d'échéance
Vous pouvez voir les événements de traitement et le statut dans les détails du document
Conseils pour de meilleurs résultats
Assurez-vous que les documents numérisés ont une résolution minimale de 300 DPI
Utilisez des copies claires et lisibles de vos documents
Vérifiez que toutes les informations importantes sont visibles et non coupées
Options manuelles et dépannage Contourner l'OCR
Besoin de traiter une facture rapidement ?
Accédez à la page des détails pour saisir les données manuellement
Utile quand vous devez transmettre immédiatement des documents à votre comptable
Annulation de l'OCR
L'OCR peut être annulé si :
Le document n'est pas une facture
Le document est illisible
Des informations importantes manquent Quand l'OCR est annulé :
Le document affichera un statut En attente de validation
Certains champs peuvent être incomplets
Vérifiez le journal d'activité du document pour les raisons spécifiques d'annulation
Questions fréquentes
Combien de temps prend généralement le processus OCR ?
Le processus OCR prend typiquement quelques minutes. Cependant, pendant les heures de pointe ou pour des documents complexes, le processus peut prendre plus de temps.
Que se passe-t-il si l'OCR fait une erreur ?
Vous pouvez facilement modifier toute information en cliquant sur le champ et en tapant les données correctes. Nous recommandons de vérifier les données pour garantir leur exactitude.
L'OCR peut-il traiter des factures dans différentes langues ?
Oui. Le système reconnaît les nombres et les champs standard des factures quelle que soit la langue de la facture.
Puis-je utiliser l'OCR pour des factures manuscrites ?
Notre système OCR est optimisé pour les factures dactylographiées/imprimées. Bien qu'il puisse reconnaître certains éléments manuscrits, nous recommandons la saisie manuelle pour les factures manuscrites pour garantir l'exactitude.
Le processus OCR est-il sécurisé ?
Oui, tout le traitement OCR est effectué de manière sécurisée en utilisant des connexions cryptées. Vos données de facture sont protégées tout au long du processus et respectent les réglementations sur la protection des données.
L'OCR fonctionne-t-il avec des copies numérisées de factures ?
Oui, l'OCR fonctionne avec les factures numérisées, mais la qualité de la numérisation est importante. Pour des résultats optimaux :
Utilisez une résolution minimale de 300 DPI
Assurez un bon contraste entre le texte et le fond
Évitez les ombres et les plis dans la numérisation
Assurez-vous que tout le document est capturé
Puis-je traiter plusieurs factures à la fois ?
Oui, vous pouvez importer plusieurs factures simultanément, et notre système OCR les traitera en parallèle. Chaque facture sera traitée indépendamment, et vous pouvez suivre leur progression dans votre application de factures d'achat ou de vente.