Banqup vous permet de gérer plusieurs entreprises depuis un seul compte. Que vous dirigiez plusieurs sociétés indépendantes ou que vous ayez une entreprise avec plusieurs succursales ou emplacements, vous pouvez tout organiser efficacement en utilisant des espaces séparés.
Cet article explique comment fonctionnent les espaces, quand en créer de nouveaux et comment passer de l'un à l'autre.
Qu'est-ce qu'un espace ?
Un espace est un environnement de travail dédié au sein de Banqup. Chaque espace fonctionne de manière indépendante avec ses propres documents, comptes de paiement, applications, intégrations, utilisateurs et paramètres.
Qu'est-ce qu'une organisation ?
Une organisation représente une entité juridique avec son propre numéro de TVA ou d'entreprise. Vous pouvez avoir plusieurs espaces liés à la même organisation (pour les succursales), ou des organisations distinctes pour des entreprises entièrement différentes.
Distinction clé :
Scénario | Même organisation ? | Espaces |
Plusieurs succursales de la même entreprise (même numéro de TVA) | Oui | Un espace par succursale/emplacement |
Plusieurs entreprises indépendantes (numéros de TVA différents) | Non | Un espace par entreprise |
Scénario 1 : Gérer plusieurs succursales
Si votre organisation opère dans plusieurs emplacements, possède plusieurs marques ou a des départements distincts tous sous le même numéro de TVA, vous pouvez créer des espaces séparés tout en les gardant liés à la même organisation.
Quand créer un espace pour une succursale
Créez un nouvel espace pour les succursales si vous souhaitez :
Séparer les activités entre les emplacements, départements ou lignes d'activité
Conserver les données financières distinctes pour chaque succursale
Attribuer différentes équipes ou autorisations d'utilisateurs par succursale
Utiliser différentes intégrations ou paramètres par emplacement
Exemple
Vous dirigez « Delight Catering BV » avec deux emplacements : Bruxelles et Anvers. Les deux emplacements partagent le même numéro de TVA mais ont du personnel, des factures et des comptes de paiement distincts. Dans Banqup, vous créez deux espaces (un pour chaque emplacement) tous deux liés à la même organisation.
Comment créer un espace pour une succursale
Cliquez sur votre icône de profil dans le coin supérieur droit pour ouvrir le menu principal.
Cliquez sur Changer d'espace.
Cliquez sur Créer un espace.
On vous demandera de sélectionner une organisation. Choisissez votre organisation existante dans la liste puis cliquez sur Continuer.
Donnez un nom au nouvel espace. Vous pouvez également ajouter un numéro de localisation global (GLN)*.
Cliquez sur Continuer.
Ajoutez l'adresse de la succursale, puis cliquez sur Continuer.
Votre nouvel espace de succursale sera prêt à l'emploi.
Note
Lorsque vous sélectionnez une organisation existante, Banqup comprend qu'il s'agit d'une succursale de la même entité juridique. Tous les espaces liés à cette organisation partagent la même identité juridique (numéro de TVA, numéro d'entreprise) tout en maintenant des données opérationnelles distinctes.
* Qu'est-ce qu'un numéro de localisation (GLN) ?
Un numéro de localisation, également appelé Global Location Number (GLN), est un identifiant unique à 13 chiffres pour les emplacements physiques, les entités juridiques ou les entités fonctionnelles au sein de votre organisation. Les GLN font partie du système GS1 et sont utilisés internationalement pour l'identification commerciale et la facturation électronique.
Si votre organisation possède plusieurs succursales ou emplacements qui doivent être identifiés de manière unique dans les factures et documents commerciaux, vous pouvez obtenir des GLN auprès de GS1 Belgique & Luxembourg.
Scénario 2 : Gérer plusieurs entreprises
Si vous gérez plusieurs entreprises avec différents numéros de TVA ou d'entreprise, chaque entreprise doit avoir sa propre organisation et son propre espace dans Banqup. Cela garantit que les données financières, les utilisateurs et les informations juridiques restent complètement séparés, comme l'exige la conformité.
Quand créer une nouvelle entreprise
Créez une nouvelle entreprise si vous :
Gérez plus d'une entreprise enregistrée
Devez garder les factures, les utilisateurs et les taxes entièrement séparés
Avez différents comptables pour différentes entreprises
Exemple
Vous possédez « GreenTech BV » et « SolarPro SRL ». Chacune a son propre numéro de TVA et ses registres financiers. Dans Banqup, vous devez créer des organisations distinctes pour chaque entreprise.
Comment créer une nouvelle entreprise
Cliquez sur votre icône de profil dans le coin supérieur droit pour ouvrir le menu principal.
Cliquez sur Changer d'espace.
Cliquez sur Créer un espace.
Cliquez sur Ajouter une nouvelle organisation.
Complétez le processus d'inscription pour votre nouvelle entreprise.
Une fois terminé, un nouvel espace Banqup est créé pour cette entité juridique.
Note
Chaque entreprise apparaîtra séparément dans votre menu de changement d'espace. Vous ne pouvez pas ajouter une nouvelle entreprise en sélectionnant une organisation existante, cette option est uniquement pour les succursales de la même entité juridique.
Passer d'un espace à l'autre
Cliquez sur votre icône de profil dans le coin supérieur droit pour ouvrir le menu déroulant.
Cliquez sur Changer d'espace.
Sélectionnez l'espace auquel vous souhaitez accéder dans la liste.
Vous pouvez rapidement voir dans quel espace vous vous trouvez actuellement en vérifiant l'indicateur en haut à droite de votre écran.
Ce que contient chaque espace
Chaque espace maintient son propre ensemble indépendant de :
Documents et factures
Comptes de paiement
Applications et intégrations
Utilisateurs et rôles
Paramètres
Abonnement
Cette séparation garantit que les données, les flux de travail et les autorisations des utilisateurs restent organisés par entreprise ou succursale sans mélange.
Accès utilisateur et autorisations
Les utilisateurs doivent être invités à chaque espace séparément. Lors de l'invitation d'un utilisateur à un espace, vous pouvez définir ses autorisations spécifiques pour cet espace. Cela signifie :
Un utilisateur pourrait avoir un accès complet à un espace mais des autorisations limitées dans un autre
Un utilisateur pourrait n'avoir accès qu'aux espaces avec lesquels il doit travailler
Les rôles et autorisations peuvent varier entre les espaces pour le même utilisateur
Notes importantes
Les espaces sont indépendants. Les données ne peuvent pas être transférées ou fusionnées entre les espaces.
Chaque espace a son propre abonnement.
Pour des raisons de conformité, les différentes entités juridiques (entreprises) doivent rester entièrement séparées.
FAQ
Combien d'espaces puis-je avoir ?
Il n'y a pas de limite au nombre d'espaces que vous pouvez avoir.
Puis-je donner aux utilisateurs accès uniquement à des espaces spécifiques ?
Oui. Les utilisateurs doivent être invités à chaque espace séparément. Lors de l'invitation d'un utilisateur à un espace, vous pouvez définir ses autorisations spécifiques pour cet espace. Cela signifie qu'un utilisateur pourrait avoir un accès complet à un espace mais des autorisations limitées dans un autre, ou il pourrait n'avoir accès qu'aux espaces avec lesquels il doit travailler.
Dois-je créer des espaces distincts pour chaque entité commerciale ?
Oui, il est recommandé de créer des espaces distincts pour différentes entités juridiques afin de maintenir des registres financiers distincts et de se conformer aux réglementations commerciales.
Puis-je déplacer des factures entre les espaces ?
Non. Les documents de chaque espace sont conservés séparément.
Puis-je utiliser différentes intégrations par espace ?
Oui. Chaque espace peut se connecter à différentes intégrations.
Puis-je connecter mon comptable à plusieurs entreprises ?
Oui. Les comptables peuvent ajouter chacune de vos entreprises en tant que client via leur Espace Partenaire. Vous pouvez également vous connecter à un comptable différent pour chaque entreprise.