Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen zu Banqup hinzuzufügen. Sie können Rechnungen direkt auf der Plattform erstellen, sie manuell hochladen, sie per E-Mail versenden oder sie mit der mobilen App hochladen. Einige Methoden sind stärker automatisiert als andere, daher gehen wir auf jede Option ein.
Hinweis: Sie können nicht nur bestehende Rechnungen importieren, sondern auch Ausgangsrechnungen direkt in Banqup erstellen. So können Sie professionelle Rechnungen mit automatischer Berechnung und sofortiger Zustellung an Banqup-Kunden erstellen und sicherstellen, dass alle Daten von Anfang an korrekt erfasst werden.
Manueller Upload
Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen außerhalb von Banqup erstellen, können Sie sie manuell hochladen, um alles zentral zu halten.
Von Ihrer Homepage aus
So geht's:
Klicken Sie auf Ihrer Banqup-Homepage auf Hochladen.
Klicken Sie auf, um ein Datei-Explorer-Fenster zu öffnen, oder ziehen Sie das/die hochzuladende(n) Dokument(e) per Drag & Drop.
Wählen Sie die Art des Dokuments: Ausgang oder Eingang.
Klicken Sie auf Hochladen, um den Vorgang abzuschließen.
Aus der App Ausgangsrechnungen
Sie können Dokumente auch direkt aus den Ausgangsrechnungen hochladen:
Gehen Sie zur App Ausgangsrechnungen (erreichbar über den Launcher oder Ihre Favoriten).
Sie können Dateien von Ihrem Computer per Drag-and-Drop auf Banqup ziehen oder auf Hochladen klicken, um einen Datei-Explorer zu öffnen und die zu importierenden Dateien auszuwählen.
Hochladen per E-Mail
Rechnungen können in Ihren Banqup-Space importiert werden, indem Sie sie an eine spezielle E-Mail-Adresse senden.
Jeder Anhang, der per E-Mail an die Import-E-Mail-Adresse gesendet wird, ist in Ihrem Space verfügbar. Sie können unerwünschte Importe herausfiltern, indem Sie Rechnungen akzeptieren oder ablehnen.
Gehen Sie zur App Netzwerkkonnektoren.
Aktivieren Sie den E-Mail-Konnektor für eingehende Ausgangsrechnungen.
Klicken Sie auf die drei Punkte und dann auf Verbindungsdetails. Die Import-E-Mail-Adresse wird angezeigt. Sie können sie kopieren und für den Import Ihrer Ausgangsrechnungen verwenden.
Mobiler App-Upload
Sie können Ausgangsrechnungen über die mobile App in Banqup importieren, indem Sie eine Papierrechnung scannen oder eine Datei von Ihrem mobilen Gerät hochladen.
Öffnen Sie die Banqup One App.
Tippen Sie auf das Pluszeichen unten rechts auf Ihrem Bildschirm.
Abhängig von Ihrem Dokumentenformat:
Tippen Sie auf Erstellen, um mit dem Dokumentengenerator eine neue Rechnung/Gutschrift/ein neues Angebot zu erstellen.
Tippen Sie auf Scannen, um ein Foto von einem Papierdokument zu machen.
Tippen Sie auf Hochladen und wählen Sie die Datei aus dem Speicher Ihres Geräts.
Hinweis: Beim Scannen von Dokumenten stehen Ihnen mehrere praktische Optionen zur Verfügung, z. B. das Hinzufügen oder Entfernen von Seiten sowie das Zuschneiden oder Drehen des Dokuments.
Fehlerbehebung
Bei dem Import von PDFs können Sie unterschiedliche Fehlermeldungen sehen:
„Wir erkennen diesen Kunden nicht, bitte fügen Sie ihn hinzu oder wählen Sie einen bestehenden aus."
→ In diesem Fall erscheint eine Schaltfläche Als Kunde hinzufügen. Klicken Sie darauf, um den Kunden zu Ihren Banqup Geschäftspartnern hinzuzufügen.
„Bitte korrigieren Sie alle rot markierten Felder und speichern Sie das Dokument erneut. Korrekturen werden erst nach Speichern berücksichtigt"
→ Überprüfen Sie die rot markierten Felder. Das bedeutet, dass einige Rechnungsinformationen nicht korrekt von der OCR erkannt wurden. Stellen Sie sicher, dass die Rechnungsdetails korrekt sind, und überprüfen Sie, ob die Rechnungspositionen stimmen (Produktname, Menge, Preis, Mehrwertsteuer). Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie alle Felder korrekt ausgefüllt haben, sollte die Fehlermeldung verschwinden. Überprüfen Sie andernfalls die Rechnungsdaten von scratch erneut.
„Dieser Kunde hat keinen Lieferkanal, der zum Senden des Dokuments erforderlich ist"
→ Wenn diese Fehlermeldung erscheint, ist eine Schaltfläche Lieferkanäle bearbeiten verfügbar.
Klicken Sie darauf, um einen Zustellungsweg für den Kunden auszuwählen. Wenn kein Lieferkanal verfügbar ist, liegt es daran, dass einige Kundendaten fehlen (wie E-Mail-Adresse oder Handelsregisternummer/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Sie sehen dann diesen Bildschirm:
In diesem Fall klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen des Kunden und klicken Sie dann auf Kunde bearbeiten.
Von dort aus können Sie die Handelsregisternummer-/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden hinzufügen (um den Peppol-Konnektor zu aktivieren) oder ihre E-Mail-Adresse (um den E-Mail-Konnektor zu aktivieren).
FAQs
Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal hochladen?
Ja, Sie können mehrere Rechnungen auf einmal hochladen, indem Sie mehrere Dateien in Ihrem Datei-Explorer auswählen oder mehrere Dokumente per Drag & Drop in Banqup hochladen.
Wie importiert man eine mit Document Creator erstellte Ausgangsrechnung in die Anwendung Ausgangsrechnungen ?
Eine mit Document Creator erstellte Ausgangsrechnung erscheint automatisch in Ihren Ausgangsrechnungen, sobald Sie sie versenden.