Der Document Creator ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie schnell und einfach professionelle Rechnungen und Gutschriften erstellen können. Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess der Erstellung konformer Finanzdokumente, von der Erstellung bis zur Lieferung des endgültigen Dokuments an Ihren Kunden.
Voraussetzungen
Bevor Sie fortfahren, stellen Sie Folgendes sicher:
Aktualisieren Sie Ihr Firmenprofil mit Ihren neuesten Informationen (rechtliche Informationen, Kontaktinformationen, Bankkonto(en)).
Fügen Sie Ihre(n) Kunden zu Ihrem Banqup-Space hinzu.
Rechnung erstellen
Sobald Sie die Voraussetzungen erfüllt haben, ist es an der Zeit, eine Rechnung (oder Gutschrift) zu erstellen. So geht's:
Gehen Sie zur Document Creator-App.
Wählen Sie je nach Dokumenttyp, den Sie erstellen möchten, Ausgangsrechnung oder Gutschrift aus.
Hier finden Sie eine Übersicht über alles, was Sie im Document Creator tun können:
Fügen Sie einen Kunden hinzu, indem Sie nach seinem Namen suchen.
Brechen Sie die Erstellung des Dokuments ab. Alle Änderungen gehen verloren.
Speichern Sie die Änderungen, die Sie am Dokument vorgenommen haben.
Fügen Sie die Rechnungsdetails wie Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Lieferdatum hinzu.
Tipp: Es gibt eine Einstellung, um das Dokumentdatum automatisch auf das aktuelle Datum zu setzen. Um sie ein-/auszuschalten, gehen Sie zu Dokumentenersteller > klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen > Automatisches Dokumentdatum. Wenn diese Einstellung ausgeschaltet ist, können Sie das Dokumentdatum manuell wählen.Fügen Sie zusätzlichen Feldern (Käufer, Vertrag, Bestellungsreferenzen) hinzu.
Fügen Sie Produkt- oder Serviceinformationen wie Produktbeschreibung, Menge, Einheit, Stückpreis, Mehrwertsteuersatz, Mehrwertsteuer ohne MwSt. hinzu. Preis.
Spalten ein-/ausblenden.
Durch Klicken auf die drei Punkte einer Rechnungszeile können Sie einen Rabatt auf das Produkt hinzufügen oder die Zeile löschen.
Eine leere Zeile kann hier direkt gelöscht werden.
Mit einem Klick auf “Position hinzufügen” wird eine Rechnungszeile hinzugefügt.
Markieren Sie die Rechnung als bezahlt.
Fügen Sie eine “Zahlungsreferenz” hinzu und wählen Sie eines Ihrer Zahlungskonten aus, welches Sie bezahlen möchten.
Fügen Sie “Anmerkungen” hinzu, die auf der Rechnung erscheinen sollen.
Wenn Sie für Ihre Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0 % gewählt haben, erscheint hier der Grund dafür (z. B. Reverse Charge, Mehrwertsteuerbefreiung usw.).
Wenn Sie mit Ihrem Dokument fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Sie werden aufgefordert, Ihrem Dokument einen Namen zu geben, um es als Entwurf zu speichern.
Nach dem Speichern Ihres Dokuments erscheint eine Übersicht. Sie können es noch bearbeiten oder versenden.
Erstellen einer Gutschrift
Das Erstellen einer Gutschrift funktioniert genauso wie das Erstellen einer Rechnung (siehe die oben genannten Schritte). Es gibt jedoch eine zusätzliche Anforderung: Eine Gutschrift muss auf die ursprüngliche Rechnung verweisen. So gehen Sie vor:
Geben Sie im Feld „Rechnungsreferenz“ die Rechnungsnummer (oder einen Teil davon) ein.
Die passenden Rechnungen werden in einer Dropdown-Liste angezeigt.
Wählen Sie die ursprüngliche Rechnung aus, um die Gutschrift damit abzugleichen.
Um auf eine Rechnung zu verweisen, die nicht in Banqup enthalten ist, geben Sie einfach deren Nummer in das Feld „Rechnungsreferenz“ ein.
Klonieren einer Rechnung/Gutschrift
Um Dokumente schneller zu erstellen, können Sie ein bestehendes Dokument klonen und nur die erforderlichen Felder bearbeiten. Sie können Dokumente aus dem Dokumentenersteller oder aus den Verkaufsrechnungen klonen:
Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem bestehenden Dokument.
Wählen Sie „Klonen”.
Wählen Sie, ob Sie auch die Anhänge (falls vorhanden) klonen möchten.
Ihre Rechnung oder Gutschrift senden
Nachdem Sie Ihre Rechnung oder Gutschrift erstellt und gespeichert haben, können Sie sie direkt von Banqup an Ihren Kunden senden:
Nach dem Speichern Ihres Dokuments sehen Sie die Dokumentdetailseite.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
Das Dokument wird automatisch an Ihren Kunden über deren konfigurierte Lieferkanäle gesendet.
FAQ
Kann ich Rechnungen direkt aus Banqup versenden?
Ja, nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie diese über Banqup direkt an Ihren Kunden senden.
Was soll ich tun, wenn mir nach dem Versenden einer Rechnung ein Fehler unterläuft?
Wenn Sie bereits eine Rechnung mit einem Fehler gesendet haben, sollten Sie eine Gutschrift erstellen, um die ursprüngliche Rechnung zu stornieren, und anschließend eine neue, korrigierte Rechnung erstellen.