Der Document Creator ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie schnell und einfach professionelle Rechnungen und Gutschriften erstellen können. Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess der Erstellung konformer Finanzdokumente, von der Erstellung bis zur Lieferung des endgültigen Dokuments an Ihren Kunden.
Voraussetzungen
Bevor Sie fortfahren, stellen Sie Folgendes sicher:
Aktualisieren Sie Ihr Firmenprofil mit Ihren neuesten Informationen (rechtliche Informationen, Kontaktinformationen, Bankkonto(en)).
Fügen Sie Ihre(n) Kunden zu Ihrem Banqup-Space hinzu.
Richten Sie Standardzahlungs- und Ablaufbedingungen ein.
Einrichten von Standardzahlungs- und Ablaufbedingungen
Bevor Sie Rechnungen erstellen, können Sie Standardzahlungsbedingungen konfigurieren, um Fälligkeitsdaten automatisch zu berechnen:
Gehen Sie zu Document Creator.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen.
Gehen Sie zur Registerkarte Fälligkeitsdaten.
Legen Sie unter Zahlungsbedingungen für Rechnungen Ihre standardmäßige Zahlungsfrist fest.
Legen Sie unter Ablaufdatum der Angebote, wie lange Angebote gültig bleiben.
Klicken Sie auf Speichern.
Beim Erstellen von Rechnungen wird das Fälligkeitsdatum automatisch basierend auf dem Dokumentdatum berechnet. Sie können das Fälligkeitsdatum für einzelne Dokumente bei Bedarf weiterhin manuell anpassen.
Rechnung erstellen
Sobald Sie die Voraussetzungen erfüllt haben, ist es an der Zeit, eine Rechnung (oder Gutschrift) zu erstellen. So geht's:
Gehen Sie zur Document Creator-App.
Wählen Sie je nach Dokumenttyp, den Sie erstellen möchten, Ausgangsrechnung oder Gutschrift aus.
Hier finden Sie eine Übersicht über alles, was Sie im Document Creator tun können:
Sehen Sie sich die PDF-Version des Dokuments an, das Sie erstellen.
Erhalten Sie mehr Optionen zum Anhängen eines Dokuments, Hinzufügen eines Kommentars, Herunterladen oder Löschen.
Brechen Sie die Erstellung des Dokuments ab. Alle Änderungen gehen verloren.
Speichern Sie das Dokument als Entwurf.
Speichern Sie es und senden Sie es direkt an den Kunden.
Fügen Sie einen Kunden hinzu, indem Sie nach seinem Namen suchen.
Fügen Sie die Rechnungsdetails wie Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Lieferdatum hinzu.
Tipp: Es gibt eine Einstellung, um das Dokumentdatum automatisch auf das aktuelle Datum zu setzen. Um sie ein-/auszuschalten, gehen Sie zu Dokumentenersteller > klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen > Automatisches Dokumentdatum. Wenn diese Einstellung ausgeschaltet ist, können Sie das Dokumentdatum manuell wählen.Fügen Sie zusätzlichen Feldern (Käufer, Vertrag, Bestellungsreferenzen) hinzu.
Fügen Sie Produkt- oder Serviceinformationen wie Artikelname, Menge, Einheit, Stückpreis, Mehrwertsteuersatz, Mehrwertsteuer Satz. Preis ohne MwSt. hinzu.
Wenn Sie den Artikelnamen eingeben, werden Ihnen Produkte aus Ihrem Katalog zur Auswahl angezeigt. Sie können auch ein neues Produkt zu Ihrem Katalog hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Zum Produktkatalog hinzufügen“ klicken, die während der Eingabe erscheint.Klicken Sie auf die drei Punkte, um einen Rabatt zum Produkt hinzuzufügen oder um die Rechnungsposition zu löschen.
Mit einem Klick auf “Position hinzufügen” wird eine Rechnungszeile hinzugefügt.
Markieren Sie die Rechnung als bezahlt.
Fügen Sie eine “Zahlungsreferenz” hinzu und wählen Sie eines Ihrer Zahlungskonten aus, welches Sie bezahlen möchten.
(Hinweis: Verknüpfen Sie zuerst Ihre Bankkonten mit Banqup. Falls Sie Payments nicht nutzen, fügen Sie Ihre Bankkontodaten manuell in den Einstellungen des Dokumentenerstellers hinzu).(Nur für den Bausektor) Geben Sie an, dass das Haus älter als 10 Jahre ist.
Fügen Sie “Anmerkungen” hinzu, die auf der Rechnung erscheinen sollen.
Wenn Sie für Ihre Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0 % gewählt haben, erscheint hier der Grund dafür (z. B. Reverse Charge, Mehrwertsteuerbefreiung usw.).
Tipp: Sie können eine Standardnotiz einrichten, die automatisch zu allen Rechnungen/Gutschriften hinzugefügt wird, die Sie in Banqup erstellen. Um das einzustellen, gehen Sie zum Document Creator, klicken Sie oben auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen, aktiviere Standardnotiz und geben Sie Ihren Text ein.
Erstellen einer Gutschrift
Eine Gutschrift zu erstellen funktioniert genauso wie eine Rechnung. Es gibt jedoch eine zusätzliche Anforderung: Eine Gutschrift muss sich immer auf die Originalrechnung beziehen.
Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Gutschrift mit Referenz zur Originalrechnung zu erstellen:
Option 1: Erstellen über den Bereich Ausgangsrechnungen (empfohlen)
Diese Option wird empfohlen, da die Verknüpfung zur Originalrechnung automatisch erfolgt – je nachdem, von welcher Rechnung Sie die Aktion starten.
Gehen Sie zu Ausgangsrechnungen.
Suchen Sie nach der Rechnung, die Sie gutschreiben möchten.
Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf die drei Punkte (⋮) und wählen Sie Gutschrift erstellen.
Eine Gutschrift wird automatisch für die ausgewählte Rechnung erstellt, mit den korrekten Beträgen und der Verknüpfung zur Originalrechnung.
Überprüfen und bearbeiten Sie die Gutschrift bei Bedarf, bevor Sie sie versenden.
Option 2: Manuell erstellen und eine Rechnung referenzieren
Beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Gutschrift (siehe oben Rechnung erstellen).
Geben Sie im Feld Rechnungsreferenz die Rechnungsnummer (oder einen Teil davon) ein.
Wählen Sie die passende Rechnung aus der Dropdown-Liste aus, um sie zu verknüpfen.
Um eine Rechnung zu referenzieren, die nicht in Banqup hinterlegt ist, geben Sie einfach deren Nummer in das Feld „Rechnungsreferenz“ ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder der Tabulatortaste.
Um auf eine Rechnung zu verweisen, die nicht in Banqup enthalten ist, geben Sie einfach deren Nummer in das Feld „Rechnungsreferenz“ ein.
Ein Angebot erstellen
Gehen Sie zu Document Creator.
Wählen Sie Angebot.
Ergänzen Sie die Details deines Angebots:
Kunde: Suchen Sie nach einem bestehenden Kunden über die Suchleiste oder fügen Sie einen neuen Kunden hinzu.
Belegdatum: Wählen Sie das Datum des Angebots.
Ablaufdatum: Legen Sie das Gültigkeitsdatum fest.
Produkte oder Dienstleistungen: Geben Sie Positionen manuell ein oder wählen Sie sie aus deinem Produktkatalog.
Notizen: Fügen Sie zusätzliche Infos oder Bedingungen hinzu.
Speichern und senden: Finalisieren Sie das Angebot und senden Sie es sofort an Ihren Kunden.
Als Entwurf speichern: Speichern Sie das Angebot als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.
→ Weitere Infos findest du in diesem Artikel: Angebote erstellen.
Selbstfakturierungsdokumente erstellen
Sie können auch Selbstfakturierungsrechnungen und Gutschriften mit dem Document Creator erstellen. Mehr dazu können Sie hier lesen: Selbstfakturierung in Banqup.
Klonen einer Rechnung/Gutschrift
Um Dokumente schneller zu erstellen, können Sie ein bestehendes Dokument klonen und nur die erforderlichen Felder bearbeiten. Sie können Dokumente aus dem Dokumentenersteller oder aus den Ausgangsrechnungen klonen:
Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem bestehenden Dokument.
Wählen Sie „Klonen”.
Wählen Sie, ob Sie auch die Anhänge (falls vorhanden) klonen möchten.
Ihre Rechnung oder Gutschrift senden
Sobald Sie eine Rechnung oder Gutschrift erstellt haben, können Sie diese direkt aus Banqup an Ihren Kunden senden.
Sie können sie zunächst als Entwurf speichern und später senden. Klicken Sie dazu einfach auf „Entwurf speichern“. Später können Sie den Entwurf öffnen und auf „Speichern und senden“ klicken.
Alternativ können Sie die Rechnung oder Gutschrift sofort an Ihren Kunden senden, indem Sie auf „Speichern und senden“ klicken.
Das Dokument wird automatisch über die von Ihrem Kunden konfigurierten Zustellungskanäle an diesen gesendet.
💡 Wenn beim Klicken auf Speichern und senden nichts passiert, überprüfen Sie Ihre Dokumentnummerierungseinstellungen. Das Nummernfeld darf nur Ziffern enthalten — nicht-numerische Zeichen wie Bindestriche können das Senden verhindern.
Rechnungen über Peppol versenden
Um Rechnungen über Peppol zu versenden, stellen Sie bitte Folgendes sicher:
Zahlungen einziehen
Da Sie nun wissen, wie Sie Rechnungen erstellen und versenden, möchten Sie vielleicht lernen, wie Sie schneller bezahlt werden?
Mit Payments können Sie Zahlungslinks und QR-Codes direkt zu Ihren Rechnungen hinzufügen, sodass Kunden sofort aus ihrem Posteingang heraus bezahlen können. Dies reduziert Zahlungsverzögerungen und verbessert Ihren Cashflow.
FAQ
Kann ich über Peppol überprüfen, ob meine Rechnungen korrekt versendet wurden?
Ja. Rufen Sie Ihre Ausgangsrechnungen auf, doppelklicken Sie auf eine Rechnung, um deren Details zu öffnen, und sehen Sie sich die Aktivitäten im rechten Bereich an. Dort finden Sie alle Aktivitäten zu diesem Dokument und ob es an Peppol gesendet wurde.
Meine Rechnung zeigt in den Aktivitäten einen Zustellungsfehler an – was bedeutet das?
Wenn eine Peppol-Zustellung fehlschlägt, plant das System automatisch einen erneuten Versuch. Während des erneuten Versuchs wird im Bereich Aktivitäten Folgendes angezeigt: „Zustellung fehlgeschlagen; automatischer Wiederholungsversuch.“ Sie müssen nichts weiter unternehmen.
Kann ich Rechnungen direkt aus Banqup versenden?
Ja, nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie diese über Banqup direkt an Ihren Kunden senden.
In welcher Sprache werden Rechnungen/Gutschriften/Angebote versendet?
Mit dem Dokumentengenerator erstellte Dokumente verwenden die Sprache, die Sie beim Erstellen für Ihren Lieferanten ausgewählt haben. Die Änderung kann direkt in den Angaben des Lieferanten vorgenommen werden.
→ Weitere Informationen zum Anlegen/Bearbeiten von Lieferanten
Kann ich beim Erstellen einer Rechnung den Preis inklusive Mehrwertsteuer eingeben?
Nein, die App unterstützt derzeit nur die Eingabe des Preises ohne Mehrwertsteuer.
Was soll ich tun, wenn mir nach dem Versenden einer Rechnung ein Fehler unterläuft?
Wenn Sie bereits eine Rechnung mit einem Fehler gesendet haben, sollten Sie eine Gutschrift erstellen, um die ursprüngliche Rechnung zu stornieren, und anschließend eine neue, korrigierte Rechnung erstellen.
Kann ich meinen Rechnungen ein Logo hinzufügen?
Ja. → Mehr erfahren
Kann ich eine Gutschrift erstellen, ohne eine Rechnung zu referenzieren?
Nein. Die Referenzierung einer Rechnung ist zwingend erforderlich. Im Abschnitt „Gutschrift erstellen“ weiter oben erfahren Sie, wie Sie dies tun können.
Warum kann ich mein Dokument nicht senden? Nichts passiert, wenn ich versuche, das Dokument zu senden.
Dies kann in zwei Szenarien passieren:
A) Beim Versuch, eine Peppol-Rechnung ohne Bestellnummer zu senden. Eine Bestellnummer sollte beim Versenden von Rechnungen über Peppol immer angegeben werden. Wenn Sie keine haben, geben Sie einfach „0" ein.
B) Wenn das Nummernfeld in Ihren Dokumentnummerierungseinstellungen nicht-numerische Zeichen (wie einen Bindestrich oder ein Leerzeichen) enthält. Um dies zu überprüfen und zu beheben:
Gehen Sie zu Document Creator.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
Gehen Sie zur Registerkarte Dokumentnummerierung.
Überprüfen Sie das Nummernfeld für jede Serie. Es sollte nur Ziffern enthalten (z. B.
0001).Wenn die Nummer Bindestriche, Leerzeichen oder andere Zeichen enthält, verschieben Sie diese Zeichen stattdessen in das Präfixfeld. Zum Beispiel: ändern Sie Präfix
INV-/ Nummer2026-0001zu PräfixINV-2026-/ Nummer0001.Speichern Sie Ihre Änderungen und versuchen Sie erneut zu senden.
Wenn das Problem weiterhin besteht, versuchen Sie, das Dokument von Grund auf neu zu erstellen und zu senden.