Der Document Creator von Banqup erstellt die Nummerierung Ihrer Ausgangsrechnungen und Gutschriften automatisch. Richten Sie dies ein, bevor Sie Ihr erstes Dokument erstellen. Dann erhalten alle in Banqup erstellten Dokumente automatisch eine fortlaufende Nummer.
Einrichten der Nummerierung
Um die Belegnummerierung zu konfigurieren, gehen Sie zu Dokumentersteller, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und anschließend auf Belegnummerierung.
Die Nummerierung wird separat für Rechnungen, Gutschriften und Angebote konfiguriert. Verwenden Sie die Tabs oben, um zwischen ihnen zu wechseln.
Standardreihe
Jede Belegart verfügt über eine Standardreihe, die bereits ausgefüllt und mit dem Schalter Standard markiert ist. Die Standardreihe ist die Reihe, die automatisch auf einen neuen Beleg angewendet wird, wenn Sie keine andere auswählen.
So bearbeiten Sie die Standardreihe:
Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem Namen der Reihe, um sie umzubenennen.
Füllen Sie das Feld Reihe aus (das Präfix und die Variablen, aus denen sich die Nummer zusammensetzt, z. B.
INV-{current_year}-{digits:5}).Füllen Sie das Feld Nummer aus (den Startwert, z. B.
1).Speichern Sie Ihre Änderungen.
Eine Vorschau unterhalb des Formulars zeigt, wie Ihre nächste Belegnummer aussehen wird (zum Beispiel: INV-26-00001).
Zusätzliche Reihen hinzufügen
Sie können mehrere Reihen für dieselbe Belegart definieren. Das ist nützlich, wenn Sie getrennte Folgen für verschiedene Abteilungen, Niederlassungen oder Verkaufsarten benötigen (zum Beispiel eine Reihe für Einzelhandelsrechnungen und eine andere für Großhandelsrechnungen).
So fügen Sie eine neue Reihe hinzu:
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf + Reihe hinzufügen.
Vergeben Sie einen Namen für die Reihe.
Konfigurieren Sie die Felder Reihe und Nummer wie oben beschrieben.
Speichern Sie.
Es kann immer nur eine Reihe pro Belegart als Standard festgelegt werden. Aktivieren Sie den Standardschalter bei einer Reihe, um sie zur neuen Standardreihe zu machen.
Dynamische Variablen
Sie können Variablen in das Feld Reihe aufnehmen, um die Nummerierung dynamisch zu gestalten. Klicken Sie auf eine Variablen-Markierung, um sie zur Reihe hinzuzufügen; jede Variable kann nur einmal verwendet werden. Verfügbare Variablen:
{current_year}: das aktuelle Jahr (z. B.26für 2026).{digits:N}: die anpassbare, fortlaufende Belegnummer. Bearbeiten SieNin der Markierung, um die Anzahl der verwendeten Ziffern anzupassen (z. B. erzeugt{digits:5}00001,00002usw.).
Die vollständige Reihe (Präfix + Variablen + Nummer) darf nicht länger als 20 Zeichen sein.
Wichtige Hinweise
Sie müssen die Nummerierung einrichten, bevor Sie Ihren ersten Beleg erstellen.
Jede Belegart (Rechnung, Gutschrift, Angebot) hat ihre eigene Reihe.
Die Belegnummer wird erst dann erzeugt, wenn Sie den Beleg an einen Kunden senden.
Sobald eine Reihe für einen versendeten Beleg verwendet wurde, wird ihre Konfiguration gesperrt, um die buchhalterische Integrität zu wahren. Sie können eine gesperrte Reihe nicht ändern; erstellen Sie stattdessen eine neue Reihe, wenn Sie das Format ändern müssen.
⚠️ Das Nummernfeld darf nur numerische Zeichen enthalten. Nicht numerische Zeichen im Nummernfeld können dazu führen, dass Sie Ihre Belege nicht versenden können.
Auswählen, welche Reihe auf einem Beleg verwendet wird
Wenn Sie eine neue Rechnung oder Gutschrift im Dokumentersteller erstellen, können Sie mit dem Auswahlmenü Rechnungsnummer (oder Gutschriftsnummer für Gutschriften) auswählen, welche Reihe angewendet werden soll.
Öffnen Sie den Dokumentersteller und erstellen Sie eine neue Ausgangsrechnung oder Gutschrift.
Klicken Sie in den Rechnungsdetails auf das Auswahlmenü Rechnungsnummer.
Wählen Sie Standard, um die Standardreihe zu verwenden, oder wählen Sie eine der anderen Reihen aus, die Sie konfiguriert haben.
Wenn für die Belegart nur eine Reihe existiert, wird kein Auswahlmenü angezeigt und die Standardreihe wird automatisch angewendet.
Hinweis: Wenn Sie zum ersten Mal eine Reihe auswählen, die noch von keinem Beleg verwendet wurde, zeigt Banqup diese Meldung an: Neue Rechnungsnummer. Die ausgewählte Rechnungssequenznummer wurde noch nicht verwendet. Gehen Sie zu Menü „Einstellungen zu Dokumentnummerierung“, um Ihre Rechnungsnummer zu überprüfen, oder speichern und senden Sie das Dokument, um es zu verwenden. Dies ist kein Fehler. Es bestätigt nur, dass die Reihe neu ist.
Öffnen Sie Belegnummerierung, um die Nummer zu prüfen, oder speichern und senden Sie den Beleg einfach, um die Reihe zu starten. Bei Gutschriften bezieht sich dieselbe Meldung auf die Gutschriftsreihe.
FAQ
Kann ich die Nummerierung jederzeit ändern?
Sie können die nächste Nummer in der Reihenfolge jederzeit ändern. Dies wirkt sich auf künftige Dokumente aus, ändert aber nicht die bereits vergebenen Nummern.
Kann ich benutzerdefinierte Präfixe anstelle von INV und CN verwenden?
Ja, Sie können die Präfixe so anpassen, dass sie der Dokumentennummerierung Ihres Unternehmens entsprechen.
Entstehen durch das Löschen eines Entwurfs Lücken in meiner Nummerierungsreihenfolge?
Nein, denn die Belegnummern werden erst beim Versand der Dokumente vergeben.
Warum sehe ich eine Meldung, dass meine Sequenznummer „noch nicht verwendet“ wurde?
Dies ist ein Hinweis, kein Fehler. Er erscheint, wenn Sie zum ersten Mal eine Nummerierungsreihe auswählen, die noch von keinem Beleg verwendet wurde. Sie können Belegnummerierung öffnen, um die Nummer zu prüfen, oder den Beleg einfach speichern und senden, um die Reihe zu verwenden. In beiden Fällen ist nichts falsch.
Was ist, wenn ich mitten im Jahr von einem anderen System umsteige?
Sie können die Startnummer so einstellen, dass Ihre bestehende Reihenfolge beibehalten wird.
Kann ich mehrere Nummerierungsreihen für einen Dokumenttyp erstellen?
Ja. Sie können so viele Reihen definieren, wie Sie für jede Belegart (Rechnungen, Gutschriften, Angebote) benötigen, und auswählen, welche beim Erstellen eines Belegs angewendet werden soll. Unterschiedliche Reihen sind nützlich, wenn Sie verschiedene Abteilungen, Niederlassungen oder Verkaufsarten verwalten. Eine Reihe pro Belegart wird als Standard markiert und automatisch angewendet, sofern Sie nicht im Dokumentersteller eine andere auswählen.