Selbstabrechnung ermöglicht es einem Kunden, Rechnungen oder Gutschriften im Namen eines Lieferanten zu erstellen. Diese Einrichtung ist in vielen Ländern rechtlich gültig, bringt jedoch strenge Bedingungen und Verantwortlichkeiten mit sich. Dieser Artikel erklärt, was Selbstabrechnung ist, wie sie in Banqup funktioniert und was Sie konfigurieren müssen, bevor Sie sie verwenden.
Was ist Selbstabrechnung?
Selbstabrechnung ist eine Vereinbarung, bei der der Kunde die Rechnung erstellt anstatt der Lieferant. Obwohl der Kunde das Dokument erstellt, wird es aus buchhalterischer und rechtlicher Sicht immer noch als Lieferantenrechnung betrachtet.
Dies erfordert eine vorherige Vereinbarung zwischen Kunde und Lieferant.
In Banqup:
Der Kunde erstellt die Rechnung
Die Rechnung erscheint in den Eingangsrechnungen des Kunden
Nach dem Versand erscheint dasselbe Dokument in den Ausgangsrechnungen des Lieferanten
Wichtig
Selbstabrechnung ist nur erlaubt, wenn beide Parteien ausdrücklich durch ein formelles Mandat zugestimmt haben. Wenn dies nicht vorhanden ist, kann Selbstabrechnung zu rechtlichen und steuerlichen Compliance-Problemen führen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie selbst abrechnen dürfen, prüfen Sie dies immer zuerst mit Ihrem Buchhalter und stimmen Sie sich mit Ihren Geschäftspartnern ab.
Erforderliche Konfiguration bevor Sie selbst abrechnen können
Bevor Sie Selbstabrechnungsdokumente erstellen, müssen Sie die folgenden Konfigurationen vornehmen.
1. Den Geschäftspartner als Selbstabrechnung markieren
Gehen Sie zu Geschäftspartner, doppelklicken Sie auf einen Kunden/Lieferanten und klicken Sie dann auf Details bearbeiten (→ lesen Sie mehr über das Bearbeiten von Geschäftspartnern):
Setzen Sie das Häkchen bei "Dies ist ein Selbstabrechnungslieferant", wenn Sie Rechnungen im Namen des Lieferanten erstellen werden. (Sie müssen auch Nummerierungsserien konfigurieren, wie unten in Schritt #2 erklärt).
Setzen Sie das Häkchen bei "Dies ist ein Selbstabrechnungskunde", wenn die andere Partei Rechnungen in Ihrem Namen erstellen wird.
Dies bestätigt, dass:
Ein Mandat besteht
Beide Parteien mit dem Selbstabrechnungsprozess einverstanden sind
Wenn dieses Kästchen nicht angekreuzt ist, schlagen Selbstabrechnungsdokumente fehl. Wenn das passiert, können Sie Ihren Geschäftspartner aus den Details des Dokuments bearbeiten.
2. Eine dedizierte Nummerierungsserie erstellen (nur für Selbstabrechnungslieferanten)
Selbstabrechnungsdokumente müssen eine separate Rechnungsnummerierungssequenz verwenden. Diese Sequenz muss sich von Ihren regulären Ausgangsrechnungen unterscheiden und mit den Erwartungen des Lieferanten abgestimmt sein.
Um eine Nummerierungsserie zu erstellen:
In den Details Ihres Geschäftspartners, direkt unter der Stelle, wo Sie im vorherigen Schritt "Dies ist ein Selbstabrechnungslieferant" angekreuzt haben, konfigurieren Sie die Nummerierungsserie Ihrer Selbstabrechnungsrechnungen und Selbstabrechnungsgutschriften:
Speichern Sie Ihre Änderungen.
Die Nummerierung Ihrer Selbstabrechnungsrechnungen wird automatisch basierend auf der konfigurierten Serie erstellt.
Ein Selbstabrechnungsdokument mit dem Dokumentenersteller erstellen
Sie können Selbstabrechnungsrechnungen, Gutschriften oder Angebote erstellen.
Um ein Selbstabrechnungsdokument zu erstellen:
Öffnen Sie den Dokumentenersteller.
Erstellen Sie ein neues Dokument, indem Sie auf den relevanten Selbstabrechnungsdokumenttyp klicken (oder auf Neues Dokument > Dokumenttyp klicken).
Wählen Sie einen Lieferanten aus.
Geben Sie die relevanten Informationen wie Dokumentdatum, Produkte, Beträge, MwSt. ein.
Klicken Sie auf Als Entwurf speichern oder Speichern und senden.
Wesentlicher Unterschied zu einer normalen Rechnung: Sie wählen einen Lieferanten aus, keinen Kunden.
Hinweise
Bei der Erstellung einer Selbstfakturierungsrechnung oder Gutschrift im Document Creator benötigt Banqup eine dedizierte Nummernserie für die Selbstfakturierung. Wenn für den Lieferanten keine Serie konfiguriert ist, wird ein Fehler angezeigt und das Dokument kann nicht gespeichert oder gesendet werden. Um dies zu beheben, bearbeiten Sie den Lieferanten und konfigurieren Sie eine Nummernserie für die Selbstfakturierung, wie oben erläutert.
Selbstabrechnungsdokumente werden über den Zustellungsweg gesendet, der in den Details Ihres Geschäftspartners eingerichtet ist.
→ Lesen Sie mehr über das Hinzufügen von Lieferkanälen für Ihre Kunden
Nach dem Versand erscheint das Dokument in Ihren Eingangsrechnungen. Wenn Ihr Lieferant ein Banqup-Benutzer ist, erhält er es in seinen Ausgangsrechnungen.
Selbstabrechnungsdokumente importieren
Selbstabrechnungsdokumente können als PDF oder als E-Rechnung importiert werden, genau wie normale Rechnungen/Gutschriften.
→ Lesen Sie mehr über das Importieren von Dokumenten
Beim Importieren von Selbstabrechnungsdokumenten verarbeitet Banqup sie weiterhin über OCR. Um dem System zu helfen, selbst abgerechnete Rechnungen und Gutschriften genauer zu identifizieren, haben Sie zwei Optionen:
Ihre Selbstabrechnungsdokumente mit dem Dokumentenersteller erstellen (wie oben erklärt)
oderEine dedizierte Import-E-Mail-Adresse speziell für Selbstabrechnungsrechnungen/Gutschriften verwenden. Sie können diese E-Mail-Adressen in Netzwerkverbindungen > E-Mail-Connector finden. Zwei Adressen sind verfügbar: eine für Eingangsrechnungen und eine für Ausgangsrechnungen. Das Weiterleiten Ihrer Selbstabrechnungsdokumente an diese Adressen verbessert die Erkennung und reduziert den Bedarf an manuellen Überprüfungen.
Was tun, wenn die OCR den falschen Dokumenttyp erkennt
Sie können dies immer während der OCR-Validierungsphase korrigieren:
Öffnen Sie das Dokument mit dem Status Warten auf Validierung.
Ändern Sie den Dokumenttyp von normaler Rechnung zu Selbstfakturierungsrechnung oder umgekehrt.
Speichern Sie.
Wichtige Hinweise
Relevante Kunden/Lieferanten müssen korrekt als Selbstabrechnungspartner markiert sein, sonst schlagen Genehmigung oder Versand fehl.
Überprüfen Sie den Zustellungsweg Ihres Geschäftspartners, bevor Sie ein Selbstabrechnungsdokument senden.
Selbstabrechnungsdokumente verwenden eine separate Nummerierungsserie. Stimmen Sie sich über die Nummerierungsserie mit Ihren relevanten Geschäftspartnern ab.
Überprüfen Sie immer, ob die OCR Ihren Dokumenttyp korrekt als Selbstabrechnung erkannt hat.
Selbstabrechnung verhält sich anders als Standardabrechnung. Mischen Sie nicht beide Abläufe, ohne die Details zu verstehen.
FAQ
Warum sehe ich eine Warnung „Dieser Kunde ist für die Selbstfakturierung eingerichtet. Er erstellt normalerweise seine eigenen Dokumente."?
Banqup zeigt diese Warnung an, wenn das Dokument als normale Rechnung erkannt wird, der ausgewählte Kunde oder Lieferant jedoch als Selbstfakturierung markiert ist. Die Warnung dient nur zur Information und blockiert Sie nicht. Wenn das Dokument tatsächlich eine normale Rechnung ist, können Sie ohne Änderungen fortfahren.
Warum erhalte ich einen Fehler „Dieser Lieferant ist nicht für die Selbstfakturierung eingerichtet. Bearbeiten Sie die Details, um zu bestätigen, dass Sie ein Mandat haben."?
Dieser Fehler tritt auf, wenn ein Dokument als Selbstfakturierung erkannt wird, der ausgewählte Kunde oder Lieferant jedoch nicht als Selbstfakturierung konfiguriert ist. Um dies zu beheben, öffnen Sie die Details des Geschäftspartners, aktivieren Sie die Selbstfakturierungsoption, speichern Sie die Änderungen und kehren Sie dann zum Dokument zurück, um die Verarbeitung fortzusetzen.
Kann ich Selbstabrechnung ohne Mandat verwenden?
Nein. Eine formelle Vereinbarung ist zwingend erforderlich. Ohne sie können die Rechnungen rechtlich ungültig sein.
Erscheinen Selbstabrechnungsrechnungen in Ausgangsrechnungen oder Eingangsrechnungen?
Sie erscheinen in Eingangsrechnungen für den Ersteller (den Kunden) und in Ausgangsrechnungen für den Empfänger (den Lieferanten).
Kann ich Gutschriften selbst abrechnen?
Ja. Die gleichen Regeln gelten wie für Selbstabrechnungsrechnungen.
Kann ich mit Peppol selbst abrechnen?
Ja, solange beide Parteien korrekt auf Peppol registriert sind.