Das Hinzufügen Ihrer Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten) zu Ihrem Banqup-Space ist einer der ersten Schritte, die Sie durchführen müssen, wenn Sie neu bei Banqup sind. Dadurch können Rechnungen schnell und einfach auf der Plattform erstellt werden, und auf die Plattform hochgeladene oder empfangene Dokumente werden mit den von Ihnen hinzugefügten Geschäftspartnern verknüpft.
Geschäftspartner können auch automatisch angelegt werden und Sie können bei Bedarf nachträglich weitere Details hinzufügen.
Geschäftspartner in großen Mengen importieren
Wenn Sie mehrere Geschäftspartner gleichzeitig hinzufügen möchten, können Sie diese mithilfe einer CSV-Datei in großen Mengen importieren.
Gehen Sie zu Geschäftspartner.
Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche Importieren.
Klicken Sie im Import-Fenster auf Vorlage herunterladen, um die einsatzbereite CSV-Vorlage zu erhalten.
Tragen Sie die Daten Ihrer Geschäftspartner in die Vorlage ein und speichern Sie die Datei.
Ziehen Sie die Datei in den Upload-Bereich, oder klicken Sie darauf, um sie von Ihrem Gerät zu suchen und auszuwählen.
Klicken Sie auf Weiter. Das System validiert Ihre Datei automatisch.
Überprüfen Sie die Ergebnisse. Wenn einige Datensätze nicht importiert werden konnten, klicken Sie auf Herunterladen, um das Fehlerprotokoll zu erhalten. Korrigieren Sie die Fehler und laden Sie die Datei erneut hoch.
Was Sie vor dem Import wissen sollten:
Es kann jeweils nur eine CSV-Datei hochgeladen werden.
Der Import unterstützt maximal 500 Zeilen pro Datei.
Das System prüft automatisch auf häufige Probleme wie falsche Dateiformate, beschädigte Daten, fehlende Pflichtfelder und ungültige Formate (z. B. IBAN oder E-Mail-Adresse).
Um den Prozess zu beschleunigen, wird die Währung standardmäßig auf EUR eingestellt und der Name des Begünstigten wird anhand des Rechtsnamens des Partners oder des Personennamens festgelegt.
Falls einige Datensätze fehlschlagen, erhalten Sie ein detailliertes Fehlerprotokoll. Korrigieren Sie die Fehler und laden Sie die Datei erneut hoch. Erfolgreich importierte Datensätze sind davon nicht betroffen.
Hinweis
Die Importfunktion ist in der App Geschäftspartner verfügbar. Sie ersetzt nicht den manuellen Hinzufüge-Workflow, beide Methoden können je nach Bedarf verwendet werden.
Hinzufügen von Kunden und Lieferanten
Gehen Sie nach oben rechts auf Ihrem Bildschirm und öffnen Sie das App-Menü.
Öffnen Sie die Geschäftspartner-App.
Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie dann Kunde oder Lieferant aus.
Wählen Sie den Partnertyp: Unternehmen, Privatperson, Behörde und klicken Sie dann auf Weiter.
Der Partnertyp bestimmt das Symbol, das für den Partner auf der gesamten Plattform angezeigt wird: Privatpersonen erhalten ein Personensymbol, während Unternehmen und Behörden ein Gebäudesymbol erhalten. Die Symbole erscheinen in der Liste Geschäftspartner, bei der Partnersuche, wenn Sie während der Dokumenterstellung nach einem Kunden oder Lieferanten suchen, sowie in der Kopfzeile der Partnerdetails.
Partnerinformationen hinzufügen
Um einen Geschäftspartner hinzuzufügen, können Sie:
Ihren Partner nach Namen oder Nummer (USt-ID/Handelsregister/GLN) suchen.
Die Unternehmenssuche ist verfügbar für Belgien, Frankreich und die Niederlande.
Verwenden Sie den Schalter Standorte einbeziehen, um Ihre Ergebnisse zu steuern: Schalten Sie ihn ein, um bestimmte Geschäftsstandorte (Niederlassungen, Tochtergesellschaften) einzubeziehen, oder aus, um sich nur auf juristische Personen zu konzentrieren.
Wenn Sie ein Land ohne unterstütztes lokales Verzeichnis auswählen, wird Ihnen eine entsprechende Meldung angezeigt. Sie können den Geschäftspartner trotzdem manuell hinzufügen.
Wählen Sie einen Eintrag aus den Ergebnissen aus und klicken Sie auf Weiter. Dadurch werden die bekannten Details automatisch vorausgefüllt. Die Ergebnisse priorisieren juristische Personen und Niederlassungen und ignorieren redundante Hauptsitz-Einträge, sodass die richtige Übereinstimmung weit oben erscheint.
Die Daten Ihres Partners manuell ausfüllen.
Auf dem nächsten Bildschirm können Sie die folgenden Informationen hinzufügen/bearbeiten:
Rechtlicher Name des Geschäftspartners.
Sein Handelsname. Dies ist der Name, den der Partner öffentlich verwendet und der vom eigentlichen rechtlichen Namen abweichen kann.
Sein Land.
Seine Sprache (dies bestimmt die Sprache Ihrer Ausgangsrechnungen und der E-Mails, die über Banqup an ihn gesendet werden).
Ihre Beziehung zu diesem Unternehmen (Kunde und/oder Lieferant).
Seine E-Mail-Adresse. Dies ist wichtig, wenn Sie Rechnungen per E-Mail versenden möchten.
Seine Telefonnummer.
Unternehmenskennungen: USt-ID, IBAN(s), GLN, DUNS, GS1-Identifikationsschlüssel, LEI, externe Referenz, Steuernummer usw.
Das Feld GLN und andere Kennungen mit mehreren Werten verwenden eine Eingabe im Chip-Stil: Geben Sie einen Wert ein und drücken Sie Eingabe oder Tab, um ihn als Chip zu bestätigen. Klicken Sie auf das X eines Chips, um ihn zu entfernen. Das erleichtert das Hinzufügen mehrerer Kennungen und sorgt für einen besseren Überblick.
Beachten Sie, dass GLNs nach dem Speichern und bei aktiver Nutzung (zum Beispiel als Ihre Peppol-Kennung) gesperrt sind. Weitere Informationen finden Sie unter Verwaltung der Bereichseinstellungen.
Ein oder mehrere Bankkonten. Das Formular passt sich an das ausgewählte Land an, sodass Sie IBANs für Partner in der Eurozone und lokale Formate (wie Routing Number oder Sort Code) für internationale Partner erfassen können. → Mehr zum Hinzufügen von Bankkontoinformationen.
Seine Hauptadresse.
Sie können wählen, ob Sie die Hauptadresse als Rechnungsadresse verwenden oder eine separate Rechnungsadresse hinzufügen möchten.
Sie können wählen, ob Sie die Hauptadresse als Lieferadresse verwenden oder eine separate Lieferadresse hinzufügen möchten.
Schließen Sie die Erstellung des Partnerprofils ab, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.
Schneller bezahlen und bezahlt werden
Sie haben bereits die Details Ihrer Kunden und Lieferanten hinzugefügt. Lassen Sie diese Daten nun für sich arbeiten, um den täglichen administrativen Aufwand zu reduzieren:
Für Lieferanten: Ersparen Sie sich das manuelle Kopieren und Einfügen in Ihr Bankportal. Mit Zahlungen können Sie all diese eingehenden Rechnungen in einer einzigen Transaktion direkt über Banqup begleichen.
Für Kunden: Beenden Sie das lästige Hinterherlaufen bei verspäteten Zahlungen. Bieten Sie Ihren Kunden eine „Jetzt bezahlen“-Schaltfläche an, damit diese Ihre Rechnungen sofort begleichen können, ohne Ihre IBAN erneut abtippen zu müssen.
Verhinderung doppelter Partner
Damit Ihre Partnerliste sauber bleibt, prüft Banqup automatisch auf Duplikate, wann immer Sie einen Geschäftspartner über die App Geschäftspartner oder direkt aus einem Dokument hinzufügen oder bearbeiten. Die Prüfung berücksichtigt die Kombination aus rechtlichem Namen, Handelsnamen und offiziellen Kennungen (z. B. USt-ID, HRB oder SIRET).
Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, zeigt Banqup vor dem Speichern den Hinweis Duplikat gefunden an:
Klicken Sie auf Abbrechen, um anzuhalten und den vorhandenen Partner zu überprüfen.
Klicken Sie auf Zurück, um die eingegebenen Daten zu korrigieren.
Diese Prüfung ergänzt den OCR-basierten Ablauf zur Erkennung doppelter Lieferanten, der in Verhindern doppelter Lieferanten bei der Rechnungsvalidierung beschrieben ist.
Konsistenz der Kennungen
Damit Rechnungen korrekt über Peppol geleitet werden und Dokumente die richtige juristische Person erreichen, gleicht Banqup die Kennungen eines Partners beim Speichern miteinander ab. Für belgische Unternehmen sind beispielsweise HRB, USt-ID und Peppol Participant ID strukturell miteinander verknüpft.
Wenn das System eine Inkonsistenz feststellt, listet ein Hinweis Inkonsistente Kennungen die widersprüchlichen Werte auf:
Klicken Sie auf Zurück, um die falsche Kennung zu korrigieren (empfohlen).
Klicken Sie nur dann auf Trotzdem fortfahren, wenn Sie sicher sind, dass die Werte trotz struktureller Abweichung korrekt sind.
Zustellungsweg hinzufügen
Wenn Sie einen Kunden zu Banqup hinzufügen, können Sie im letzten Schritt die Lieferkanäle überprüfen. Banqup aktiviert automatisch den richtigen Kanal, je nachdem, wie der Partner erreichbar ist:
Wird der Geschäftspartner im Peppol-Netzwerk erkannt, wird der Peppol-Kanal automatisch aktiviert.
Ist der Partner nicht auf Peppol aktiv, wird der E-Mail-Kanal standardmäßig aktiviert (sofern der E-Mail-Connector in Ihren Netzwerk-Connectoren aktiv ist).
Für Geschäftspartner vom Typ Person ist E-Mail der einzige verfügbare Kanal und wird standardmäßig aktiviert.
Sie können die Lieferkanäle jederzeit nach dem Hinzufügen des Partners anpassen.
Hinweis: Um E-Mail als Zustellungsweg zu verwenden, müssen Sie zunächst die E-Mail-Adresse des Kunden zu dessen Profil hinzufügen und den E-Mail-Connector aktivieren.
Um später einen Zustellungsweg hinzuzufügen, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Standard-Fälligkeitsdaten für einen Lieferanten festlegen
Sie können eine Standard-Zahlungsfrist für jeden Lieferanten konfigurieren. Wenn Sie eine Eingangsrechnung hochladen und die OCR kein Fälligkeitsdatum erkennt, wendet Banqup automatisch das für diesen Lieferanten konfigurierte Standard-Fälligkeitsdatum an.
Gehen Sie zu Geschäftspartner.
Doppelklicken Sie auf den Lieferanten.
Klicken Sie auf den Reiter Einstellungen.
Unter Standard-Fälligkeitsdaten wählen Sie die Standardanzahl der Tage, bis eine Eingangsrechnung fällig wird (z. B. 30 Tage nach Dokumentdatum).
Standard-Zahlungsmethode für einen Lieferanten festlegen
Sie können auch eine Standard-Zahlungsmethode für jeden Lieferanten festlegen. Wenn die OCR keine Zahlungsmethode auf einer hochgeladenen Rechnung erkennt, verwendet das System diesen Standard.
Klicken Sie im selben Reiter Einstellungen auf Standard-Zahlungsmethode.
Wählen Sie die Zahlungsmethode (z. B. Banküberweisung).
Dieser Standard kann für jede Eingangsrechnung einzeln überschrieben werden.
Einen Lieferanten als vertrauenswürdig markieren
Wenn Sie regelmäßig mit zuverlässigen Lieferanten arbeiten und Ihre Rechnungsverarbeitung beschleunigen möchten, können Sie diese als vertrauenswürdig markieren. Wenn ein Lieferant als vertrauenswürdig markiert ist, werden seine Rechnungen automatisch genehmigt und umgehen den normalen Genehmigungsworkflow.
Dies ist nützlich für:
Langfristige Lieferanten, mit denen Sie regelmäßig arbeiten
Lieferanten mit konsistenter, vorhersehbarer Rechnungsstellung
Reduzierung manueller Genehmigungsschritte für vertrauenswürdige Geschäftsbeziehungen
Um einen Lieferanten als vertrauenswürdig zu markieren:
Gehen Sie zu Geschäftspartner.
Doppelklicken Sie auf den Lieferanten, den Sie als vertrauenswürdig markieren möchten.
Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Markieren Sie [Lieferantenname] als vertrauenswürdigen Lieferanten.
Geschäftspartner suchen
Sie können:
Nach dem Namen eines Partners suchen.
Filter verwenden, um die angezeigten Partner einzugrenzen. Zum Beispiel können Sie nach Beziehungstyp (Kunde oder Lieferant), Partnertyp (Person, Unternehmen, Regierung) oder Land filtern.
Aktualisierung von Kunden und Lieferanten
So bearbeiten Sie die Details eines Kunden oder Lieferanten:
Gehen Sie zu Ihrer Geschäftspartners-App.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Geschäftspartner und dann auf Überprüfen.
Klicken Sie auf Details bearbeiten, um Ihren Geschäftspartner zu aktualisieren.
Bearbeiten Sie die Details nach Bedarf und klicken Sie dann auf Speichern.
Löschen eines Kunden oder Lieferanten
Sie können einen Geschäftspartner nur löschen, wenn keine Dokumente mit ihm verknüpft sind. Ansonsten ist es nicht möglich. So löschen Sie einen Kunden oder Lieferanten:
Gehen Sie zu Ihrer Geschäftspartners-App.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Geschäftspartner und dann auf Überprüfen.
Klicken Sie auf Löschen.
Sie können nur Partner löschen, denen keine Dokumente zugeordnet sind. Ein Partner kann nicht gelöscht werden, wenn Dokumente mit ihm als Lieferant/Kunde vorhanden sind.
FAQs
Kann ich mehrere Kontakte für einen einzelnen Geschäftspartner hinzufügen?
Derzeit können Sie pro Geschäftspartner nur einen Kontaktdaten Satz hinzufügen.
Wie kann ich einen gelöschten Geschäftspartner wiederherstellen?
Nach dem Löschen kann ein Geschäftspartner nicht wiederhergestellt werden. Überprüfen Sie die Daten unbedingt noch einmal, bevor Sie sie löschen.
Was passiert, wenn beim Massenimport einige Zeilen fehlschlagen?
Erfolgreich importierte Zeilen werden gespeichert. Für fehlgeschlagene Zeilen laden Sie das Fehlerprotokoll über den Ergebnisbildschirm herunter, korrigieren Sie die Fehler in Ihrer CSV-Datei und laden Sie sie erneut hoch.
Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Partner, die ich auf einmal importieren kann?
Ja, jede CSV-Datei kann maximal 500 Zeilen enthalten. Für größere Listen teilen Sie diese auf mehrere Dateien auf.
Was ist, wenn ein Geschäftspartner keine MwSt.- oder Registrierungsnummer hat?
Wenn Sie ein Unternehmen oder eine staatliche Einrichtung ohne MwSt.- oder Registrierungsnummer hinzufügen oder bearbeiten, zeigt Banqup einen Warnhinweis Fehlende Identifikatoren an, um zu vermeiden, dass doppelte Datensätze erstellt werden.
Der Warnhinweis erklärt die möglichen Folgen:
Dokumente werden diesem Geschäftspartner möglicherweise nicht automatisch zugeordnet.
Im Laufe der Zeit können doppelte Lieferanteneinträge entstehen.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Klicken Sie auf Zurück, um zu den Angaben des Geschäftspartners zurückzukehren und die fehlenden Identifikatoren hinzuzufügen. Dies ist die empfohlene Option, wenn der Identifikator verfügbar ist.
Klicken Sie auf Ohne Identifikatoren fortfahren, um den Geschäftspartner unverändert zu speichern. Tun Sie dies nur, wenn die Auslassung beabsichtigt ist (zum Beispiel, wenn die Gegenpartei tatsächlich keine MwSt.-Nummer hat).
Warum kann ich manche Geschäftspartner nicht löschen?
Es ist nicht möglich, einen Geschäftspartner zu löschen, mit dem Dokumente verknüpft sind.
Was bedeutet das grüne Symbol neben dem Namen eines Geschäftspartners?
Dieses Symbol zeigt an, dass der Partner ebenfalls Banqup nutzt. Wenn Sie sich gegenseitig Rechnungen senden, erscheinen diese sofort im jeweiligen Banqup-Konto. Sobald eine Rechnung in Banqup bezahlt wird, wird ihr Status auch beim Partner automatisch aktualisiert.
