Wenn die OCR eine Eingangsrechnung scannt und den Lieferanten nicht erkennt, schlägt Banqup vor, ihn als neuen Lieferanten anzulegen. Damit Ihre Liste der Geschäftspartner sauber bleibt, prüft das System automatisch, ob der Lieferant bereits existiert, bevor ein neuer Eintrag angelegt wird.
So funktioniert die automatische Duplikatprüfung
Wann immer Sie einen Geschäftspartner hinzufügen oder bearbeiten, gleicht Banqup die Kombination aus rechtlichem Namen, Handelsnamen und offiziellen Kennungen (z. B. USt-ID, HRB oder SIRET) mit Ihrer bestehenden Liste der Geschäftspartner ab. Die Prüfung läuft an jedem Eingabepunkt:
Wenn Sie einen Partner über die App Geschäftspartner hinzufügen.
Wenn Sie ihn während der Rechnungsvalidierung direkt aus einem Dokument hinzufügen.
Wenn Sie die Daten eines bestehenden Partners bearbeiten.
Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, zeigt Banqup vor dem Speichern den Hinweis Duplikat gefunden an. Von dort aus können Sie auf Zurück klicken, um die eingegebenen Daten zu korrigieren.
Gut zu wissen
Die Duplikatprüfung gilt auch für Kunden, nicht nur für Lieferanten.
Wenn mehrere Rechnungen desselben neuen Lieferanten in einer Stapelverarbeitung eingehen, erkennt Banqup den aus der ersten Rechnung angelegten Lieferanten und verknüpft die folgenden Rechnungen automatisch.
Wenn das System ein Duplikat meldet, die Partner aber tatsächlich unterschiedlich sind (zum Beispiel zwei verschiedene Unternehmen mit demselben rechtlichen Namen), passen Sie die Daten so an, dass die Unterschiede vor dem Speichern eindeutig erkennbar sind.