Manchmal kann die OCR den Lieferanten eines Dokuments nicht korrekt mit einem bestehenden Geschäftspartner abgleichen. In diesem Fall schlägt Banqup vor, aus den OCR-Daten einen neuen Lieferanten zu erstellen.
Wenn dieser Lieferant jedoch bereits in Ihrer Geschäftspartner-Liste vorhanden ist, können Sie das Dokument manuell mit dem richtigen Lieferanten verknüpfen und so doppelte Einträge vermeiden.
Einen neuen Lieferanten aus den Rechnungsdetails hinzufügen
Wenn die OCR einen neuen Lieferanten erkennt, schlägt Banqup vor, den Kontakt als Lieferanten hinzuzufügen:
Gehen Sie zu Eingangsrechnungen und öffnen Sie die Rechnung (Status: Wartet auf Validierung).
Klicken Sie im Lieferantenbereich auf Als Lieferant hinzufügen.
Überprüfen Sie die von der OCR erfassten Informationen und fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzu.
Speichern.
Wie Sie ein Dokument manuell mit dem richtigen Geschäftspartner verknüpfen
Um die Erstellung mehrerer Duplikate zu vermeiden, können Sie die zusätzlichen Dokumente einfach manuell mit dem richtigen Lieferanten verknüpfen.
Gehen Sie zu Eingangsrechnungen und öffnen Sie die Rechnung (Status: Wartet auf Validierung).
Klicken Sie im Lieferantenbereich auf das Papierkorbsymbol neben dem von der OCR erkannten Lieferantennamen. Dadurch werden die OCR-Daten entfernt und die Suchleiste für Lieferanten geöffnet.
Suchen Sie über die Suchleiste nach dem vorhandenen Lieferanten. Das System zeigt passende Lieferanten aus Ihrer Geschäftspartner-Liste an.
Klicken Sie auf den richtigen Geschäftspartner und dann auf OK. Das Dokument ist jetzt mit dem vorhandenen Lieferanten verknüpft, anstatt ein Duplikat zu erstellen.
Wenn Sie in einem Batch mehrere Rechnungen desselben Lieferanten hochladen, scannt die OCR jedes Dokument einzeln. Wenn der Lieferant beim Scannen des ersten Dokuments noch nicht in Ihren Geschäftspartnern vorhanden war:
Schlägt das System Als Lieferant hinzufügen vor (siehe oben Wie Sie einen neuen Lieferanten aus den Rechnungsdetails hinzufügen).
Die folgenden Rechnungen zeigen möglicherweise noch dieselbe Schaltfläche Als Lieferant hinzufügen an, da die OCR nicht erkannt hat, dass der Lieferant gerade erstellt wurde.
Wichtige Hinweise
Diese Situation wird in einer zukünftigen Version (Dezember 2025) automatisch behoben.
Derzeit ist die manuelle Verknüpfung die beste Methode, um doppelte Lieferanten zu vermeiden.
Dieselben Schritte gelten, wenn Sie Ausgangsrechnungen verarbeiten, bei denen der Kunde bereits in Ihrer Geschäftspartner-Liste vorhanden ist.