Mit der Aktivierung des E-Mail-Konnektors erhalten Sie zwei leistungsstarke Funktionen: Senden und Empfangen von Rechnungen per E-Mail.
Funktionsweise
Empfang von Dokumenten
Wenn Sie den Konnektor aktivieren, gibt Ihnen Banqup zwei E-Mail-Adressen. Jede E-Mail (mit einer Rechnung als Anhang), die an diese Adressen gesendet wird, importiert diese Anhänge automatisch in Ihren Banqup-Space.
Senden von Dokumenten
Sie können E-Mail als Zustellungsweg für Ihre Kunden einrichten. Wenn Sie ihnen eine Rechnung schicken, stellt Banqup sie automatisch per E-Mail zu. Sie brauchen Ihren E-Mail-Posteingang nicht zu öffnen oder Nachrichten zu schreiben.
Voraussetzungen
Aktivieren des E-Mail-Konnektoren
Gehen Sie zu Netzwerk-Konnektoren.
Klicken Sie auf Alle Konnektoren.
Installieren Sie den E-Mail-Konnektor.
Klicken Sie auf "Konnektor öffnen”, um Ihre Einstellungen anzuzeigen.
Nach der Installation sehen Sie Ihre importierten E-Mail-Adressen.
Verwendung Ihrer Import-E-Mail-Adressen
Nach der Aktivierung stellt Banqup Ihnen bestimmte E-Mail-Adressen für den Import von Dokumenten zur Verfügung:
Teilen Sie diese E-Mail-Adressen mit Ihren Lieferanten, wenn Sie möchten.
Wenn diese Adressen Rechnungen als Anhänge erhalten, erscheinen diese automatisch in Ihrem Banqup-Konto.
Sie müssen nichts manuell herunterladen oder importieren.
Einrichten des E-Mail-Versands für Kunden
So senden Sie Rechnungen per E-Mail an bestehende Kunden:
Gehen Sie zu “Geschäftspartner” und wählen Sie einen Mandanten aus.
Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Kunden zu seinem Profil hinzu.
Aktivieren Sie auf der Registerkarte Zustellungswege die E-Mail-Zustellung.
Wenn Sie Rechnungen an diesen Kunden senden, wird Banqup sie automatisch zustellen.
Um Rechnungen per E-Mail an neue Kunden zu senden:
Gehen Sie zu Geschäftspartner und fügen Sie einen Kunden hinzu.
Geben Sie die Daten des Kunden ein und fügen Sie eine E-Mail-Adresse zu seinem Profil hinzu.
Speichern Sie, wenn Sie fertig sind.
Es erscheint ein Popup-Fenster zum Hinzufügen eines Zustellungsweg. Aktivieren Sie den E-Mail-Zustellungsweg und speichern Sie dann.
Wichtige Hinweise
Import-E-Mail-Adressen sind nur für Ihr Banqup-Konto bestimmt.
Per E-Mail empfangene Dokumente werden direkt in Ihre Eingangsrechnungen übernommen.
Der E-Mail-Versand für Kunden erfolgt automatisch, wenn Sie Rechnungen versenden (an Kunden, für die Sie den E-Mail-Versand aktiviert haben).
Sie können E-Mail neben anderen Zustellungswege wie Peppol verwenden.
Der Konnektor muss aktiv bleiben, damit sowohl das Senden als auch das Empfangen funktioniert.
FAQ
Welche Arten von Anhängen können per E-Mail importiert werden?
Der E-Mail-Konnektor kann gängige Dokumentformate importieren, darunter PDF, Bilder und andere gängige Formate für elektronische Rechnungen.
Kann ich die E-Mail-Adressen für den Import anpassen?
Die Import-E-Mail-Adressen verwenden Ihre Firmen- oder Mehrwertsteuernummer. Sie können nicht angepasst werden.
Was passiert, wenn jemand eine E-Mail ohne Anhänge an meine Importadresse sendet?
E-Mails ohne Anhänge werden vom System ignoriert, da es keine zu importierenden Dokumente gibt.