Optical Character Recognition (OCR) ist eine leistungsstarke Funktion, die automatisch wichtige Daten aus Ihren hochgeladenen PDF-Rechnungen (oder gescannten Rechnungen) extrahiert. Die OCR wandelt sie in elektronische Rechnungen um, die dadurch durchsuchbar werden. Diese Technologie spart Ihnen Zeit, da die manuelle Dateneingabe entfällt, und macht Ihre Rechnungsbearbeitung effizienter.
Warum OCR verwenden?
Finden Sie Rechnungen schneller: Suchen Sie nach Rechnungen anhand extrahierter Daten wie Rechnungsnummern oder Lieferantennamen.
Sparen Sie Zeit bei der Dateneingabe: Füllen Sie Felder wie Beträge, Daten und Bankdaten automatisch aus.
Weniger Fehler: Verringern Sie Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen.
Vereinfachen Sie Zahlungen: Extrahierte Bankdaten sorgen für eine reibungslosere Zahlungsabwicklung.
How OCR works
Datenextraktion
Wenn Sie eine PDF-Rechnung importieren, extrahiert die OCR automatisch diese Schlüsselelemente:
Lieferanten-/Kundeninformationen
Dokumententyp (Rechnung, Gutschrift, Ausgabe)
Rechnungsnummer und Datum
Währung und Beträge (exklusive/inklusive Mehrwertsteuer)
Mehrwertsteuersätze
Referenznummern
Bankverbindung (IBAN)
Verarbeitungsstatus
Nach dem Hochladen werden die Dokumente automatisch durch OCR verarbeitet
Jedes Dokument erhält einen farbcodierten Status auf der Grundlage seines Fälligkeitsdatums
Sie können die Verarbeitungsereignisse und den Status in den Dokumentendetails einsehen.
Tipps für beste Ergebnisse
Stellen Sie sicher, dass gescannte Dokumente eine Mindestauflösung von 300 DPI haben.
Verwenden Sie klare, gut lesbare Kopien Ihrer Dokumente
Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen sichtbar und nicht abgeschnitten sind.
Manuelle Optionen und Fehlerbehebung
OCR überspringen
Sie müssen eine Rechnung schnell bearbeiten?
Rufen Sie die Detailseite auf, um Daten manuell einzugeben.
Nützlich, wenn Sie Dokumente sofort an Ihren Buchhalter weiterleiten müssen
Warum wurde die OCR abgebrochen?
OCR kann abgebrochen werden, wenn:
Das Dokument ist keine Rechnung
das Dokument unleserlich ist
wichtige Informationen fehlen
Wenn OCR abgebrochen wird:
Das Dokument wird mit dem Status Awaiting Validation angezeigt.
Einige Felder können unvollständig sein.
Überprüfen Sie das Aktivitätsprotokoll des Dokuments auf spezifische Stornierungsgründe.
FAQs
Wie lange dauert der OCR-Vorgang normalerweise?
Der OCR-Vorgang dauert in der Regel nur wenige Minuten. In Stoßzeiten oder bei komplexen Dokumenten kann der Vorgang jedoch länger dauern.
Was passiert, wenn die OCR einen Fehler macht?
Sie können alle Informationen einfach bearbeiten, indem Sie auf das Feld klicken und die richtigen Daten eingeben. Wir empfehlen, die Daten zu überprüfen, um ihre Richtigkeit sicherzustellen.
Kann OCR Rechnungen in verschiedenen Sprachen verarbeiten?
Ja. Das System erkennt Zahlen und Standardrechnungsfelder unabhängig von der Sprache der Rechnung.
Kann ich OCR für handschriftliche Rechnungen verwenden?
Unser OCR-System ist für getippte/gedruckte Rechnungen optimiert. Es kann zwar einige handschriftliche Elemente erkennen, wir empfehlen jedoch die manuelle Dateneingabe für handschriftliche Rechnungen, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
Ist der OCR-Prozess sicher?
Ja, die gesamte OCR-Verarbeitung wird sicher über verschlüsselte Verbindungen durchgeführt. Ihre Rechnungsdaten sind während des gesamten Prozesses geschützt und entsprechen den Datenschutzbestimmungen.
Funktioniert OCR auch bei gescannten Rechnungskopien?
Ja, OCR funktioniert auch bei gescannten Rechnungen, allerdings kommt es auf die Qualität des Scans an. Für optimale Ergebnisse:
Verwenden Sie eine Mindestauflösung von 300 DPI
Achten Sie auf einen guten Kontrast zwischen Text und Hintergrund
Vermeiden Sie Schatten und Falten auf dem Scan
Stellen Sie sicher, dass das gesamte Dokument erfasst wird.
Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal verarbeiten?
Ja, Sie können mehrere Rechnungen gleichzeitig hochladen, und unser OCR-System wird sie parallel verarbeiten. Jede Rechnung wird unabhängig verarbeitet, und Sie können ihren Fortschritt in Ihrer App für Einkaufs- oder Verkaufsrechnungen verfolgen.