Verwalten Sie den Zugriff Ihres Teams auf den Bereich, indem Sie Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen. Hier erfahren Sie, wie Sie die Benutzerverwaltung effizient handhaben.
Hinzufügen neuer Benutzer
Klicken Sie auf den Namen Ihres Unternehmens (obere rechte Ecke).
Wählen Sie Einstellungen.
Klicken Sie auf Benutzer.
Klicken Sie auf Neuen Benutzer einladen.
Das Hinzufügen von Benutzern erfolgt in drei Schritten:
Schritt Nr. 1: Hinzufügen der Benutzerdaten
Geben Sie die Benutzerdaten ein:
Name und Vorname
E-Mail-Adresse
Einladungssprache
Klicken Sie auf Weiter.
Schritt Nr. 2: Festlegung der Zuständigkeiten
Wählen Sie eine oder mehrere Rollen für den Benutzer, den Sie einladen. Rollen sind Verantwortlichkeiten oder Funktionen, die diese Person ausführt. Jede Rolle legt fest, welche Daten sie einsehen und welche Aktionen sie durchführen kann.
Verfügbare Rollen:
Administrator
→ Kann Personen einladen, kontrollieren, wer was sieht, neue Erweiterungen hinzufügen, die Abrechnung und das Abonnement ändern. Diese Person kann die meisten Dinge tun, aber nicht alles.
Verantwortlicher für den Verkauf
→ Kümmert sich um alles, was den Verkauf betrifft. Erstellt Angebote und Rechnungen, schickt sie an Kunden und überwacht die Zahlungen.
Verkaufsassistent
→ Hilft bei Verkaufsprozessen, kann aber keine Dokumente an Kunden senden. Er kann dennoch neue Dokumente erstellen, Fehler beheben und Dinge überprüfen.
Verantwortlicher für den Einkauf
→ Kümmert sich um alles, was den Einkauf betrifft. Prüft Rechnungen von Lieferanten, gibt sie zur Zahlung frei und markiert sie als bezahlt.
Einkaufsassistent
→ Hilft bei Einkäufen, kann sie aber nicht zur Zahlung freigeben oder als bezahlt kennzeichnen. Kann trotzdem bei anderen Aufgaben helfen.
Verantwortlicher für Finanzen
→ Zuständig für die Ausführung von Zahlungen und die Verwaltung von Bankkonten. Diese Person kann keine Ausgang- oder Eingangsdokumente sehen, es sei denn, ihr wird eine andere Rolle zugewiesen.
Karteninhaber
→ Jemand, der eine Banqup-Debitkarte verwendet. Er kann nur seine eigene Kartennutzung sehen, nicht aber, wie viel Geld sich auf dem Konto befindet.
Buchhalter
→ Kann viele Informationen für die Buchhaltung einsehen. Kann sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen sehen, kann aber nicht so viel damit anfangen wie die Verantwortlichen für Verkauf und Einkauf.
Schritt Nr.3: Einladen des Benutzers
Überprüfen Sie die von Ihnen festgelegten Benutzerdetails und Zuständigkeiten.
Klicken Sie auf Einladung senden.
Der eingeladene Benutzer erhält eine E-Mail mit Anweisungen zum Einrichten seines Kontos. Er erhält Zugang zu dem Banqup-Bereich, zu dem Sie ihn eingeladen haben, wenn er die Einladung annimmt und seine Registrierung abgeschlossen ist (für Benutzer, die noch kein Banqup-Konto haben).
Benutzer in großen Mengen einladen
Wenn Sie ein Team aufbauen oder vergrößern, können Sie mit einer Excel-Vorlage (.xlsx) viele Benutzer auf einmal einladen, statt sie einzeln hinzuzufügen.
Klicken Sie auf der Seite Benutzer auf Importieren.
Klicken Sie im Importfenster auf Vorlage herunterladen, um die vorformatierte Excel-Vorlage zu erhalten.
Tragen Sie die Daten Ihres Teams in die Vorlage ein.
Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch.
Banqup prüft die Datei automatisch. Falls Probleme auftreten (ein ungültiges Format, beschädigte Daten oder mehr als 500 Zeilen), erfahren Sie, was zu korrigieren ist, damit Sie die Datei berichtigen und erneut hochladen können.
Hinweis: Ein Import ist auf 500 Zeilen begrenzt. Ist Ihre Liste länger, verteilen Sie sie auf mehrere Uploads.
Die Benutzerliste verstehen
Die Benutzerliste zeigt alle Personen, die Zugriff auf Ihren Space haben. Damit Sie interne Teammitglieder von externen Partnerbenutzern unterscheiden können, enthält die Liste jetzt eine Spalte Typ und eine Kopfzeile mit einer Zusammenfassung.
Spalte Typ
Jeder Benutzer wird in der Spalte Typ als einer von zwei Werten gekennzeichnet:
Teammitglied: ein interner Benutzer, der entweder zu Ihrer Organisation gehört oder direkt von Ihnen eingeladen wurde.
Partner: ein externer Benutzer, der über eine Partner-Entität mit Ihrem Space verknüpft ist (zum Beispiel Ihr Steuerberater oder ein Reseller). Bewegen Sie den Mauszeiger über das Partner-Label, um einen Tooltip zu sehen, der erklärt, dass dieser Benutzer zu einem verbundenen Partner Space gehört.
Kopfzeile mit Zusammenfassung
Oben auf der Seite Benutzer zeigen zwei Übersichtskacheln auf einen Blick die Gesamtzahl der Teammitglieder und Partner an.
Hinweis: Partner-Benutzer zählen nicht zum Sitzplatz-Kontingent Ihres Abonnements. Nur Teammitglieder werden auf das Sitzplatz-Limit Ihres Plans angerechnet, sodass die Vergabe von Zugriff an einen Steuerberater oder einen anderen Partner keine Auswirkungen auf Ihre Abrechnung hat.
Eine Einladung erneut senden
Wenn sich ein eingeladener Benutzer noch nicht angemeldet hat oder die ursprüngliche Einladungs-E-Mail verloren hat, können Sie eine neue senden, ohne die bestehende Einladung zu stornieren.
Gehen Sie zu Einstellungen > Benutzer.
Suchen Sie den Benutzer mit dem Status Eingeladen.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben seinem Namen.
Wählen Sie Einladung erneut senden.
Eine neue Einladungs-E-Mail wird an den Benutzer gesendet und eine Bestätigungsmeldung erscheint am unteren Rand Ihres Bildschirms.
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Eine ausstehende Einladung stornieren
Wenn Sie eine Einladung an die falsche Person gesendet haben oder den Zugang widerrufen müssen, bevor er angenommen wurde, können Sie sie stornieren:
Gehen Sie zu Einstellungen > Benutzer.
Suchen Sie den Benutzer mit dem Status Eingeladen.
Klicken Sie auf das Dreipunktemenü neben dem Namen.
Wählen Sie Einladung stornieren.
Der Einladungslink wird sofort deaktiviert und der Benutzer kann ihn nicht mehr annehmen.
Deaktivieren von Benutzern
So deaktivieren Sie vorübergehend einen Mitarbeiter, den Sie später wieder aktivieren möchten:
Gehen Sie zu Einstellungen.
Navigieren Sie zu Benutzer.
Doppelklicken Sie auf einen Benutzer.
Klicken Sie auf Deaktivieren.
Löschen von Benutzern
So entfernen Sie den Zugang eines Benutzers:
Gehen Sie zu Einstellungen.
Navigieren Sie zu Benutzer.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten neben dem Benutzer.
Wählen Sie Löschen und bestätigen Sie.
Hinweis: Gelöschte Benutzer verlieren sofort den Zugang.
FAQ
Kann ich die Rollen eines Benutzers bearbeiten, nachdem ich ihn eingeladen habe?
Sie können die Rollen eines Benutzers bearbeiten, nachdem er die Einladung angenommen hat [LINK].
Können Mitarbeiter ihre Sprache später ändern?
Ja, die Benutzer können ihre Sprachpräferenzen in ihren Profileinstellungen ändern (erreichbar durch Klicken auf den Namen des Bereichs oben rechts auf dem Bildschirm und dann auf Mein Benutzerprofil).
Kann ich den Zugang vorübergehend deaktivieren, anstatt ihn zu löschen?
Ja, Sie können einen Mitarbeiter vorübergehend deaktivieren. Siehe den Abschnitt Deaktivieren von Benutzern oben.