Banqup ermöglicht es Ihnen, mehrere Unternehmen über einen einzigen Zugang zu verwalten. Ganz gleich, ob Sie mehrere rechtlich unabhängige Firmen führen oder ein Unternehmen mit verschiedenen Niederlassungen oder Standorten besitzen – mithilfe von separaten Spaces lässt sich alles übersichtlich organisieren.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Spaces funktionieren, wann Sie neue erstellen sollten und wie Sie zwischen ihnen wechseln.
Was ist ein Space?
Ein Space ist eine dedizierte Arbeitsumgebung innerhalb von Banqup. Jeder Space arbeitet unabhängig mit eigenen Dokumenten, Zahlungskonten, Apps, Integrationen, Benutzern und Einstellungen.
Was ist eine Organisation?
Eine Organisation repräsentiert eine juristische Person mit eigener Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Handelsregisternummer. Sie können mehrere Spaces mit derselben Organisation verknüpfen (z. B. für Niederlassungen) oder separate Organisationen für völlig unterschiedliche Firmen anlegen.
Der entscheidende Unterschied:
Szenario | Gleiche Organisation? | Spaces |
Mehrere Niederlassungen desselben Unternehmens (gleiche MwSt.-Nr.) | Ja | Ein Space pro Niederlassung/Standort |
Mehrere unabhängige Unternehmen (verschiedene MwSt.-Nr.) | Nein | Ein Space pro Unternehmen |
Szenario 1: Verwaltung mehrerer Niederlassungen
Wenn Ihre Organisation an mehreren Standorten tätig ist, mehrere Marken führt oder verschiedene Abteilungen unter derselben Umsatzsteuer-ID hat, können Sie separate Spaces erstellen und diese mit derselben Organisation verknüpft lassen.
Wann sollte ein Niederlassungs-Space erstellt werden?
Erstellen Sie einen neuen Space für Niederlassungen, wenn Sie:
Aktivitäten zwischen Standorten, Abteilungen oder Geschäftsbereichen trennen möchten.
Finanzdaten für jede Niederlassung separat halten wollen.
Unterschiedliche Teams oder Benutzerberechtigungen pro Niederlassung zuweisen müssen.
Verschiedene Integrationen oder Einstellungen pro Standort nutzen.
Beispiel:
Sie betreiben die „Delight Catering GmbH“ mit zwei Standorten: Berlin und München. Beide Standorte teilen sich die gleiche MwSt.-Nummer, haben aber unterschiedliches Personal, eigene Rechnungen und eigene Zahlungskonten. In Banqup erstellen Sie zwei Spaces (einen für jeden Standort), die beide mit derselben Organisation verknüpft sind.
So erstellen Sie einen Niederlassungs-Space
Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol in der oberen rechten Ecke, um das Hauptmenü zu öffnen.
Klicken Sie auf Space wechseln.
Klicken Sie auf Space erstellen.
Wählen Sie Ihre bestehende Organisation aus der Liste aus und klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie dem neuen Space einen Namen. Sie können optional auch eine Global Location Number (GLN)* hinzufügen.
Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie die Adresse der Niederlassung ein und klicken Sie auf Weiter.
Ihr neuer Niederlassungs-Space ist nun einsatzbereit.
Hinweis: Wenn Sie eine bestehende Organisation auswählen, erkennt Banqup, dass es sich um eine Niederlassung derselben juristischen Person handelt. Alle mit dieser Organisation verknüpften Spaces teilen die rechtliche Identität (MwSt.-Nummer), behalten aber getrennte operative Daten.
* Was ist eine Lokationsnummer (GLN)?
Eine Global Location Number (GLN) ist eine eindeutige 13-stellige Nummer zur Identifizierung von physischen Standorten, juristischen Einheiten oder funktionalen Einheiten innerhalb Ihrer Organisation. GLNs sind Teil des GS1-Systems und werden international für die Geschäftsidentifikation und den elektronischen Rechnungsaustausch verwendet.
Szenario 2: Verwaltung mehrerer Unternehmen
Wenn Sie mehrere Firmen mit unterschiedlichen Umsatzsteuer- oder Handelsregisternummern verwalten, muss jede Firma eine eigene Organisation und einen eigenen Space in Banqup haben. Dies stellt sicher, dass Finanzdaten, Benutzer und rechtliche Informationen gemäß den Compliance-Vorgaben vollständig getrennt bleiben.
Wann sollte ein neues Unternehmen erstellt werden?
Erstellen Sie ein neues Unternehmen, wenn Sie:
Mehr als ein eingetragenes Unternehmen verwalten.
Rechnungen, Benutzer und Steuern vollständig getrennt halten müssen.
Unterschiedliche Steuerberater für verschiedene Firmen haben.
So erstellen Sie ein neues Unternehmen
Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol oben rechts und wählen Sie Space wechseln.
Klicken Sie auf Space erstellen.
Wählen Sie Neue Organisation hinzufügen.
Schließen Sie den Registrierungsprozess für Ihr neues Unternehmen ab.
Nach Abschluss wird ein neuer Banqup-Space für diese juristische Person erstellt.
Zwischen Spaces wechseln
Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol oben rechts.
Klicken Sie auf Space wechseln.
Wählen Sie den gewünschten Space aus der Liste aus.
Sie sehen jederzeit oben rechts im Indikator, in welchem Space Sie sich aktuell befinden.
Was jeder Space enthält
Jeder Space verfügt über eigene, unabhängige:
Dokumente und Rechnungen
Zahlungskonten
Apps und Integrationen
Benutzer und Rollen
Einstellungen
Abonnements
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wie viele Spaces kann ich haben?
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Spaces.
Kann ich Benutzerberechtigungen nur für bestimmte Spaces vergeben?
Ja. Benutzer müssen für jeden Space separat eingeladen werden. Dabei können Sie spezifische Berechtigungen festlegen. Ein Benutzer kann beispielsweise in einem Space volle Administratorrechte haben und in einem anderen nur eingeschränkte Leserechte.
Muss ich für jede Geschäftseinheit separate Spaces schaffen?
Ja, es wird empfohlen, für verschiedene juristische Personen separate Spaces zu erstellen, um getrennte Finanzunterlagen zu führen und die geschäftlichen Vorschriften einzuhalten.
Kann ich Rechnungen zwischen Spaces verschieben?
Nein. Die Dokumente jedes Spaces werden strikt getrennt aufbewahrt.
Kann ich unterschiedliche Integrationen pro Space nutzen?
Ja. Jeder Space kann mit unterschiedlichen Integrationen verbunden werden.
Kann ich meinen Steuerberater mit mehreren Unternehmen verbinden?
Ja. Steuerberater können jedes Ihrer Unternehmen als separaten Mandanten über ihren Partner-Space hinzufügen. Sie können auch für jedes Unternehmen einen anderen Buchhalter beauftragen.
Kann ich eine oder mehrere GLNs zu meinem Business Space hinzufügen?
Ja. Gehen Sie zum Hauptmenü > Einstellungen > Details bearbeiten. Dort können Sie Ihre GLN hinzufügen und auf das Plus-Symbol klicken, um weitere GLNs zu ergänzen (falls Sie Ihren aktuellen Business Space für alle Ihre GLNs nutzen möchten – andernfalls lesen Sie bitte das obige Szenario 1: Verwaltung mehrerer Niederlassungen).