Der Transaktionsradar vereinfacht den oft komplexen Prozess, Finanztransaktionen den entsprechenden Belegen zuzuordnen. Durch die Automatisierung des Abgleichs hilft Ihnen dieses leistungsstarke Tool, mit minimalem Aufwand korrekte Finanzdaten zu führen.
Für wen ist der Transaktionsradar geeignet und warum
Der Transaktionsradar richtet sich an Unternehmer und Buchhalter, die regelmäßig Zahlungen und Rechnungen abgleichen müssen. Sie profitieren vom Transaktionsradar, wenn Sie:
Die Zeit für manuelle Transaktionszuordnungen reduzieren möchten.
Belege für Zahlungstransaktionen für die Buchhaltung benötigen.
Gutschriften verarbeiten und mit den ursprünglichen Rechnungen verknüpfen müssen.
Der wichtigste Vorteil ist Effizienz. Was früher Stunden manueller Arbeit erforderte, lässt sich nun in wenigen Minuten und mit höherer Genauigkeit erledigen.
Voraussetzungen
Für die Nutzung des Transaktionsradars benötigen Sie:
Aktive Zahlungen-Dienste.
Die mit Ihrem Space verknüpften Bankkonten, mit denen Sie Ihre Rechnungen bezahlen.
Übersicht
Wenn Sie den Transaktionsradar zum ersten Mal öffnen, sehen Sie oben vier Kacheln, die den Status jeder Transaktion zusammenfassen:
Vorgeschlagene Einträge — Transaktionen, die das System mit einem Beleg verknüpft hat und auf Ihre Genehmigung warten.
Nicht zugeordnete Einträge — Transaktionen, denen noch kein Beleg zugeordnet ist.
Alle Einträge — alle Transaktionen in der Ansicht.
Alle zugeordneten Einträge — Transaktionen, die bereits einem Beleg zugeordnet sind.
Klicken Sie auf eine Kachel, um die Liste darunter auf diese Gruppe zu filtern.
Die Liste zeigt für jede Transaktion das Zahlungsdatum, das Zahlungskonto, die Gegenpartei, den Betrag, den Zahlungsstatus (z. B. Gebucht oder Autorisiert), den zugeordneten Beleg (sofern vorhanden), den offenen Betrag und den Abgleichsstatus. In der Spalte Zugeordneter Beleg zeigt ein Symbol neben der Belegreferenz die Belegart an — zum Beispiel Ausgangsrechnung, Eingangsrechnung oder Gutschrift. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um die vollständige Belegart anzuzeigen.
Tipp: Sehen Sie regelmäßig im Transaktionsradar nach, um schnell zu erkennen, welche Einträge Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Transaktionen filtern
Verwenden Sie das Filter-Panel, um die Abgleichsansicht einzugrenzen. Sie können filtern nach:
Zahlungskonto — filtern Sie nach einer bestimmten IBAN oder Kontonummer, sei es Ihr eigenes Zahlungskonto oder das einer Gegenpartei. So können Sie ein einzelnes Konto abgleichen, ohne nicht zugehörige Transaktionen zu prüfen.
Betrag — legen Sie einen Mindest- oder Höchstbetrag fest, oder beides.
Abgleichsart — wählen Sie eine oder mehrere Belegarten: Eingangsrechnung, Eingangs-Gutschrift, Ausgangsrechnung, Ausgangs-Gutschrift, Notiz oder Zahlung.
Status — filtern Sie nach dem aktuellen Abgleichsstatus.
Wählen Sie einen oder mehrere Werte aus und klicken Sie auf Filter anwenden, um die Liste zu aktualisieren.
Spalte Zahlungsdatum
Die Abgleichsansicht enthält eine Spalte Zahlungsdatum, die das geplante Ausführungsdatum für geplante oder reservierte Zahlungen anzeigt — und nicht nur das Datum, an dem die Zahlungsanforderung erstellt wurde. So erhalten Sie einen klareren Überblick über Ihre zukünftigen Zahlungsströme und können Zahlungen schon vor ihrer Ausführung abgleichen.
Automatischer Transaktionsabgleich
Der Transaktionsradar gleicht Zahlungen automatisch mit Rechnungen ab, basierend auf vordefinierten Regeln, darunter:
Übereinstimmende Referenzen.
Übereinstimmende Beträge.
Zeitliche Nähe der Datumsangaben.
Informationen zu Lieferanten oder Kunden.
Wie es funktioniert: Sobald eine neue Transaktion erkannt oder ein Beleg hinzugefügt wird, wendet das System seine Abgleichsregeln an und aktualisiert den Status entsprechend.
Hinweis: Sie sind dafür verantwortlich, die automatischen Zuordnungen im Transaktionsradar zu überprüfen.
Intelligente Zuordnung für Kartentransaktionen
Kartenzahlungen — insbesondere aus Onlineshops — enthalten oft keine klaren Angaben zur Gegenpartei, was die Zuordnung mit den Standardregeln schwierig macht. Der Transaktionsradar behandelt diese Zahlungen mit einer eigenen Regel: Wenn eine Zahlung und eine Rechnung exakt denselben Betrag und exakt dasselbe Datum aufweisen, schlägt das System automatisch eine Zuordnung vor.
Das reduziert den manuellen Aufwand für die Verknüpfung von Kartenausgaben mit den passenden Rechnungen erheblich. Wie bei jeder vorgeschlagenen Zuordnung behalten Sie die Kontrolle — Sie prüfen jeden Vorschlag und genehmigen oder lehnen ihn ab, bevor er bestätigt wird.
Vorgeschlagene Zuordnungen
Manchmal erkennt das System mögliche Zuordnungen, benötigt aber Ihre Bestätigung:
Klicken Sie auf die Kachel Vorgeschlagene Einträge, um die gefundenen möglichen Zuordnungen anzuzeigen.
Prüfen Sie jede vorgeschlagene Zuordnung, die sowohl die Transaktions- als auch die Belegdetails anzeigt.
Klicken Sie auf Genehmigen, um die Zuordnung zu bestätigen, oder auf Ablehnen, um sie zu verwerfen.
Manuelle Zuordnung
Für Transaktionen, die ein Eingreifen erfordern:
Klicken Sie auf die Kachel Nicht zugeordnete Einträge.
Doppelklicken Sie auf die Transaktion, die Sie einem oder mehreren Belegen zuordnen möchten.
Eine Liste vorgeschlagener Belege zur Zuordnung Ihrer Transaktion wird angezeigt.
Wählen Sie den oder die Belege aus, die Sie der Transaktion zuordnen möchten.
Hinweis:
Wenn für eine Transaktion kein Beleg erforderlich ist (z. B. Ihre Mietzahlung), können Sie Kein Beleg erforderlich auswählen.
Mehrere Zuordnungen anzeigen und bearbeiten
Wenn eine Zahlung oder ein Beleg in mehreren Schritten zugeordnet wurde (zum Beispiel eine Zahlung und eine Gutschrift), können Sie alle zusammengehörigen Zuordnungen gemeinsam einsehen.
Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Beleg oder der Zahlung, um die Details auszuklappen.
Um die vollständige Detailansicht zu öffnen, klicken Sie auf die drei Punkte in der Hauptzeile der Transaktion und wählen Details anzeigen aus.
Dort können Sie jede Teilzuordnung prüfen, Beträge anpassen oder Einträge bei Bedarf wieder trennen.
So behalten Sie einen klaren Überblick darüber, wie Zahlungen und Belege verknüpft sind, auch wenn mehrere Zuordnungen beteiligt sind.
FAQ
Wie oft werden Transaktionen im Transaktionsradar aktualisiert?
Transaktionen von Banqup Business Accounts werden in Echtzeit aktualisiert. Transaktionen von externen Bankkonten werden gemäß Ihren Synchronisierungseinstellungen aktualisiert, in der Regel täglich.
Kann der Transaktionsradar Teilzahlungen zuordnen?
Ja, das System kann Teilzahlungen Rechnungen zuordnen und den verbleibenden Saldo verfolgen.
Was passiert, wenn ich eine vorgeschlagene Zuordnung ablehne?
Die Transaktion und der Beleg kehren in den Pool der nicht zugeordneten Einträge zurück und können auf Basis anderer möglicher Übereinstimmungen neue Vorschläge erzeugen.
Kann ich eine Zuordnung rückgängig machen, wenn ich einen Fehler gemacht habe?
Ja, gehen Sie zur zugeordneten Transaktion, klicken Sie auf Optionen und wählen Sie Zuordnung aufheben, um die Transaktion vom Beleg zu trennen.
Funktioniert der Transaktionsradar mit allen Belegarten?
Er funktioniert mit Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Gutschriften. Andere Belegarten haben möglicherweise eingeschränkte Funktionen.