Transaction Radar vereinfacht den oft komplexen Prozess des Abgleichs von Finanztransaktionen mit den entsprechenden Dokumenten. Durch die Automatisierung des Abgleichs hilft dieses leistungsstarke Tool Ihnen, mit minimalem Aufwand genaue Finanzunterlagen zu führen.
Wer sollte Transaction Radar verwenden und warum
Transaction Radar wurde für Geschäftsinhaber und Buchhalter entwickelt, die regelmäßig mit dem Abgleich von Zahlungen und Rechnungen zu tun haben. Sie werden von Transaction Radar profitieren, wenn Sie:
Sie den Zeitaufwand für den manuellen Transaktionsabgleich reduzieren möchten.
Nachweise für Zahlungsvorgänge zu Buchhaltungszwecken benötigen.
Gutschriften bearbeiten und diese mit den Originalrechnungen abgleichen müssen.
Der wichtigste Vorteil ist die Effizienz. Was früher stundenlange manuelle Arbeit erforderte, kann jetzt in wenigen Minuten und mit größerer Genauigkeit erledigt werden.
Voraussetzungen
Um Transaktionsradar zu verwenden, benötigen Sie:
Verknüpftes Bankkonto bzw. verknüpfte Bankkonten, mit dem bzw. denen Sie Ihre Rechnungen bezahlen, mit Ihrem Bereich.
Übersicht
Wenn Sie zum ersten Mal auf Transaktionsradar zugreifen, sehen Sie eine Liste von Transaktionen mit einer Übersicht über:
Anzahl der übereinstimmenden Transaktionen.
Anzahl der nicht übereinstimmenden Transaktionen.
Anzahl der vorgeschlagenen Übereinstimmungen, die auf Ihre Genehmigung warten.
Klicken Sie auf Transaktionen abgleichen, um vorgeschlagene und nicht abgeglichene Transaktionen zu sehen. Klicken Sie auf Übereinstimmungen anzeigen, um eine detaillierte Liste der automatisch abgeglichenen Transaktionen zu erhalten.
Tipp: Schauen Sie regelmäßig in den Transaktionsradar, um schnell zu erkennen, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Automatischer Transaktionsabgleich
Transaction Radar gleicht automatisch Zahlungen mit Rechnungen ab, indem es vordefinierte Regeln anwendet, darunter:
Übereinstimmende Referenzen.
Übereinstimmung der Beträge.
Nähe zum Datum.
Lieferanten-/Kundeninformationen.
Wie es funktioniert: Wenn eine neue Transaktion erkannt oder ein Dokument hinzugefügt wird, wendet das System seine Abgleichsregeln an und aktualisiert den Status entsprechend.
Hinweis: Sie sind dafür verantwortlich, die automatischen Übereinstimmungen im Transaktionsradar zu überprüfen.
Vorgeschlagene Übereinstimmungen
Manchmal identifiziert das System potenzielle Übereinstimmungen, benötigt aber Ihre Bestätigung:
Klicken Sie unter Vorgeschlagene Übereinstimmungen auf Transaktionen abgleichen, um die gefundenen potenziellen Übereinstimmungen zu sehen.
Überprüfen Sie jeden vorgeschlagenen Abgleich, der sowohl die Transaktions- als auch die Belegdetails anzeigt.
Klicken Sie auf Genehmigen, um den Abgleich zu bestätigen, oder auf Ablehnen, um ihn abzulehnen.
Manueller Abgleich
Für Transaktionen, die einen menschlichen Eingriff erfordern:
Klicken Sie auf Transaktionen abgleichen unter Nicht abgeglichene Transaktionen.
Doppelklicken Sie auf die Transaktion, die Sie mit einem oder mehreren Belegen abgleichen möchten.
Eine Liste mit vorgeschlagenen Belegen wird angezeigt, mit denen die Transaktion abgeglichen werden kann.
Wählen Sie den/die Beleg(e) aus, der/die mit der Transaktion abgeglichen werden soll(en).
Hinweise:
Sie können eine einzelne Transaktion mit mehreren Belegen abgleichen oder mehrere Transaktionen mit einem einzigen Beleg, wenn dies sinnvoll ist.
Wenn für eine Transaktion kein Beleg erforderlich ist (z. B. Ihre Mietzahlung), können Sie Kein Beleg erforderlich wählen.
FAQ
Wie oft werden die Transaktionen im Transaktionsradar aktualisiert?
Transaktionen von Banqup Business Accounts werden in Echtzeit aktualisiert. Transaktionen von externen Bankkonten werden je nach Ihren Synchronisationseinstellungen aktualisiert, normalerweise täglich.
Kann Transaction Radar Teilzahlungen abgleichen?
Ja, das System kann Teilzahlungen mit Rechnungen abgleichen und den Restsaldo verfolgen.
Was passiert, wenn ich einen vorgeschlagenen Abgleich ablehne?
Die Transaktion und das Dokument kehren in den Pool der nicht abgeglichenen Transaktionen zurück und können auf der Grundlage anderer potenzieller Übereinstimmungen neue Abgleichsvorschläge generieren.
Kann ich einen Abgleich rückgängig machen, wenn ich einen Fehler gemacht habe?
Ja, gehen Sie zu der abgeglichenen Transaktion, klicken Sie auf „Optionen“ und wählen Sie „Unmatch“, um die Transaktion vom Dokument zu trennen.
Funktioniert Transaction Radar mit allen Arten von Dokumenten?
Es funktioniert mit Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Gutschriften. Bei anderen Dokumenttypen kann die Funktionalität eingeschränkt sein.