Gardez les informations de vos partenaires commerciaux (clients et fournisseurs) à jour en gérant leurs détails dans Partenaires Commerciaux. Vous pouvez modifier les informations de l'entreprise ou les coordonnées quand nécessaire.
Modifier des partenaires commerciaux
Allez dans Partenaires Commerciaux.
Recherchez le partenaire commercial à modifier.
Cliquez sur les trois points, puis cliquez sur Modifier les détails.
Modifiez les détails nécessaires puis cliquez sur Enregistrer.
Onglets dans la fiche d'un partenaire commercial
Lorsque vous ouvrez un partenaire commercial, la fiche est désormais organisée en onglets clairement identifiés. Chaque onglet regroupe un type de configuration spécifique :
Détails : raison sociale, nom commercial, pays, langue, coordonnées, adresses, identifiants.
Comptes bancaires : l'IBAN (ou les IBAN) du partenaire et autres informations bancaires.
Canaux de diffusion : la manière dont les documents sont envoyés à ce client (Peppol, e-mail, Banqup, etc.). Ajouter des canaux de diffusion.
Paramètres : configuration administrative séparée des coordonnées générales. Disponible sur les clients et les fournisseurs, cet onglet regroupe :
Échéances par défaut (fournisseurs).
Méthode de paiement par défaut (fournisseurs).
L'option Fournisseur de confiance.
Les options Client en auto-facturation et Fournisseur en auto-facturation. L'auto-facturation dans Banqup.
Si vous aviez l'habitude de trouver les options d'auto-facturation dans le formulaire Modifier les détails du partenaire, elles se trouvent désormais dans le nouvel onglet Paramètres. Les options elles-mêmes n'ont pas changé, seul leur emplacement a été déplacé.
Modifier un partenaire depuis un document
Vous pouvez également gérer un client ou un fournisseur sans quitter le document sur lequel vous travaillez. Le menu contextuel est disponible sur les documents avec les statuts Brouillon, En attente de validation et Validé dans toutes les applications concernées.
Ouvrez les détails du document.
Dans la section client ou fournisseur, cliquez sur les trois points à côté du nom du partenaire.
Choisissez l'une des options suivantes (en fonction du type de document achat/vente et électronique ou non, par exemple un PDF importé) :
Modifier fournisseur ou Modifier client : ouvrir les détails du partenaire pour modification.
Modifier les canaux de diffusion : ouvrir la fenêtre Canaux de diffusion pour ce partenaire.
Mettre à jour les canaux de diffusion : actualiser les canaux de diffusion actifs.
Définir comme fournisseur de confiance (ou Retirer comme fournisseur de confiance) : activer ou désactiver le statut de confiance.
Modifier la méthode de paiement par défaut (documents d'achat uniquement) : mettez à jour la méthode de paiement par défaut du fournisseur directement depuis les détails du document, sans quitter la page. Utilisez cette option si l'OCR a détecté une méthode de paiement à corriger, ou si la méthode par défaut du fournisseur est absente ou obsolète. La modification s'applique aux futurs documents qui ne précisent pas de méthode de paiement explicite.
Changer de fournisseur ou Changer de client : remplacer le partenaire lié sur un document non structuré.
Les modifications enregistrées ici s'appliquent comme depuis Partenaires Commerciaux, et les futurs documents reprendront les informations mises à jour.
Marquer un fournisseur comme étant de confiance
Si vous travaillez régulièrement avec des fournisseurs fiables et souhaitez accélérer le traitement de vos factures, vous pouvez les marquer comme de confiance. Lorsqu'un fournisseur est marqué comme de confiance, ses factures sont automatiquement approuvées et contournent le flux de travail d'approbation normal. Vous pouvez marquer un fournisseur comme de confiance depuis l'onglet Paramètres comme décrit ci-dessous, ou directement depuis le menu contextuel des détails du document lorsque vous travaillez déjà sur l'une de ses factures (voir la section précédente).
Ceci est utile pour :
Les fournisseurs à long terme avec lesquels vous travaillez régulièrement
Les fournisseurs avec une facturation cohérente et prévisible
Réduire les étapes d'approbation manuelle pour les relations commerciales de confiance
Pour marquer un fournisseur comme fiable :
Accédez à Partenaires Commerciaux.
Double-cliquez sur le fournisseur que vous souhaitez marquer comme fiable.
Cliquez sur l'onglet Paramètres.
Cochez la case Marquer [Nom du fournisseur] comme fournisseur de confiance.
Notes importantes
Une fois les changements enregistrés, les informations mises à jour seront utilisées sur les futurs documents et les brouillons de factures qui n'ont pas encore été envoyés aux clients. Les documents passés conservent les informations telle qu'à leur date de création. Notez que certains champs peuvent ne pas être modifiables s'ils proviennent de registres officiels.
Questions fréquentes
Puis-je modifier les informations des entreprises enregistrées sur Peppol ?
Certaines informations des entreprises enregistrées sur Peppol proviennent de registres officiels et ne peuvent pas être modifiées. Vous pouvez toujours mettre à jour des détails supplémentaires spécifiques à votre relation.
La modification des détails d'un partenaire affecte-t-elle les documents existants ?
Non, les modifications ne s'appliquent qu'aux futurs documents. Les factures et documents existants conservent leurs informations d'origine.
Puis-je avoir plusieurs adresses pour un partenaire ?
Oui, vous pouvez ajouter une adresse principale, une adresse de livraison et une adresse de facturation pour chaque partenaire commercial.