L'ajout de vos partenaires commerciaux (clients et fournisseurs) à votre espace Banqup est l'une des premières étapes à faire quand vous débutez avec Banqup. Cela vous permettra de créer rapidement et facilement des factures sur la plateforme, et les documents téléchargés ou reçus seront automatiquement liés aux partenaires que vous avez ajoutés. Les partenaires peuvent aussi être créés automatiquement, et vous pourrez ajouter plus de détails par la suite si nécessaire.
Ajouter des clients et fournisseurs
Allez en haut à droite de votre écran et ouvrez le lanceur d'applications.
Ouvrez Partenaires Commerciaux.
Cliquez sur Ajouter.
Ajouter les informations d'une entreprise
Nom légal du partenaire.
Votre relation avec cette entreprise (client ou fournisseur).
Le pays où le partenaire est établi.
La langue du client/fournisseur (ceci détermine la langue de vos factures de vente et emails envoyés depuis Banqup).
Nom commercial. C'est le nom que le partenaire utilise publiquement et qui peut être différent du nom légal.
Identifiants de l'entreprise : numéro BCE, numéro de TVA, référence externe.
Adresse principale du partenaire.
Cochez cette case pour utiliser l'adresse principale comme adresse de facturation. Décochez-la pour ajouter une adresse de facturation différente.
Cochez cette case pour utiliser l'adresse principale comme adresse de livraison. Décochez-la pour ajouter une adresse de livraison différente.
Coordonnées du partenaire : adresse email et numéro de téléphone. Après avoir ajouté votre partenaire (en cliquant sur le bouton Ajouter), il apparaîtra dans votre liste.
Astuce
Commencez à taper le nom de votre partenaire commercial (dans le champ nom légal), Banqup affichera des suggestions s'il y en a. En cliquant sur une suggestion, les informations seront automatiquement pré-remplies.
Ajouter des canaux de livraison
Lorsque vous ajoutez un client à Banqup, la dernière étape consiste à lui définir un canal de livraison (ou plusieurs).
Banqup offre plusieurs moyens de livrer des documents à vos clients:
E-mail : Envoyez des documents directement à l'adresse e-mail de votre client.
Peppol : Envoyez des factures électroniques via le réseau Peppol (pour les clients enregistrés sur Peppol).
Banqup : Vos clients enregistrés sur Banqup recevront vos factures dans leur espace Banqup (et vous recevrez dans votre espace Banqup les factures de vos fournisseurs qui sont sur Banqup).
Après avoir cliqué sur le bouton Ajouter à l'étape précédente, une fenêtre pop-up apparaît où vous pouvez sélectionner parmi les canaux disponibles :
Activez le canal de livraison.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
(Pour le canal de livraison e-mail uniquement) Vérifiez que l'adresse e-mail est correcte.
Remarque : Pour utiliser l'e-mail comme canal de livraison, vous devez d'abord ajouter l'adresse e-mail du client à son profil et activer le connecteur e-mail.
Pour ajouter un canal de livraison ultérieurement, veuillez lire cet article.
Marquer un fournisseur comme étant de confiance
Si vous travaillez régulièrement avec des fournisseurs fiables et souhaitez accélérer le traitement de vos factures, vous pouvez les marquer comme de confiance. Lorsqu'un fournisseur est marqué comme de confiance, ses factures sont automatiquement approuvées et contournent le flux de travail d'approbation normal.
Ceci est utile pour :
Les fournisseurs à long terme avec lesquels vous travaillez régulièrement
Les fournisseurs avec une facturation cohérente et prévisible
Réduire les étapes d'approbation manuelle pour les relations commerciales de confiance
Pour marquer un fournisseur comme fiable :
Accédez à Partenaires Commerciaux.
Double-cliquez sur le fournisseur que vous souhaitez marquer comme fiable.
Cliquez sur l'onglet Paramètres.
Cochez la case Marquer [Nom du fournisseur] comme fournisseur de confiance.
Rechercher vos partenaires commerciaux
Vous pouvez:
Rechercher le nom d'un partenaire.
Utiliser des filtres pour affiner les partenaires affichés. Par exemple, vous pouvez filtrer par type de relation (client ou fournisseur), type de partenaire (personne, entreprise, gouvernement) ou pays.
Modifier les clients et fournisseurs
Pour modifier les détails d'un client ou fournisseur :
Allez dans votre application Partenaires Commerciaux.
Cliquez sur les trois points à côté d'un partenaire puis cliquez sur Voir les détails.
Cliquez sur Modifier les détails pour mettre à jour votre partenaire.
Modifiez les informations nécessaires puis cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un client ou fournisseur
Vous pouvez supprimer un partenaire uniquement si aucun document ne lui est lié. Sinon, ce n'est pas possible. Pour supprimer un client ou fournisseur :
Allez dans votre application Partenaires Commerciaux.
Cliquez sur les trois points à côté d'un partenaire puis cliquez sur Supprimer.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter plusieurs contacts pour un même partenaire ?
Actuellement, vous ne pouvez ajouter qu'un seul contact par partenaire.
Comment récupérer un partenaire supprimé ?
Une fois supprimé, un partenaire ne peut pas être récupéré. Vérifiez bien avant de supprimer.
Que signifie l'icône verte à côté du nom d'un partenaire commercial ?
Cette icône indique que le partenaire utilise également Banqup. Si vous vous envoyez mutuellement des factures, elles arriveront immédiatement dans l'espace Banqup l'unde l'autre. Lorsqu'une facture est payée dans Banqup, son statut sera également mis à jour automatiquement chez le partenaire.
