L'ajout de vos partenaires commerciaux (clients et fournisseurs) à votre espace Banqup est l'une des premières étapes à faire quand vous débutez avec Banqup. Cela vous permettra de créer rapidement et facilement des factures sur la plateforme, et les documents téléchargés ou reçus seront automatiquement liés aux partenaires que vous avez ajoutés.
Les partenaires peuvent aussi être créés automatiquement, et vous pourrez ajouter plus de détails par la suite si nécessaire.
Importer des partenaires commerciaux en masse
Si vous devez ajouter plusieurs partenaires commerciaux en même temps, vous pouvez les importer en masse à l'aide d'un fichier CSV.
Allez dans Partenaires Commerciaux.
Cliquez sur le bouton Importer en haut de l'écran.
Dans la fenêtre d'importation, cliquez sur Télécharger le modèle pour obtenir le modèle CSV prêt à l'emploi.
Renseignez les détails de vos partenaires commerciaux dans le modèle, puis enregistrez le fichier.
Faites glisser le fichier dans la zone de téléchargement, ou cliquez pour le parcourir et le sélectionner depuis votre appareil.
Cliquez sur Continuer. Le système valide automatiquement votre fichier.
Consultez les résultats et, si certains enregistrements n'ont pas pu être importés, cliquez sur Télécharger pour obtenir le journal d'erreurs, corrigez les problèmes et rechargez le fichier.
Ce qu'il faut savoir avant d'importer :
Un seul fichier CSV peut être téléchargé à la fois.
L'importation prend en charge un maximum de 500 lignes par fichier.
Le système vérifie automatiquement les problèmes courants tels que les formats de fichier incorrects, les données corrompues, les champs obligatoires manquants et les formats invalides (par exemple, IBAN ou adresse e-mail).
Pour accélérer le processus, la devise est définie par défaut sur EUR et le nom du bénéficiaire est défini à partir du nom légal du partenaire ou du nom de la personne.
En cas d'échec de certains enregistrements, vous recevrez un journal d'erreurs détaillé. Corrigez les erreurs et rechargez le fichier. Les enregistrements importés avec succès ne sont pas affectés.
Remarque
La fonctionnalité d'importation est disponible dans l'application Partenaires Commerciaux. Elle ne remplace pas la procédure d'ajout manuel, les deux méthodes peuvent être utilisées selon vos besoins.
Ajouter des clients et fournisseurs individuellement
Allez en haut à droite de votre écran et ouvrez le lanceur d'applications.
Ouvrez Partenaires Commerciaux.
Cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez client ou fournisseur.
Choisissez le type de partenaire : entreprise, particulier, administration, puis cliquez sur Continuer.
Ajouter les informations d'une entreprise
Pour ajouter un partenaire commercial, vous pouvez :
Rechercher votre partenaire par son nom ou son numéro (TVA/BCE/GLN). Sélectionnez une entrée parmi les résultats, puis cliquez sur Continuer. Cela pré-remplira automatiquement ses coordonnées connues.
Remplir les coordonnées de votre partenaire manuellement.
Sur l'écran suivant, vous pouvez ajouter ou modifier les informations suivantes :
Nom légal du partenaire commercial.
Son nom commercial. Il s'agit du nom que le partenaire utilise publiquement, qui peut différer du nom légal réel.
Son pays.
Sa langue (cela détermine la langue de vos factures de vente et des e-mails qui lui sont envoyés depuis Banqup).
Votre relation avec cette société (client et/ou fournisseur).
Son adresse e-mail. C'est important si vous souhaitez lui envoyer des factures par e-mail.
Son numéro de téléphone.
Identifiants de l'entreprise : numéro BCE, numéro de TVA, IBAN(s), GLN, DUNS, clés d'identification GS1, LEI, référence externe, numéro fiscal, etc.
Son adresse principale.
Vous pouvez choisir d'utiliser l'adresse principale comme adresse de facturation ou en ajouter une nouvelle.
Vous pouvez choisir d'utiliser l'adresse principale comme adresse de livraison ou en ajouter une nouvelle.
Finalisez la création du profil du partenaire en cliquant sur le bouton Sauvegarder.
Ajouter des canaux de livraison
Lorsque vous ajoutez un client dans Banqup, la dernière étape consiste à vérifier ses canaux de livraison. Banqup active automatiquement le canal approprié en fonction des possibilités de contact du partenaire :
Si le partenaire commercial est détecté sur le réseau Peppol, le canal Peppol est activé automatiquement. Si le client dispose de plusieurs identifiants de participant, vous pouvez sélectionner celui à utiliser en cliquant dessus.
Si le partenaire n'est pas sur Peppol, le canal E-mail est activé par défaut (à condition que le connecteur e-mail soit actif dans vos Connecteurs réseau).
Pour les partenaires commerciaux de type Personne, l'e-mail est le seul canal disponible et est activé par défaut.
Vous pouvez toujours modifier les canaux de livraison après avoir ajouté le partenaire.
Remarque : Pour utiliser l'e-mail comme canal de livraison, vous devez d'abord ajouter l'adresse e-mail du client à son profil et activer le connecteur e-mail.
Pour ajouter un canal de livraison ultérieurement, veuillez lire cet article.
Définir des dates d'échéance par défaut pour un fournisseur
Vous pouvez configurer un délai de paiement par défaut pour chaque fournisseur. Lorsque vous importez une facture d'achat et que l'OCR ne détecte pas de date d'échéance, Banqup applique automatiquement la date d'échéance par défaut configurée pour ce fournisseur.
Accédez à Partenaires commerciaux.
Double-cliquez sur le fournisseur.
Cliquez sur l'onglet Paramètres.
Sous Dates d'échéance par défaut, sélectionnez le nombre de jours par défaut avant l'échéance d'une facture d'achat (par ex. 30 jours après la date du document).
Définir un mode de paiement par défaut pour un fournisseur
Vous pouvez également définir un mode de paiement par défaut pour chaque fournisseur. Si l'OCR ne détecte pas de mode de paiement sur une facture importée, le système utilise cette valeur par défaut.
Dans l'onglet Paramètres, cliquez sur Mode de paiement par défaut.
Sélectionnez le mode de paiement (par ex. Virement bancaire).
Cette valeur par défaut peut être modifiée pour chaque facture d'achat individuellement.
Marquer un fournisseur comme étant de confiance
Si vous travaillez régulièrement avec des fournisseurs fiables et souhaitez accélérer le traitement de vos factures, vous pouvez les marquer comme de confiance. Lorsqu'un fournisseur est marqué comme de confiance, ses factures sont automatiquement approuvées et contournent le flux de travail d'approbation normal.
Ceci est utile pour :
Les fournisseurs à long terme avec lesquels vous travaillez régulièrement
Les fournisseurs avec une facturation cohérente et prévisible
Réduire les étapes d'approbation manuelle pour les relations commerciales de confiance
Pour marquer un fournisseur comme fiable :
Accédez à Partenaires Commerciaux.
Double-cliquez sur le fournisseur que vous souhaitez marquer comme fiable.
Cliquez sur l'onglet Paramètres.
Cochez la case Marquer [Nom du fournisseur] comme fournisseur de confiance.
Rechercher vos partenaires commerciaux
Vous pouvez:
Rechercher le nom d'un partenaire.
Utiliser des filtres pour affiner les partenaires affichés. Par exemple, vous pouvez filtrer par type de relation (client ou fournisseur), type de partenaire (personne, entreprise, gouvernement) ou pays.
Modifier les clients et fournisseurs
Pour modifier les détails d'un client ou fournisseur :
Allez dans votre application Partenaires Commerciaux.
Cliquez sur les trois points à côté d'un partenaire puis cliquez sur Voir les détails.
Cliquez sur Modifier les détails pour mettre à jour votre partenaire.
Modifiez les informations nécessaires puis cliquez sauvegardez.
Supprimer un client ou fournisseur
Vous pouvez supprimer un partenaire uniquement si aucun document ne lui est lié. Sinon, ce n'est pas possible. Pour supprimer un client ou fournisseur :
Allez dans votre application Partenaires Commerciaux.
Survolez un partenaire commercial, puis cliquez sur l'icône de la corbeille.
Note
Vous pouvez uniquement supprimer les partenaires auxquels aucun document n'est associé. Vous ne pouvez pas supprimer un partenaire si vous avez des documents le liant en tant que fournisseur ou client.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter plusieurs contacts pour un même partenaire ?
Actuellement, vous ne pouvez ajouter qu'un seul contact par partenaire.
Comment récupérer un partenaire supprimé ?
Une fois supprimé, un partenaire ne peut pas être récupéré. Vérifiez bien avant de supprimer.
Que se passe-t-il si certaines lignes échouent lors d'une importation en masse ?
Les lignes importées avec succès sont enregistrées. Pour les lignes en erreur, téléchargez le journal d'erreurs depuis l'écran des résultats d'importation, corrigez les problèmes dans votre fichier CSV et rechargez-le.
Y a-t-il une limite au nombre de partenaires pouvant être importés en une seule fois ?
Oui, chaque fichier CSV peut contenir un maximum de 500 lignes. Pour des listes plus longues, répartissez-les sur plusieurs fichiers.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer certains partenaires commerciaux ?
Il n'est pas possible de supprimer un partenaire commercial auquel des documents sont liés.
Que signifie l'icône verte à côté du nom d'un partenaire commercial ?
Cette icône indique que le partenaire utilise également Banqup. Si vous vous envoyez mutuellement des factures, elles arriveront immédiatement dans l'espace Banqup l'unde l'autre. Lorsqu'une facture est payée dans Banqup, son statut sera également mis à jour automatiquement chez le partenaire.
