Activer le connecteur email vous donne deux capacités puissantes : envoyer et recevoir automatiquement des factures par email depuis Banqup.
Comment ça fonctionne
Recevoir des documents
Quand vous activez le connecteur, Banqup vous donne deux adresses email. Tout email (avec une facture en pièce jointe) envoyé à ces adresses importe automatiquement cette pièce jointe dans votre espace Banqup.
Envoyer des documents
Vous pouvez configurer l'email comme canal de livraison pour vos clients. Quand vous leur envoyez une facture, Banqup la livre par email automatiquement. Pas besoin d'ouvrir votre boîte email ou d'écrire des messages.
Prérequis
Activer le connecteur Email
Allez dans Connecteurs réseau.
Cliquez sur Tous les connecteurs.
Installez le connecteur email.
Cliquez sur Ouvrir le connecteur pour voir vos paramètres. Une fois installé, vous verrez vos adresses email d'importation.
Utiliser vos adresses email d'importation
Après activation, Banqup vous fournit des adresses email spécifiques pour importer des documents :
Partagez ces adresses email avec vos fournisseurs si vous le souhaitez.
Quand ces adresses reçoivent des factures en pièces jointes, elles apparaissent automatiquement dans votre compte Banqup.
Vous n'avez pas besoin de télécharger ou d'importer quoi que ce soit manuellement.
Configurer la livraison par email pour les clients
Pour envoyer des factures par email aux clients existants :
Allez dans Partenaires commerciaux et sélectionnez un client.
Ajoutez leur adresse email à leur profil.
Dans l'onglet Canaux de livraison, activez la livraison par email.
Quand vous envoyez des factures à ce client, Banqup les livrera automatiquement.
Pour envoyer des factures par email aux nouveaux clients :
Allez dans Partenaires commerciaux et ajoutez un client.
Saisissez leurs détails et assurez-vous d'ajouter une adresse email à leur profil.
Sauvegardez quand vous avez terminé.
Une fenêtre pop-up apparaît pour ajouter un canal de livraison. Activez le canal de livraison par email, puis sauvegardez.
Remarques importantes
Les adresses email d'importation sont uniques à votre compte Banqup.
Les documents reçus par email vont directement dans vos factures d'achat.
La livraison par email pour les clients se fait automatiquement quand vous envoyez des factures (aux clients pour lesquels vous avez activé la livraison par email).
Vous pouvez utiliser l'email avec d'autres canaux de livraison comme Peppol.
Le connecteur doit rester actif pour que l'envoi et la réception fonctionnent.
Questions fréquentes
Quels types de pièces jointes peuvent être importés par email ?
Le connecteur Email peut importer les formats de documents courants incluant PDF, images et autres formats de factures électroniques courants.
Puis-je personnaliser les adresses email d'importation ?
Les adresses email d'importation utilisent votre numéro d'entreprise ou de TVA. Elles ne peuvent pas être personnalisées.
Que se passe-t-il si quelqu'un envoie un email sans pièces jointes à mon adresse d'importation ?
Les emails sans pièces jointes sont ignorés par le système puisqu'il n'y a pas de documents à importer.
Que se passe-t-il quand une pièce jointe invalide est envoyée à mon adresse email ?
Toutes les pièces jointes sont scannées pour valider leur validité et détecter les virus, les pièces jointes malveillantes ne seront pas importées et seront signalées dans l'application Boîte de réception.