Il existe plusieurs façons d'ajouter vos factures de vente dans Banqup. Vous pouvez créer des factures directement sur la plateforme, les importer manuellement, les envoyer par email, ou les télécharger via l'application mobile. Certaines méthodes sont plus automatisées que d'autres, alors passons en revue chaque option.
Note : En plus d'importer des factures existantes, vous pouvez aussi créer des factures de vente directement dans Banqup. Cela vous permet de générer des factures professionnelles avec des calculs automatiques, une livraison instantanée aux clients Banqup, et garantit que toutes les données sont capturées avec précision dès le départ.
Import manuel
Si vous créez vos factures de vente en dehors de Banqup, vous pouvez les importer manuellement pour tout centraliser.
Depuis votre page d'accueil
Voici comment faire :
Sur votre page d'accueil Banqup, cliquez sur Importer.
Cliquez pour ouvrir une fenêtre d'explorateur de fichiers ou glissez-déposez le(s) document(s) que vous voulez importer.
Choisissez le type de document : Ventes.
Cliquez sur Importer pour terminer le processus.
Depuis Factures de vente
Vous pouvez aussi importer des documents directement depuis Factures de vente :
Allez dans Factures de vente (accessible via le lanceur ou vos applications favorites).
Vous pouvez glisser-déposer des fichiers depuis votre ordinateur vers Banqup ou cliquer sur Importer, puis ouvrir un explorateur de fichiers pour sélectionner les fichiers à importer.
Import par email
Les factures peuvent être importées dans votre Espace Banqup en les envoyant à une adresse email dédiée. Toute pièce jointe envoyée via email à l'adresse d'importation sera disponible dans votre espace. Vous pourrez filtrer les imports non désirés en acceptant ou rejetant les factures.
Allez dans Connecteurs Réseau.
Cliquez sur les trois points, puis sur Activer. (Ignorez cette étape si l'option est déjà activée.)
Cliquez sur les trois points, puis sur Détails. Les adresses e-mail d'importation apparaissent, classées par type de document et selon leur utilisation. Copiez l'adresse e-mail correspondant au document à importer et envoyez-lui un e-mail avec la facture d'achat en pièce jointe.
Import via l'app mobile
Vous pouvez importer des factures de vente dans Banqup via l'application mobile en scannant une facture papier ou en important un fichier depuis votre appareil mobile.
Ouvrez l'app Banqup One.
Appuyez sur le signe plus en bas à droite de votre écran.
Selon le format de votre document :
Appuyez sur Créer pour créer une nouvelle facture/note de crédit/devis avec Création de Document.
Appuyez sur Scanner pour prendre une photo d'un document papier.
Appuyez sur Importer puis sélectionnez le fichier depuis le stockage de votre appareil.
Note : Lors du scan de documents, vous avez plusieurs options pratiques comme ajouter ou supprimer des pages, et recadrer ou faire pivoter le document.
Résolution de problèmes
Lors de l'importation de PDF, vous pourriez voir plusieurs messages d'erreur différents :
"Nous ne reconnaissons pas ce client, veuillez l'ajouter ou en sélectionner un existant."
→ Dans ce cas, un bouton Ajouter comme client apparaît. Cliquez dessus pour ajouter le client à vos Partenaires Commerciaux Banqup.
Lorsque vous ajoutez le client, veillez à fournir toutes les informations utiles (email, numéro d'entreprise/TVA) afin de pouvoir activer un canal de livraison pour le client (email ou Peppol - voir ci-dessous comment modifier les canaux de livraison pour un client directement depuis les détails de la facture).
"Veuillez corriger tous les champs marqués en rouge et enregistrer à nouveau le document. Les corrections ne sont prises en compte qu'après enregistrer"
→ Vérifiez les champs marqués en rouge. Cela signifie que certaines informations de la facture n'ont pas été correctement reconnues par l'OCR. Assurez-vous que les détails de la facture sont corrects et vérifiez si les articles de la facture sont justes (nom du produit, quantité, prix, taux de TVA). Une fois fait, cliquez sur Sauvegarder. Si vous avez correctement rempli tous les champs, le message d'erreur devrait disparaître. Sinon, vérifiez les données de la facture à nouveau depuis le début.
"Ce client n'a pas de canal de livraison, ce qui est requis pour envoyer le document"
→ Lorsque cette erreur apparaît, un bouton Modifier les canaux de livraison est disponible. Cliquez dessus pour sélectionner un canal de livraison pour le client.
Si aucun canal de livraison n'est disponible, c'est parce que certaines données du client sont manquantes (comme l'adresse e-mail ou le numéro d'entreprise/de TVA). Vous verrez alors cet écran :
Dans ce cas, cliquez sur les trois points à côté du nom du client, puis cliquez sur Modifier le client. Vous pourrez alors ajouter le numéro d'entreprise/de TVA du client (pour activer le connecteur Peppol) ou son adresse e-mail (pour activer le connecteur e-mail).
Questions fréquentes
Puis-je importer plusieurs factures à la fois ?
Oui, vous pouvez importer plusieurs factures à la fois en sélectionnant plusieurs fichiers dans votre explorateur de fichiers ou en glissant-déposant plusieurs documents dans Banqup. L'application mobile ne permet qu'un document à la fois.
Comment importer une facture de vente créée avec Création de Document vers les Factures de vente ?
Une facture de vente créée avec Création de Document apparaît automatiquement dans vos Factures de vente dès que vous l’envoyez.
Le téléchargement de mon document a échoué. Pourquoi ?
Lorsqu'un téléchargement de document a échoué, vous pouvez vérifier ce qui s'est passé en allant dans la Boîte de réception > cherchez le nom de votre fichier > vérifiez la colonne d'état (elle affichera "Erreur") > cliquez sur les trois points dans la colonne Actions > cliquez sur Voir les détails > cherchez une explication (par ex. "Le traitement du fichier a échoué: Ce type de fichier n'est pas pris en charge").
Assurez-vous d'importer des formats de fichiers pris en charge (PDF, XML) lorsque vous essayez de télécharger des factures.