L'app Création de Document est un outil puissant qui vous permet de générer rapidement et facilement des factures et notes de crédit professionnelles. Ce guide vous explique comment créer des documents financiers conformes, de la création à l'envoi du document final à votre client.
Prérequis
Avant d'aller plus loin, assurez-vous de :
Mettre à jour votre profil d'entreprise avec vos dernières informations (informations légales, coordonnées, compte(s) bancaire(s)).
Ajouter votre/vos client(s) à votre espace Banqup.
Créer une facture
Une fois les prérequis terminés, il est temps de créer une facture (ou note de crédit). Voici comment faire :
Allez dans Création de Document.
Sélectionnez Facture de vente ou Note de crédit, selon le type de document que vous souhaitez créer.
Voici un aperçu de tout ce que vous pouvez faire dans le Création de Document :
Annuler la création du document. Tous les changements seront perdus.
Sauvegarder le brouillon du document.
Sauvegarder et envoyer directement au client.
Ajouter un client en recherchant son nom (ou cliquez sur le bouton Ajouter aux partenaires commerciaux qui apparaît s'il n'existe pas encore).
Après avoir sélectionné un client, vous pouvez le modifier via les trois points situés à côté.
Ajouter les détails de la facture comme date de facture, date d'échéance, date de livraison.
Astuce : il existe un paramètre pour définir automatiquement la date du document à la date actuelle. Pour l'activer/désactiver, allez dans Création de document > cliquez sur l'icône roue dentée pour ouvrir les paramètres > Date de document automatisée. Quand ce paramètre est désactivé, vous pouvez choisir la date du document manuellement.Ajouter des champs supplémentaires (références client, contrat, bon de commande.
Ajouter les informations du produit ou service comme description du produit, quantité, unité, prix unitaire, taux de TVA, prix hors TVA.
Ajouter une remise au produit
Supprimer la ligne.
Afficher/masquer les colonnes.
Cliquer sur Ajouter une ligne de facture ajoute une ligne de facture.
Marquer la facture comme payée.
Ajouter une référence de paiement et sélectionner l'un de vos comptes de paiement où vous souhaitez être payé.
(Remarque : liez d’abord vos comptes bancaires à Banqup, ou si vous n’utilisez pas les paiements, ajoutez manuellement les informations de votre compte bancaire dans les paramètres de Création de Document)Ajouter des notes qui apparaîtront sur la facture.
Si vous sélectionnez un taux de TVA de 0% pour votre facture, la raison apparaîtra ici (par ex. autoliquidation, exonération de TVA, etc.).
Astuce : Vous pouvez définir une note par défaut qui sera automatiquement ajoutée à toutes les factures/notes de crédit que vous créez dans Banqup. Pour la configurer, allez dans Création de Document, cliquez sur la roue dentée en haut pour ouvrir les paramètres, activez Note par défaut et saisissez votre texte.
Créer une note de crédit
Créer une note de crédit fonctionne comme créer une facture. Cependant, il y a une exigence supplémentaire : une note de crédit doit faire référence à la facture d’origine.
Vous avez deux options pour créer une note de crédit avec une référence à la facture d’origine :
Option 1 : Créer depuis l’écran des factures de vente (recommandé)
Cette option est recommandée, car le lien vers la facture d’origine est créé automatiquement en fonction de la facture à partir de laquelle vous lancez l’action.
Allez dans Factures de vente.
Trouvez la facture que vous souhaitez créditer.
Dans la colonne Actions, cliquez sur les trois points (⋮) et sélectionnez Créer une note de crédit.
Une note de crédit est générée automatiquement pour la facture sélectionnée, avec le bon montant déjà renseigné et liée à la facture d’origine.
Vérifiez et modifiez la note de crédit si nécessaire avant de l’envoyer.
Option 2 : Créer manuellement et référencer une facture
Commencez à créer une nouvelle note de crédit (voir Créer une facture ci-dessus).
Dans le champ Référence de facture, saisissez le numéro de la facture (ou une partie).
Sélectionnez la facture correspondante dans la liste déroulante pour la lier.
Pour référencer une facture qui n’est pas dans Banqup, vous pouvez simplement saisir son numéro dans le champ Référence de facture.
Pour référencer une facture qui n'est pas sur Banqup, vous pouvez simplement écrire son numéro dans le champ Référence de facture.
Créer un devis
Allez dans Document Creator.
Sélectionnez Devis.
Ajoutez les détails du devis :
Client : Recherchez un client existant en tapant son nom et sélectionnez-le. Vous pouvez aussi ajouter un nouveau client.
Date du document : Sélectionnez la date du devis.
Date d’expiration : Indiquez la date de validité du devis.
Produits ou services : Entrez les articles manuellement ou choisissez-les dans votre catalogue.
Notes : Ajoutez des informations ou conditions supplémentaires.
Enregistrer et envoyer : Finalise le devis et l’envoie au client.
Enregistrer comme brouillon : Garde le devis en mode brouillon pour modification ultérieure.
→ Pour plus d’informations, consultez cet article : Créer des devis.
Cloner une facture/note de crédit
Pour créer des documents plus rapidement, vous pouvez cloner un document existant et modifier seulement les champs nécessaires. Vous pouvez cloner des documents depuis Création de document ou depuis Factures de vente :
Cliquez sur les trois points à côté d'un document existant.
Sélectionnez Cloner.
Choisissez si vous voulez aussi cloner les pièces jointes (s'il y en a).
Envoyer votre facture ou note de crédit
Une fois votre facture créée (ou note de crédit), vous pouvez l'envoyer à votre client depuis Banqup.
Vous pouvez d'abord l'enregistrer comme brouillon et l'envoyer ultérieurement. Cliquez simplement sur Sauvegarder le brouillon, puis ouvrez-le et cliquez sur Sauvegarder et envoyer.
Vous pouvez l'envoyer immédiatement à votre client en cliquant sur Sauvegarder et envoyer.
Le document est automatiquement envoyé à votre client en utilisant ses canaux de livraison configurés.
Envoi de factures via Peppol
Pour envoyer des factures via Peppol, assurez-vous d':
Questions fréquentes
Puis-je vérifier si mes factures ont bien été envoyées via Peppol ?
Oui. Accédez à vos factures de vente, double-cliquez sur une facture pour afficher ses détails, puis consultez la section Activités dans le panneau de droite. Vous y verrez toutes les actions liées à ce document, ainsi que l’indication de son envoi à Peppol.
Puis-je envoyer des factures directement depuis Banqup ?
Oui, après avoir créé une facture, vous pouvez l'envoyer directement à votre client via Banqup.
Que dois-je faire si je fais une erreur sur une facture après l'avoir envoyée ?
Si vous avez déjà envoyé une facture avec une erreur, vous devez créer une note de crédit pour annuler la facture originale, puis créer une nouvelle facture corrigée.
Puis-je saisir le prix TVA comprise d'un article lors de la création d'une facture ?
Non, l'application ne prend actuellement en charge que la saisie du prix HTVA.
Puis-je ajouter un logo à mes factures ?
Oui. → En savoir plus