L'auto-facturation permet à un client de créer des factures ou des notes de crédit au nom d'un fournisseur. Cette configuration est légalement valide dans de nombreux pays, mais elle comporte des conditions et responsabilités strictes.
Cet article explique ce qu'est l'auto-facturation, comment elle fonctionne dans Banqup et ce que vous devez configurer avant de l'utiliser.
Qu'est-ce que l'auto-facturation ?
L'auto-facturation est un arrangement où le client crée la facture au lieu du fournisseur. Même si le client crée le document, il est toujours considéré comme une facture fournisseur d'un point de vue comptable et légal.
Cela nécessite un accord préalable entre le client et le fournisseur.
Dans Banqup :
Le client crée la facture
La facture apparaît dans les Factures d'achat du client
Une fois envoyée, le même document apparaît dans les Factures de vente du fournisseur
Important
L'auto-facturation n'est autorisée que si les deux parties y ont explicitement consenti via un mandat formel. Si cela n'est pas en place, l'auto-facturation peut entraîner des problèmes de conformité légale et fiscale. Si vous n'êtes pas sûr d'être autorisé à auto-facturer, vérifiez toujours d'abord avec votre comptable et mettez vous d'accord vos partenaires commerciaux.
Configuration requise avant de pouvoir auto-facturer
Avant de créer tout document d'auto-facturation, vous devez appliquer les configurations suivantes.
1. Marquer le partenaire commercial comme auto-facturation
Allez dans Partenaires commerciaux, double-cliquez sur un client/fournisseur, puis cliquez sur Modifier les détails (→ en savoir plus sur la modification des partenaires commerciaux) :
Cochez "Ceci est un fournisseur en auto-facturation" si vous allez créer des factures au nom du fournisseur. (Vous devrez aussi configurer les séries de numérotation, expliquées ci-dessous à l'étape #2).
Cochez "Ceci est un client en auto-facturation" si l'autre partie créera des factures en votre nom.
Cela confirme que :
Un mandat existe
Les deux parties sont d'accord sur le processus d'auto-facturation
Si cette case n'est pas cochée, les documents d'auto-facturation échoueront. Si cela arrive, vous pourrez modifier votre partenaire commercial depuis les détails du document.
2. Créer une série de numérotation dédiée (pour les fournisseurs en auto-facturation uniquement)
Les documents d'auto-facturation doivent utiliser une séquence de numérotation de factures séparée. Cette séquence doit être différente de vos factures de vente régulières et être alignée avec les attentes du fournisseur.
Pour créer une série de numérotation :
Dans les détails de votre partenaire commercial, juste en dessous de l'endroit où vous avez coché "Ceci est un fournisseur en auto-facturation" à l'étape précédente, configurez la série de numérotation de vos factures d'auto-facturation et notes de crédit d'auto-facturation :
Enregistrez vos modifications.
La numérotation de vos factures d'auto-facturation sera créée automatiquement selon la série configurée.
Créer un document d'auto-facturation avec le Créateur de documents
Vous pouvez créer des factures d'auto-facturation, des notes de crédit ou des devis.
Pour créer un document d'auto-facturation :
Ouvrez Création de Document.
Créez un nouveau document en cliquant sur le type de document d'auto-facturation pertinent (ou en cliquant sur Nouveau document > type de document).
Sélectionnez un fournisseur.
Saisissez les informations pertinentes comme la date du document, les produits, les montants, la TVA.
Cliquez sur Sauvegarder le brouillon ou Sauvegarder et envoyer.
Différence clé par rapport à une facture normale : vous sélectionnez un fournisseur, pas un client.
Remarques
Lors de la création d'une facture ou d'une note de crédit en auto-facturation dans Création de Document, Banqup nécessite une série de numérotation dédiée à l'auto-facturation. Si aucune série n'est configurée pour le fournisseur, une erreur s'affiche et le document ne peut pas être enregistré ou envoyé. Pour corriger cela, modifiez le fournisseur et configurez une série de numérotation d'auto-facturation, comme expliqué ci-dessus.
Les documents d'auto-facturation seront envoyés via le canal de livraison configuré dans les détails de votre partenaire commercial.
→ En savoir plus sur l'ajout de canaux de livraison pour vos clients
Après l'envoi, le document apparaît dans vos Factures d'achat. Si votre fournisseur est un utilisateur Banqup, il le recevra dans ses Factures de vente.
Importer des documents d'auto-facturation
Les documents d'auto-facturation peuvent aussi être importés en PDF ou en facture électronique tout comme les factures/notes de crédit normales.
Lors de l'importation de documents d'auto-facturation, Banqup les traite toujours via OCR.
Que faire si l'OCR détecte le mauvais type de document
Vous pouvez toujours corriger cela lors de l'étape de validation OCR :
Ouvrez le document avec le statut En attente de validation.
Changez le type de document de facture normale à facture en auto-facturation, ou inversement.
Le changement sera sauvegardé automatiquement.
Remarques importantes
Les clients/fournisseurs pertinents doivent être correctement marqués comme partenaires d'auto-facturation, sinon l'approbation ou l'envoi échoueront.
Vérifiez le canal de livraison de votre partenaire commercial avant d'envoyer un document d'auto-facturation.
Les documents d'auto-facturation utilisent une série de numérotation séparée. Alignez-vous sur la série de numérotation avec vos partenaires commerciaux pertinents.
Vérifiez toujours si l'OCR a correctement détecté votre type de document comme auto-facturation.
L'auto-facturation se comporte différemment de la facturation standard. Ne mélangez pas les deux flux sans comprendre les tenants et aboutissants.
FAQ
Pourquoi est-ce que je vois un avertissement "Ce client est configuré pour l'auto-facturation. Il crée normalement ses propres documents." ?
Banqup affiche cet avertissement lorsque le document est détecté comme une facture normale mais que le client ou le fournisseur sélectionné est marqué pour l'auto-facturation. L'avertissement est uniquement informatif et ne vous bloque pas. Si le document est vraiment une facture normale, vous pouvez continuer sans apporter de modifications.
Pourquoi est-ce que j'obtiens une erreur "Ce fournisseur n'est pas configuré pour l'auto-facturation. Modifiez ses coordonnées pour confirmer que vous avez un mandat." ?
Cette erreur apparaît lorsqu'un document est détecté comme auto-facturation mais que le client ou le fournisseur sélectionné n'est pas configuré pour l'auto-facturation. Pour la résoudre, ouvrez les détails du partenaire commercial, activez l'option d'auto-facturation, enregistrez les modifications, puis retournez au document pour continuer le traitement.
Puis-je utiliser l'auto-facturation sans mandat ?
Non. Un accord formel est obligatoire. Sans cela, les factures peuvent être légalement invalides.
Les factures d'auto-facturation apparaissent-elles dans Factures de vente ou Factures d'achat ?
Elles apparaissent dans Factures d'achat pour le créateur (le client) et dans Factures de vente pour le destinataire (le fournisseur).
Puis-je auto-facturer des notes de crédit ?
Oui. Les mêmes règles s'appliquent que pour les factures d'auto-facturation.
Puis-je auto-facturer avec Peppol ?
Oui, tant que les deux parties sont correctement enregistrées sur Peppol