Parfois, l'OCR peut ne pas faire correspondre correctement le fournisseur d'un document avec un partenaire commercial existant. Lorsque cela se produit, Banqup suggère de créer un nouveau fournisseur à partir des données OCR.
Cependant, si ce fournisseur existe déjà dans votre liste de Partenaires commerciaux, vous pouvez lier manuellement le document au bon fournisseur et éviter les doublons.
Ajouter un nouveau fournisseur à partir des détails de la facture
Lorsque l'OCR reconnaît un nouveau fournisseur, Banqup suggère d'ajouter le contact en tant que fournisseur :
Allez dans Factures d'achat et ouvrez la facture (statut : En attente de validation).
Dans la section fournisseur, cliquez sur Ajouter comme fournisseur.
Vérifiez les informations collectées par l'OCR et ajoutez des informations supplémentaires si nécessaire.
Enregistrez.
Comment lier manuellement un document au bon partenaire commercial
Pour éviter de créer plusieurs doublons, vous pouvez simplement lier les documents supplémentaires au bon fournisseur manuellement.
Allez dans Factures d'achat et ouvrez la facture (statut : En attente de validation).
Dans la section fournisseur, cliquez sur l'icône de corbeille à côté du nom du fournisseur détecté par l'OCR. Cela supprimera les données OCR et ouvrira la barre de recherche de fournisseur.
Recherchez le fournisseur existant à l'aide de la barre de recherche. Le système affichera les fournisseurs correspondants de votre liste de Partenaires commerciaux.
Cliquez sur le bon partenaire commercial, puis cliquez sur OK. Le document est maintenant lié au fournisseur existant au lieu de créer un doublon.
Lorsque vous téléchargez en une seule fois plusieurs factures du même fournisseur, l'OCR scanne chaque document individuellement. Si le fournisseur n'existait pas dans vos Partenaires commerciaux lors de la numérisation du premier document :
Le système suggérera Ajouter comme fournisseur (voir ci-dessus comment ajouter un nouveau fournisseur à partir des détails de la facture).
Les factures suivantes peuvent toujours afficher le même bouton Ajouter comme fournisseur, car l'OCR n'a pas détecté que le fournisseur venait d'être créé.
Remarques importantes
Cette situation sera automatiquement corrigée dans une future version (décembre 2025).
Pour l'instant, la liaison manuelle est le meilleur moyen d'éviter les fournisseurs en double.
Les mêmes étapes s'appliquent si vous traitez des factures de vente où le client existe déjà dans votre liste de Partenaires commerciaux.