L'app Création de Document est un outil puissant qui vous permet de générer rapidement et facilement des factures et notes de crédit professionnelles. Ce guide vous explique comment créer des documents financiers conformes, de la création à l'envoi du document final à votre client.
Prérequis
Avant d'aller plus loin, assurez-vous de :
Mettre à jour votre profil d'entreprise avec vos dernières informations (informations légales, coordonnées, compte(s) bancaire(s)).
Ajouter votre/vos client(s) à votre espace Banqup.
Configurer les délais de paiement et d'expiration par défaut. → En savoir plus
Définir des conditions de paiement et d'expiration par défaut
Avant de créer des factures, vous pouvez configurer des conditions de paiement par défaut pour calculer automatiquement les dates d'échéance :
Accédez à Création de Document.
Cliquez sur l'icône de roue dentée pour ouvrir les paramètres.
Accédez à l'onglet Dates d'échéance.
Sous Conditions de paiement des factures, définissez votre délai de paiement standard.
Sous Délai de validité des devis, définissez la durée de validité des devis.
Lors de la création de factures, la date d'échéance sera automatiquement calculée en fonction de la date du document. Vous pouvez toujours ajuster manuellement la date d'échéance pour des documents individuels si nécessaire.
Créer une facture
Une fois les prérequis terminés, il est temps de créer une facture (ou note de crédit). Voici comment faire :
Allez dans Création de Document.
Sélectionnez Facture de vente ou Note de crédit, selon le type de document que vous souhaitez créer.
Voici un aperçu de tout ce que vous pouvez faire dans le Création de Document :
Prévisualisez la version PDF du document que vous êtes en train de créer.
Annuler la création du document. Tous les changements seront perdus.
Obtenez plus d'options pour joindre un document, ajouter un commentaire, télécharger ou supprimer le document.
Sauvegarder le brouillon du document.
Sauvegarder et envoyer directement au client.
Ajouter un client en recherchant son nom (ou cliquez sur le bouton Ajouter aux partenaires commerciaux qui apparaît s'il n'existe pas encore).
Après avoir sélectionné un client, cliquez sur les trois points pour le modifier , modifier les canaux de livraison du client, changer de client.
Ajouter les détails de la facture comme date de facture, date d'échéance, date de livraison.
Astuce : il existe un paramètre pour définir automatiquement la date du document à la date actuelle. Pour l'activer/désactiver, allez dans Création de document > cliquez sur l'icône roue dentée pour ouvrir les paramètres > Date de document automatisée. Quand ce paramètre est désactivé, vous pouvez choisir la date du document manuellement.Ajouter des champs supplémentaires (référence client, référence contrat, référence bon de commande).
Ajouter les informations du produit ou service comme le nom de l'article, quantité, unité, prix unitaire, taux de TVA, prix hors TVA.
Saisir le nom de l'article affichera les produits de votre catalogue que vous pourrez sélectionner. Vous pouvez également ajouter un nouveau produit à votre catalogue en cliquant sur le bouton « Ajouter au catalogue » qui apparaît lors de la saisie.
Pour le nom de l'article : en cliquant sur le champ de texte, celui-ci s'agrandit pour afficher jusqu'à sept lignes de texte. Si vous survolez le champ avec votre souris, une info-bulle affichera le nom complet. Vous pouvez utiliser Maj+Entrée pour ajouter une nouvelle ligne dans le champ.Veuillez noter que les noms d'articles sont limités à 255 caractères afin de garantir la compatibilité des documents.
Cliquez sur les trois points pour ajouter une réduction au produit ou pour supprimer la ligne de facture.
Cliquer sur Ajouter une ligne de facture ajoute une ligne supplémentaire pour ajouter des éléments à la facture.
Marquer la facture comme payée.
Ajouter une référence de paiement et sélectionner l'un de vos comptes de paiement où vous souhaitez être payé.
(Remarque : liez d'abord vos comptes bancaires à Banqup, ou si vous n'utilisez pas les paiements, ajoutez manuellement les informations de votre compte bancaire dans les paramètres de Création de Document)(Pour le secteur de la construction uniquement) indiquez que la maison a plus de 10 ans.
Ajouter des notes qui apparaîtront sur la facture.
Si vous sélectionnez un taux de TVA de 0% pour votre facture, la raison apparaîtra ici (par ex. autoliquidation, exonération de TVA, etc.).
Astuce : Vous pouvez définir une note par défaut qui sera automatiquement ajoutée à toutes les factures/notes de crédit que vous créez dans Banqup. Pour la configurer, allez dans Création de Document, cliquez sur la roue dentée en haut pour ouvrir les paramètres, activez Note par défaut et saisissez votre texte.
Créer une note de crédit
Créer une note de crédit fonctionne comme créer une facture. Cependant, il y a une exigence supplémentaire : une note de crédit doit faire référence à la facture d'origine.
Vous avez deux options pour créer une note de crédit avec une référence à la facture d'origine :
Option 1 : Créer depuis l'écran des factures de vente (recommandé)
Cette option est recommandée, car le lien vers la facture d'origine est créé automatiquement en fonction de la facture à partir de laquelle vous lancez l'action.
Allez dans Factures de vente.
Trouvez la facture que vous souhaitez créditer.
Dans la colonne Actions, cliquez sur les trois points (⋮) et sélectionnez Créer une note de crédit.
Une note de crédit est générée automatiquement pour la facture sélectionnée, avec le bon montant déjà renseigné et liée à la facture d'origine.
Vérifiez et modifiez la note de crédit si nécessaire avant de l'envoyer.
Option 2 : Créer manuellement et référencer une facture
Commencez à créer une nouvelle note de crédit (voir Créer une facture ci-dessus).
Dans le champ Référence de facture, saisissez le numéro de la facture (ou une partie).
Sélectionnez la facture correspondante dans la liste déroulante pour la lier.
Pour faire référence à une facture qui n'est pas sur Banqup, il vous suffit de saisir son numéro dans le champ Référence de facture, puis d'appuyer sur la touche Entrée ou Tab de votre clavier pour confirmer.
Pour référencer une facture qui n'est pas sur Banqup, vous pouvez simplement écrire son numéro dans le champ Référence de facture.
Créer un devis
Allez dans Document Creator.
Sélectionnez Devis.
Ajoutez les détails du devis :
Client : Recherchez un client existant en tapant son nom et sélectionnez-le. Vous pouvez aussi ajouter un nouveau client.
Date du document : Sélectionnez la date du devis.
Date d'expiration : Indiquez la date de validité du devis.
Produits ou services : Entrez les articles manuellement ou choisissez-les dans votre catalogue.
Notes : Ajoutez des informations ou conditions supplémentaires.
Enregistrer et envoyer : Finalise le devis et l'envoie au client.
Enregistrer comme brouillon : Garde le devis en mode brouillon pour modification ultérieure.
→ Pour plus d'informations, consultez cet article : Créer des devis.
Création de documents en auto-facturation
Vous pouvez également créer des factures et des notes de crédit en auto-facturation avec Création de Document. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet ici : Auto-facturation dans Banqup.
Cloner une facture/note de crédit
Pour créer des documents plus rapidement, vous pouvez cloner un document existant et modifier seulement les champs nécessaires. Vous pouvez cloner des documents depuis Création de document ou depuis Factures de vente :
Cliquez sur les trois points à côté d'un document existant.
Sélectionnez Cloner.
Choisissez si vous voulez aussi cloner les pièces jointes (s'il y en a).
Envoyer votre facture ou note de crédit
Une fois votre facture créée (ou note de crédit), vous pouvez l'envoyer à votre client depuis Banqup. Vous pouvez envoyer un document à la fois, ou plusieurs depuis votre liste de factures de vente.
Envoyer un seul document
Ouvrez le document dans Document Creator.
Cliquez sur Sauvegarder et envoyer pour l'envoyer immédiatement à votre client.
Sinon, cliquez sur Sauvegarder le brouillon pour le garder en brouillon. Ouvrez-le plus tard et cliquez sur Sauvegarder et envoyer quand vous êtes prêt.
Le document est automatiquement envoyé à votre client en utilisant ses canaux de livraison configurés.
💡 Si rien ne se passe lorsque vous cliquez sur Sauvegarder et envoyer, vérifiez vos paramètres de numérotation de documents. Le champ numéro ne doit contenir que des chiffres, les caractères non numériques comme les tirets peuvent empêcher l'envoi.
Envoyer plusieurs documents d'un coup
Si vous avez plusieurs factures prêtes à envoyer, vous pouvez toutes les envoyer depuis la liste Factures de Vente.
Allez dans Factures de Vente.
Sélectionnez les factures que vous souhaitez envoyer.
Cliquez sur Envoyer. Une fenêtre de vérification s'ouvre avec la liste complète des factures sélectionnées.
Si une facture présente une erreur de validation, elle est signalée dans la liste. Vous avez deux options :
Cliquez sur l'icône de suppression à côté d'une facture signalée pour la retirer de la sélection, puis traitez-la séparément plus tard.
Retirez toute autre facture de la sélection si vous changez d'avis.
Quand la liste ne contient plus que les factures que vous souhaitez envoyer, cliquez sur Envoyer pour confirmer.
Remarque : Seules les factures restées dans la liste sont envoyées. Celles que vous avez retirées gardent le statut Brouillon et ne sont pas livrées au client.
Envoi de factures via Peppol
Pour envoyer des factures via Peppol, assurez-vous d':
Collecter des paiements
Maintenant que vous savez comment créer et envoyer des factures, aimeriez-vous apprendre comment être payé plus rapidement ?
Avec Payments, vous pouvez ajouter des liens de paiement et des codes QR directement à vos factures, permettant ainsi à vos clients de payer instantanément depuis leur boîte de réception. Cela réduit les délais de paiement et améliore votre trésorerie.
Correction de factures envoyées
Une fois qu'une facture a été envoyée via Peppol ou par e-mail, elle est considérée comme juridiquement définitive et ne peut plus être modifiée ou supprimée. Si vous découvrez une erreur (par exemple, un prix ou une description incorrects) après l'envoi :
Émettez une note de crédit pour la facture initiale erronée afin de l'annuler.
Créez et envoyez une nouvelle facture avec les informations correctes.
La note de crédit et la nouvelle facture doivent toutes deux être enregistrées dans votre comptabilité pour garantir une piste d'audit valide.
Questions fréquentes
Puis-je vérifier si mes factures ont bien été envoyées via Peppol ?
Oui. Accédez à vos factures de vente, double-cliquez sur une facture pour afficher ses détails, puis consultez la section Activités dans le panneau de droite. Vous y verrez toutes les actions liées à ce document, ainsi que l'indication de son envoi à Peppol.
Ma facture indique un échec de livraison dans Activités. Qu'est-ce que cela signifie ? Si une livraison Peppol échoue, le système planifie automatiquement une nouvelle tentative. Pendant cette procédure, le panneau Activités affichera : « Échec de la livraison ; nouvelle tentative automatique. » Aucune action n'est requise de votre part.
Puis-je envoyer des factures directement depuis Banqup ?
Oui, après avoir créé une facture, vous pouvez l'envoyer directement à votre client via Banqup.
Dans quelle langue les factures, notes de crédit et devis sont-ils envoyés ?
Les documents créés avec Document Creator utiliseront la langue que vous avez choisie pour votre fournisseur lors de leur création. Cela peut être modifié directement dans les informations du fournisseur.
→ En savoir plus sur la création et la modification des fournisseurs
Que dois-je faire si je fais une erreur sur une facture après l'avoir envoyée ?
Si vous avez déjà envoyé une facture avec une erreur, vous devez créer une note de crédit pour annuler la facture originale, puis créer une nouvelle facture corrigée.
Puis-je saisir le prix TVA comprise d'un article lors de la création d'une facture ?
Non, l'application ne prend actuellement en charge que la saisie du prix HTVA.
Puis-je ajouter un logo à mes factures ?
Oui. → En savoir plus
Puis-je créer une note de crédit sans référencer de facture ?
Non. La référence d'une facture est obligatoire. Consultez la section Créer une note de crédit ci-dessus pour connaître les deux méthodes possibles.
Pourquoi ne puis-je pas envoyer mon document ? Rien ne se passe lorsque j'essaie d'envoyer le document.
Cela peut se produire dans deux scénarios :
A) Lorsque vous essayez d'envoyer une facture Peppol sans numéro de PO (bon de commande). Un numéro de PO doit toujours être fourni lors de l'envoi de factures via Peppol. Si vous n'en avez pas, tapez simplement « 0 ».
B) Lorsque le champ numéro dans vos paramètres de numérotation de documents contient des caractères non numériques (comme un tiret ou un espace). Pour vérifier et corriger cela :
Accédez à Création de Document.
Cliquez sur l'icône de roue dentée dans le coin supérieur droit.
Accédez à l'onglet Numérotation des documents.
Vérifiez le champ numéro pour chaque série. Il ne doit contenir que des chiffres (par exemple,
0001).Si le numéro contient des tirets, des espaces ou d'autres caractères, déplacez ces caractères dans le champ préfixe à la place. Par exemple : changez préfixe
INV-/ numéro2026-0001en préfixeINV-2026-/ numéro0001.Enregistrez vos modifications et réessayez d'envoyer.
Si le problème persiste, essayez de recréer le document depuis le début et de l'envoyer.
J'essaie d'envoyer plusieurs factures en même temps et je vois « Remove all items with errors ». Que faire ?
Ce message s'affiche quand au moins une facture de votre sélection présente un problème qui empêche son envoi. La cause la plus fréquente est un champ manquant requis par le canal de livraison (par exemple, un numéro de PO manquant pour une facture Peppol).
Pour continuer :
Dans la fenêtre de vérification, repérez les factures signalées par une erreur.
Cliquez sur l'icône de suppression à côté de chaque facture signalée pour la retirer de la sélection. Vous pourrez les corriger séparément plus tard.
Une fois que seules les factures envoyables restent dans la liste, cliquez à nouveau sur Envoyer.