L'app Création de documents est un outil puissant qui vous permet de générer rapidement et facilement des factures et notes de crédit professionnelles. Ce guide vous explique comment créer des documents financiers conformes, de la création à l'envoi du document final à votre client.
Prérequis
Avant d'aller plus loin, assurez-vous de :
Mettre à jour votre profil d'entreprise avec vos dernières informations (informations légales, coordonnées, compte(s) bancaire(s)).
Ajouter votre/vos client(s) à votre espace Banqup.
Créer une facture
Une fois les prérequis terminés, il est temps de créer une facture (ou note de crédit). Voici comment faire :
Allez dans Création de Documents.
Sélectionnez Facture de vente ou Note de crédit, selon le type de document que vous souhaitez créer.
Voici un aperçu de tout ce que vous pouvez faire dans le Création de Documents :
Ajouter un client en recherchant son nom.
Annuler la création du document. Tous les changements seront perdus.
Enregistrer les modifications que vous avez apportées au document.
Ajouter les détails de la facture comme date de facture, date d'échéance, date de livraison.
Astuce : il existe un paramètre pour définir automatiquement la date du document à la date actuelle. Pour l'activer/désactiver, allez dans Création de documents > cliquez sur l'icône roue dentée pour ouvrir les paramètres > Date de document automatisée. Quand ce paramètre est désactivé, vous pouvez choisir la date du document manuellement.Ajouter des champs supplémentaires (références client, contrat, bon de commande.
Ajouter les informations du produit ou service comme description du produit, quantité, unité, prix unitaire, taux de TVA, prix hors TVA.
Afficher/masquer les colonnes.
Cliquer sur les trois points d'une ligne de facture vous permettra d'ajouter une remise au produit ou de supprimer la ligne.
Une ligne vide peut être supprimée ici directement.
Cliquer sur Ajouter une ligne de facture ajoute une ligne de facture.
Marquer la facture comme payée.
Ajouter une référence de paiement et sélectionner l'un de vos comptes de paiement où vous souhaitez être payé.
Ajouter des notes qui apparaîtront sur la facture.
Si vous sélectionnez un taux de TVA de 0% pour votre facture, la raison apparaîtra ici (par ex. autoliquidation, exonération de TVA, etc.).
Quand vous avez terminé votre document, cliquez sur Enregistrer. On vous demandera de nommer votre document pour l'enregistrer comme brouillon.
Après avoir enregistré votre document, un aperçu apparaît. Vous pouvez encore le modifier ou l'envoyer.
Créer une note de crédit
Créer une note de crédit fonctionne exactement comme créer une facture (voir les étapes ci-dessus). Cependant, il y a une exigence supplémentaire : une note de crédit doit référencer la facture originale. Voici comment procéder :
Dans le champ Référence de facture, tapez le numéro de facture (ou une partie).
Les factures correspondantes apparaîtront dans un menu déroulant.
Sélectionnez la facture originale pour associer la note de crédit à celle-ci.
Pour référencer une facture qui n'est pas sur Banqup, vous pouvez simplement écrire son numéro dans le champ Référence de facture.
Cloner une facture/note de crédit
Pour créer des documents plus rapidement, vous pouvez cloner un document existant et modifier seulement les champs nécessaires. Vous pouvez cloner des documents depuis Création de documents ou depuis Factures de vente :
Cliquez sur les trois points à côté d'un document existant.
Sélectionnez Cloner.
Choisissez si vous voulez aussi cloner les pièces jointes (s'il y en a).
Envoyer votre facture ou note de crédit
Une fois que vous avez créé et sauvegardé votre facture ou note de crédit, vous pouvez l'envoyer directement à votre client depuis Banqup :
Après avoir sauvegardé votre document, vous verrez la page de détails du document.
Cliquez sur le bouton Envoyer.
Le document est automatiquement envoyé à votre client en utilisant ses canaux de livraison configurés.
Questions fréquentes
Puis-je envoyer des factures directement depuis Banqup ?
Oui, après avoir créé une facture, vous pouvez l'envoyer directement à votre client via Banqup.
Que dois-je faire si je fais une erreur sur une facture après l'avoir envoyée ?
Si vous avez déjà envoyé une facture avec une erreur, vous devez créer une note de crédit pour annuler la facture originale, puis créer une nouvelle facture corrigée.
Puis-je ajouter un logo à mes factures ?
Il n'est actuellement pas possible d'ajouter un logo à vos factures.