L'app Création de documents est un outil puissant qui vous permet de générer rapidement et facilement des factures et notes de crédit professionnelles. Ce guide vous explique comment créer des documents financiers conformes, de la création à l'envoi du document final à votre client.
Prérequis
Avant d'aller plus loin, assurez-vous de :
Mettre à jour votre profil d'entreprise avec vos dernières informations (informations légales, coordonnées, compte(s) bancaire(s)).
Ajouter votre/vos client(s) à votre espace Banqup.
Créer une facture
Une fois les prérequis terminés, il est temps de créer une facture (ou note de crédit). Voici comment faire :
Allez dans Création de Documents.
Sélectionnez Facture de vente ou Note de crédit, selon le type de document que vous souhaitez créer.
Voici un aperçu de tout ce que vous pouvez faire dans le Création de Documents :
Annuler la création du document. Tous les changements seront perdus.
Sauvegarder le brouillon du document.
Sauvegarder et envoyer directement au client.
Ajouter un client en recherchant son nom (ou cliquez sur le bouton Ajouter aux partenaires commerciaux qui apparaît s'il n'existe pas encore).
Après avoir sélectionné un client, vous pouvez le modifier via les trois points situés à côté.
Ajouter les détails de la facture comme date de facture, date d'échéance, date de livraison.
Astuce : il existe un paramètre pour définir automatiquement la date du document à la date actuelle. Pour l'activer/désactiver, allez dans Création de documents > cliquez sur l'icône roue dentée pour ouvrir les paramètres > Date de document automatisée. Quand ce paramètre est désactivé, vous pouvez choisir la date du document manuellement.Ajouter des champs supplémentaires (références client, contrat, bon de commande.
Ajouter les informations du produit ou service comme description du produit, quantité, unité, prix unitaire, taux de TVA, prix hors TVA.
Ajouter une remise au produit
Supprimer la ligne.
Afficher/masquer les colonnes.
Cliquer sur Ajouter une ligne de facture ajoute une ligne de facture.
Marquer la facture comme payée.
Ajouter une référence de paiement et sélectionner l'un de vos comptes de paiement où vous souhaitez être payé.
Ajouter des notes qui apparaîtront sur la facture.
Si vous sélectionnez un taux de TVA de 0% pour votre facture, la raison apparaîtra ici (par ex. autoliquidation, exonération de TVA, etc.).
Astuce : Vous pouvez définir une note par défaut qui sera automatiquement ajoutée à toutes les factures/notes de crédit que vous créez dans Banqup. Pour la configurer, allez dans Création de Documents, cliquez sur la roue dentée en haut pour ouvrir les paramètres, activez Note par défaut et saisissez votre texte.
Créer une note de crédit
Créer une note de crédit fonctionne exactement comme créer une facture (voir les étapes ci-dessus). Cependant, il y a une exigence supplémentaire : une note de crédit doit référencer la facture originale. Voici comment procéder :
Dans le champ Référence de facture, tapez le numéro de facture (ou une partie).
Les factures correspondantes apparaîtront dans un menu déroulant.
Sélectionnez la facture originale pour associer la note de crédit à celle-ci.
Pour référencer une facture qui n'est pas sur Banqup, vous pouvez simplement écrire son numéro dans le champ Référence de facture.
Cloner une facture/note de crédit
Pour créer des documents plus rapidement, vous pouvez cloner un document existant et modifier seulement les champs nécessaires. Vous pouvez cloner des documents depuis Création de documents ou depuis Factures de vente :
Cliquez sur les trois points à côté d'un document existant.
Sélectionnez Cloner.
Choisissez si vous voulez aussi cloner les pièces jointes (s'il y en a).
Envoyer votre facture ou note de crédit
Une fois votre facture créée (ou note de crédit), vous pouvez l'envoyer à votre client depuis Banqup.
Vous pouvez d'abord l'enregistrer comme brouillon et l'envoyer ultérieurement. Cliquez simplement sur Sauvegarder le brouillon, puis ouvrez-le et cliquez sur Sauvegarder et envoyer.
Vous pouvez l'envoyer immédiatement à votre client en cliquant sur Sauvegarder et envoyer.
Le document est automatiquement envoyé à votre client en utilisant ses canaux de livraison configurés.
Questions fréquentes
Puis-je envoyer des factures directement depuis Banqup ?
Oui, après avoir créé une facture, vous pouvez l'envoyer directement à votre client via Banqup.
Que dois-je faire si je fais une erreur sur une facture après l'avoir envoyée ?
Si vous avez déjà envoyé une facture avec une erreur, vous devez créer une note de crédit pour annuler la facture originale, puis créer une nouvelle facture corrigée.
Puis-je ajouter un logo à mes factures ?
Il n'est actuellement pas possible d'ajouter un logo à vos factures.