Gardez votre portefeuille de clients organisé en ajoutant chaque entreprise à votre Espace Partenaire. Ce guide vous accompagne dans le processus d'ajout de nouveaux clients et de leurs informations essentielles.
Le saviez-vous ?
Vous pouvez également intégrer des clients à l'aide d'un lien d'inscription partageable. L'utilisation de liens d'inscription facilite la liaison des clients à votre Espace Partenaire :
Pas besoin d'ajouter ou d'importer des clients manuellement.
Toute personne utilisant votre lien sera connectée à votre Espace Partenaire (cela fonctionne aussi bien pour les nouveaux utilisateurs de Banqup que pour ceux qui y sont déjà).
Si vous préférez ajouter des clients manuellement plutôt que d'utiliser des liens partageables, continuez la lecture de cet article.
Modèles de configuration
Lorsque vous ajoutez un nouveau client, vous devez d’abord sélectionner un modèle de configuration.
Les modèles de configuration permettent de définir à l’avance qui gérera le client et quelles intégrations seront appliquées automatiquement, afin que chaque nouveau client démarre avec la bonne configuration dès le premier jour.
Lorsque vous sélectionnez un modèle lors de la création d'un client, vous verrez un résumé de la configuration de chaque modèle: les membres de l'équipe assignés, les intégrations actives et qui gère l'abonnement.
L’utilisation de modèles permet de gagner du temps et d’assurer une création cohérente des espaces clients sans configuration manuelle répétitive.
Créer un modèle de configuration
Allez dans Clients dans votre Espace Partenaire.
Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à gauche de l’écran.
Sous Modèles de configuration, cliquez sur Créer un modèle.
Étape 1 : Nom et description
Saisissez un nom et une description (facultative) pour votre modèle, puis cliquez sur Continuer.
Étape 2 : Attribuer des utilisateurs (optionnel)
Si vous souhaitez que certains utilisateurs soient automatiquement attribués aux clients utilisant ce modèle, sélectionnez-les puis cliquez sur Continuer.
Étape 3 : Ajouter des intégrations (optionnel)
Sélectionnez les intégrations qui seront automatiquement liées aux clients créés avec ce modèle. Cliquez sur Enregistrer le modèle pour terminer.
Après la création du client, vous pouvez toujours modifier ou remplacer les paramètres appliqués par le modèle.
Ajouter un client
Allez dans Clients.
Cliquez sur Ajouter un client.
Sélectionnez un modèle de configuration. Cliquez ensuite sur Continuer.
Recherchez l'entreprise, puis cliquez sur le résultat correspondant (vous pouvez également compléter les détails manuellement).
Veuillez remplir tous les champs obligatoires, puis cliquez sur Continuer.
Si vous disposez d'un mandat de facturation électronique pour ce client, cochez la case Je confirme avoir reçu un mandat signé de ce client pour son inscription à la facturation électronique. (Facultatif)
Cliquez sur Ajouter client pour terminer.
Note : Après avoir ajouté un client, vous pouvez l'inviter à Banqup. Quand il accepte l'invitation, son entreprise sera liée à votre cabinet comptable.
Ajout de clients en masse
Étape 1 : Télécharger le fichier modèle
Allez dans Clients.
Cliquez sur Importer des clients.
Téléchargez le modèle et ouvrez-le sur votre ordinateur (c'est un fichier .xlsx).
Étape 2 : Remplir le fichier modèle
Remplissez les détails de vos clients puis enregistrez le fichier (Les détails marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires) :
Raison sociale *
Pays (code lettre) * → Doit être les codes à deux lettres figurant dans la liste ISO 3166-1 alpha-2.
Email de contact *
Prénom du contact *
Nom de famille du contact *
Langue du contact (locale) *
→ Doit être spécifié en utilisant le code de langue + code pays. Par exemple : fr-BE, nl-BE, de-BENuméro d'entreprise
→ Doit comporter 10 chiffres et commencer par 0, sans points ni espaces.
Par exemple : 0123456789TVA
→ Doit commencer par 'BE' et être suivi de 10 chiffres. Pas de points, pas d'espaces.
Par exemple : BE0123456789Référence externe
→ La référence du client (comme le numéro d’administration, ID client, ID entreprise, etc.) venant du logiciel comptable. Cela permettra d’exporter les factures de Banqup vers le bon dossier client dans votre logiciel comptable (si celui-ci utilise ce type d’identifiant).IBAN
Rue
Numéro
Boîte postale
Code postal
Commune/ville
Mandat
→ La valeur doit être « Oui » ou « Non ». Cela indique si vous disposez d’un mandat signé pour enregistrer le client sur Peppol.Modèle
→ Le nom du modèle de configuration à utiliser pour le client.
Enregistrez votre fichier lorsque vous avez terminé d'ajouter des clients.
Étape 3 : Télécharger le fichier
Importez votre fichier .xlsx enregistré.
Cliquez sur Importer.
Notes importantes
Après avoir ajouté un client, vous pouvez l'inviter sur Banqup.
Lorsqu'il accepte l'invitation, son entreprise sera liée à votre cabinet comptable.
Consultez la section Prochaines étapes au bas de ce guide pour poursuivre la gestion des clients et apprendre comment les inviter, obtenir leurs documents, etc.
Modifier un client
Allez dans Clients.
Double cliquez sur un client.
Cliquez sur Modifier les détails.
Mettez à jour les informations nécessaires, puis sauvegardez.
Supprimer des clients
Accédez à Clients.
Sélectionnez l'onglet Inactifs.
Sélectionnez le ou les clients à supprimer.
Cliquez sur le bouton Supprimer.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter plusieurs contacts pour un client ?
Oui, vous pouvez ajouter autant de personnes de contact que nécessaire pour chaque client.
Que faire si je n'ai pas toutes les informations ?
Vous pouvez ajouter les informations de base, toute information supplémentaire ajoutée par votre client sera synchronisée et visible dans ses détails.
Puis-je modifier les informations client après les avoir ajoutés ?
Oui, vous pouvez modifier les informations client à tout moment.