Apprenez comment ajouter de nouveaux membres à votre espace Banqup
Gérez l'accès de votre équipe à l'espace en ajoutant ou supprimant des utilisateurs. Voici comment gérer efficacement les utilisateurs.
Ajouter de nouveaux utilisateurs
Accédez aux paramètres utilisateur :
Cliquez sur le nom de votre entreprise (coin supérieur droit).
Sélectionnez Paramètres.
Trouvez la carte Utilisateurs.
L'ajout d'utilisateurs se fait en trois étapes :
Étape 1 : Ajouter les coordonnées de l'utilisateur
Saisissez les coordonnées de l'utilisateur :
Nom et prénom
Adresse e-mail
Langue d'invitation
Cliquez sur Continuer.
Étape 2 : Définir les responsabilités
Sélectionnez un ou plusieurs rôles pour l'utilisateur que vous invitez. Les rôles sont des responsabilités ou des fonctions que cette personne exerce. Chaque rôle définit quelles données elle peut voir et quelles actions elle peut entreprendre.
Rôles disponibles :
Administrateur → Peut inviter des personnes, contrôler qui voit quoi, ajouter de nouvelles extensions, modifier la facturation et l'abonnement. Cette personne peut faire la plupart des choses, mais pas tout.
Responsable des ventes → Gère tout ce qui concerne les ventes. Fait des devis et des factures, les envoie aux clients et suit les paiements.
Assistant des ventes → Aide aux processus de vente, mais ne peut pas envoyer de documents aux clients. Peut toujours créer de nouveaux documents, corriger des erreurs et examiner les choses.
Responsable des achats → Gère tout ce qui concerne les achats. Vérifie les factures des fournisseurs, les approuve pour paiement et les marque comme payées.
Assistant des achats → Aide aux achats, mais ne peut pas les approuver pour paiement ou les marquer comme payés. Peut toujours aider pour d'autres tâches.
Responsable financier → Chargé d'effectuer les paiements et de s'occuper des comptes bancaires. Cette personne ne peut pas voir les documents de vente ou d'achat, sauf si on lui attribue un autre rôle également.
Titulaire de carte → Quelqu'un qui utilise une carte de débit Banqup. Peut seulement voir sa propre utilisation de carte, pas combien d'argent il y a sur le compte.
Comptable → Peut voir beaucoup d'informations pour effectuer le travail comptable. Peut voir à la fois les documents de vente et d'achat, mais ne peut pas faire autant de choses avec eux que les responsables des ventes et des achats.
Étape 3 : Inviter l'utilisateur
Vérifiez les coordonnées de l'utilisateur et les responsabilités que vous avez définies.
Cliquez sur Inviter.
L'utilisateur invité recevra un e-mail avec des instructions pour configurer son compte. Il aura accès à l'espace Banqup auquel vous l'avez invité lorsqu'il acceptera l'invitation et que son enregistrement sera terminé (pour les utilisateurs qui n'avaient pas encore de compte Banqup).
Comprendre la liste des utilisateurs
La liste des utilisateurs affiche toutes les personnes ayant accès à votre espace. Pour vous aider à distinguer les membres internes de votre équipe des utilisateurs partenaires externes, la liste comporte maintenant une colonne Type et un en-tête récapitulatif.
Colonne Type
Chaque utilisateur est identifié dans la colonne Type comme :
Équipier : un utilisateur interne, soit membre de votre organisation, soit invité directement par vous.
Partenaire : un utilisateur externe lié à votre espace via une entité partenaire (par exemple, votre comptable ou un revendeur). Survolez l'étiquette Partenaire pour afficher une infobulle expliquant que cet utilisateur appartient à un espace partenaire connecté.
En-tête récapitulatif
En haut de la page Utilisateurs, deux tuiles récapitulatives affichent en un coup d'œil le nombre total d'équipiers et de Partenaires.
Note : Les utilisateurs Partenaire ne comptent pas dans le nombre de sièges de votre abonnement. Seuls les équipiers sont comptabilisés dans la limite de sièges de votre plan, donc donner accès à un comptable ou à un autre partenaire n'affecte pas votre facturation.
Renvoyer une invitation
Si un utilisateur invité ne s'est pas encore connecté ou a perdu l'e-mail d'invitation d'origine, vous pouvez lui en envoyer un nouveau sans annuler l'invitation existante.
Allez dans Paramètres > Utilisateurs.
Retrouvez l'utilisateur avec le statut Invité.
Cliquez sur le menu à trois points à côté de son nom.
Sélectionnez Renvoyer l'invitation.
Un nouvel e-mail d'invitation est envoyé à l'utilisateur et une notification de confirmation apparaît en bas de votre écran.
Remarque : le lien d'invitation d'origine reste valide. Le renvoi donne simplement à l'utilisateur une autre copie du même e-mail.
Annuler une invitation en attente
Si vous avez envoyé une invitation à la mauvaise personne ou si vous devez révoquer l'accès avant qu'elle ne soit acceptée, vous pouvez l'annuler :
Accédez à Paramètres > Utilisateurs.
Trouvez l'utilisateur avec le statut Invité.
Cliquez sur le menu trois points à côté de son nom.
Sélectionnez Annuler l'invitation.
Le lien d'invitation sera immédiatement désactivé et l'utilisateur ne pourra plus l'accepter.
Désactiver des utilisateurs
Pour désactiver temporairement un employé que vous prévoyez de réactiver ultérieurement :
Allez dans Paramètres.
Naviguez jusqu'à la carte Utilisateurs.
Double-cliquez sur un utilisateur.
Cliquez sur Désactiver.
Supprimer des utilisateurs
Pour supprimer l'accès d'un employé :
Allez dans Paramètres.
Naviguez jusqu'à la boîte Utilisateurs.
Cliquez sur le menu à trois points à côté de l'employé.
Sélectionnez Supprimer et confirmez.
Remarque : Les utilisateurs supprimés perdent immédiatement l'accès.
Questions fréquentes
Puis-je modifier les rôles d'un utilisateur après l'avoir invité ?
Vous pouvez modifier les rôles d'un utilisateur après qu'il ait accepté l'invitation.
Les employés peuvent-ils changer leur langue ultérieurement ?
Oui, les utilisateurs peuvent modifier leurs préférences linguistiques dans les paramètres de leur profil (accessibles en cliquant sur le nom de l'espace en haut à droite de l'écran, puis Mon profil utilisateur).
Puis-je désactiver temporairement l'accès au lieu de supprimer ?
Oui, vous pouvez désactiver temporairement un utilisateur. Voir la section Désactiver un utilisateur ci-dessus.