Le Radar de transactions simplifie le processus souvent complexe de correspondance des transactions avec leurs documents correspondants. En automatisant la réconciliation, cet outil puissant vous aide à maintenir des registres financiers précis avec un minimum d'effort.
Qui utilise le Radar de transactions et pourquoi
Le Radar de transactions est conçu pour les chefs d'entreprise et les comptables qui traitent régulièrement la réconciliation des paiements et des factures. Le Radar de transaction est idéal pour vous si vous :
Avez besoin de réduire le temps consacré à la correspondance manuelle des transactions.
Nécessitez des preuves pour les transactions de paiement à des fins comptables.
Traitez des notes de crédit et devez les faire correspondre aux factures originales.
L'avantage principal est l'efficacité. Ce qui prenait auparavant des heures de travail manuel peut maintenant être accompli en quelques minutes, avec une plus grande précision.
Prérequis
Pour utiliser le Radar de transactions, vous avez besoin :
Aperçu
Lorsque vous accédez pour la première fois au Radar de transactions, vous verrez une liste de transactions avec un aperçu de :
Nombre de transactions appariées.
Nombre de transactions non appariées.
Nombre de correspondances proposées en attente de votre approbation.
Cliquez sur Apparier les transactions pour voir les correspondances proposées et les transactions non appariées. Cliquez sur Afficher les correspondances pour voir une liste détaillée des transactions automatiquement appariées.
Astuce : Vérifiez régulièrement le Radar de transactions pour identifier rapidement les éléments nécessitant votre attention.
Appariement automatique des transactions
Le Radar de transactions fait automatiquement correspondre les paiements aux factures en utilisant des règles prédéfinies, notamment :
Correspondance des références.
Correspondance des montants.
Proximité des dates.
Informations sur le fournisseur/client.
Comment ça marche : Lorsqu'une nouvelle transaction est détectée ou qu'un document est ajouté, le système applique ses règles de correspondance et met à jour le statut en conséquence.
Remarque : Vous êtes responsable de la vérification des correspondances automatiques effectuées dans le Radar de transactions.
Correspondances proposées
Parfois, le système identifie des correspondances potentielles mais a besoin de votre confirmation :
Cliquez sur Apparier les transactions sous Correspondances proposées pour voir les correspondances potentielles trouvées.
Examinez chaque correspondance proposée, qui affiche à la fois les détails de la transaction et du document.
Cliquez sur Approuver pour confirmer la correspondance ou Rejeter pour la refuser.
Appariement manuel
Pour les transactions qui nécessitent une intervention humaine :
Cliquez sur Apparier les transactions sous Transactions non appariées.
Double-cliquez sur la transaction que vous souhaitez apparier à un ou plusieurs documents.
Une liste de documents suggérés avec lesquels réconcilier votre transaction apparaît.
Sélectionnez le(s) document(s) à apparier à la transaction.
Remarques :
Vous pouvez apparier une seule transaction à plusieurs documents, ou plusieurs transactions à un seul document lorsque c'est approprié.
Si aucun document n'est nécessaire pour une transaction (par exemple, votre paiement de loyer), vous pouvez sélectionner Aucun document requis.
Questions fréquentes
À quelle fréquence les transactions sont-elles mises à jour dans le Radar de transactions?
Les transactions des Banqup Business Accounts sont mises à jour en temps réel. Les transactions des comptes bancaires externes sont mises à jour en fonction de vos paramètres de synchronisation, généralement quotidiennement.
Le Radar de transactions peut-il faire correspondre des paiements partiels ?
Oui, le système peut faire correspondre des paiements partiels aux factures et suivre le solde restant.
Que se passe-t-il si je rejette une correspondance proposée ?
La transaction et le document retournent dans le pool non apparié et peuvent générer de nouvelles correspondances proposées basées sur d'autres correspondances potentielles.
Puis-je annuler une correspondance si j'ai fait une erreur ?
Oui, allez à la transaction appariée, cliquez sur "Options" et sélectionnez "Désapparier" pour séparer la transaction du document.
Le Radar de transactions fonctionne-t-il avec tous les types de documents ?
Il fonctionne avec les factures de vente, les factures d'achat et les notes de crédit. Les autres types de documents peuvent avoir une fonctionnalité limitée.