Banqup stelt je in staat om meerdere bedrijven te beheren vanuit één account. Of je nu meerdere onafhankelijke bedrijven runt of een bedrijf hebt met meerdere filialen of locaties, je kan alles efficiënt organiseren met behulp van afzonderlijke spaces.
Dit artikel legt uit hoe spaces werken, wanneer je nieuwe moet aanmaken en hoe je tussen ze kan schakelen.
Wat is een space?
Een space is een toegewijde werkomgeving binnen Banqup. Elke space werkt onafhankelijk met zijn eigen documenten, betaalrekeningen, apps, integraties, gebruikers en instellingen.
Wat is een organisatie?
Een organisatie vertegenwoordigt een juridische entiteit met zijn eigen btw- of ondernemingsnummer. Je kan meerdere spaces hebben die gekoppeld zijn aan dezelfde organisatie (voor filialen), of afzonderlijke organisaties voor volledig verschillende bedrijven.
Belangrijk onderscheid:
Scenario | Zelfde organisatie? | Spaces |
Meerdere filialen van hetzelfde bedrijf (zelfde btw-nummer) | Ja | Eén space per filiaal/locatie |
Meerdere onafhankelijke bedrijven (verschillende btw-nummers) | Nee | Eén space per bedrijf |
Scenario 1: Meerdere filialen beheren
Als je organisatie actief is op meerdere locaties, meerdere merken heeft of verschillende afdelingen heeft allemaal onder hetzelfde btw-nummer, kan je afzonderlijke spaces aanmaken terwijl je ze gekoppeld houdt aan dezelfde organisatie.
Wanneer een filiaal-space aanmaken
Maak een nieuwe space aan voor filialen als je wil:
Activiteiten scheiden tussen locaties, afdelingen of bedrijfslijnen
Financiële gegevens gescheiden houden voor elk filiaal
Verschillende teams of gebruikersrechten per filiaal toewijzen
Verschillende integraties of instellingen per locatie gebruiken
Voorbeeld
Je runt « Delight Catering BV » met twee locaties: Brussel en Antwerpen. Beide locaties delen hetzelfde btw-nummer maar hebben apart personeel, facturen en betaalrekeningen. In Banqup maak je twee spaces aan (één voor elke locatie) beide gekoppeld aan dezelfde organisatie.
Hoe een filiaal-space aanmaken
Klik op je profielpictogram in de rechterbovenhoek om het hoofdmenu te openen.
Klik op Wissel van space.
Klik op Aanmaken van space.
Je wordt gevraagd om een organisatie te selecteren. Kies je bestaande organisatie uit de lijst en klik vervolgens op Doorgaan.
Geef de nieuwe space een naam. Je kan ook een global location number (GLN)* toevoegen.
Klik op Doorgaan.
Voeg het adres van het filiaal toe en klik vervolgens op Doorgaan.
Je nieuwe filiaal-space is klaar voor gebruik.
Opmerking
Wanneer je een bestaande organisatie selecteert, begrijpt Banqup dat dit een filiaal is van dezelfde juridische entiteit. Alle spaces die aan deze organisatie zijn gekoppeld, delen dezelfde juridische identiteit (btw-nummer, ondernemingsnummer) terwijl ze afzonderlijke operationele gegevens behouden.
* Wat is een locatienummer (GLN)?
Een locatienummer, ook wel Global Location Number (GLN) genoemd, is een unieke 13-cijferige identificatie voor fysieke locaties, juridische entiteiten of functionele entiteiten binnen je organisatie. GLN's maken deel uit van het GS1-systeem en worden internationaal gebruikt voor bedrijfsidentificatie en elektronische facturatie.
Als je organisatie meerdere filialen of locaties heeft die uniek moeten worden geïdentificeerd in facturen en zakelijke documenten, kan je GLN's verkrijgen bij GS1 België & Luxemburg.
Scenario 2: Meerdere bedrijven beheren
Als je meerdere bedrijven beheert met verschillende btw- of ondernemingsnummers, moet elk bedrijf zijn eigen organisatie en space hebben in Banqup. Dit zorgt ervoor dat financiële gegevens, gebruikers en juridische informatie volledig gescheiden blijven, zoals vereist voor naleving.
Wanneer een nieuw bedrijf aanmaken
Maak een nieuw bedrijf aan als je:
Meer dan één geregistreerd bedrijf beheert
Facturen, gebruikers en belastingen volledig gescheiden moet houden
Verschillende boekhouders hebt voor verschillende bedrijven
Voorbeeld
Je bent eigenaar van « GreenTech BV » en « SolarPro SRL ». Elk heeft zijn eigen btw-nummer en financiële administratie. In Banqup moet je afzonderlijke organisaties aanmaken voor elk bedrijf.
Hoe een nieuw bedrijf aanmaken
Klik op je profielpictogram in de rechterbovenhoek om het hoofdmenu te openen.
Klik op Wissel van space.
Klik op Aanmaken van space.
Klik op Voeg een nieuwe organisatie toe.
Voltooi het registratieproces voor je nieuwe bedrijf.
Zodra voltooid, wordt een nieuwe Banqup-space aangemaakt voor die juridische entiteit.
Opmerking
Elk bedrijf verschijnt afzonderlijk in je menu om van space te wisselen. Je kan geen nieuw bedrijf toevoegen door een bestaande organisatie te selecteren, die optie is alleen voor filialen van dezelfde juridische entiteit.
Schakelen tussen spaces
Klik op je profielpictogram in de rechterbovenhoek om het menu te openen.
Klik op Wissel van space.
Selecteer de space waartoe je toegang wilt uit de lijst.
Je kan snel zien in welke space je je momenteel bevindt door de indicator rechtsboven op je scherm te controleren.
Wat elke space bevat
Elke space behoudt zijn eigen onafhankelijke set van:
Documenten en facturen
Betaalrekeningen
Apps en integraties
Gebruikers en rollen
Instellingen
Abonnement
Deze scheiding zorgt ervoor dat gegevens, workflows en gebruikersrechten georganiseerd blijven per bedrijf of filiaal zonder vermenging.
Gebruikerstoegang en rechten
Gebruikers moeten afzonderlijk worden uitgenodigd voor elke space. Bij het uitnodigen van een gebruiker voor een space kan je hun specifieke rechten voor die space definiëren. Dit betekent:
Een gebruiker kan volledige toegang hebben tot één space maar beperkte rechten in een andere
Een gebruiker heeft mogelijk alleen toegang tot de spaces waarmee ze moeten werken
Rollen en rechten kunnen variëren tussen spaces voor dezelfde gebruiker
Belangrijke opmerkingen
Spaces zijn onafhankelijk. Gegevens kunnen niet worden overgedragen of samengevoegd tussen spaces.
Elke space heeft zijn eigen abonnement.
Om nalevingsredenen moeten verschillende juridische entiteiten (bedrijven) volledig gescheiden blijven.
FAQ
Hoeveel spaces kan ik hebben?
Er is geen limiet op het aantal spaces dat je kan hebben.
Kan ik gebruikers alleen toegang geven tot specifieke spaces?
Ja. Gebruikers moeten afzonderlijk worden uitgenodigd voor elke space. Bij het uitnodigen van een gebruiker voor een space kan je hun specifieke rechten voor die space definiëren. Dit betekent dat een gebruiker volledige toegang kan hebben tot één space maar beperkte rechten in een andere, of ze hebben mogelijk alleen toegang tot de spaces waarmee ze moeten werken.
Moet ik afzonderlijke spaces aanmaken voor elke bedrijfsentiteit?
Ja, het wordt aanbevolen om afzonderlijke spaces aan te maken voor verschillende juridische entiteiten om afzonderlijke financiële administratie bij te houden en te voldoen aan bedrijfsregelgeving.
Kan ik facturen verplaatsen tussen spaces?
Nee. De documenten van elke space worden gescheiden gehouden.
Kan ik verschillende integraties per space gebruiken?
Ja. Elke space kan verbinding maken met verschillende integraties.
Kan ik mijn boekhouder verbinden met meerdere bedrijven?
Ja. Boekhouders kunnen elk van je bedrijven toevoegen als klant via hun Partner Space. Je kan ook verbinding maken met een andere boekhouder voor elk bedrijf.