Het toevoegen van je partners (klanten en leveranciers) aan je Banqup-space is een van de eerste stappen die je moet nemen als je nieuw bent op Banqup. Hierdoor kan je snel en eenvoudig facturen maken op het platform en documenten die je uploadt naar of ontvangt op het platform worden gekoppeld aan de partners die je hebt toegevoegd.
Partners kunnen ook automatisch worden aangemaakt en je kunt achteraf meer details toevoegen als dat nodig is.
Zakenpartners in bulk importeren
Als je meerdere zakenpartners tegelijk wil toevoegen, kan je ze in bulk importeren via een CSV-bestand.
Ga naar Zakenpartners.
Klik op de knop Importeren bovenaan het scherm.
Klik in het importvenster op Sjabloon downloaden om het kant-en-klare CSV-sjabloon te downloaden.
Vul de gegevens van je zakenpartners in het sjabloon in en sla het bestand op.
Sleep het bestand naar de uploadzone of klik om het te zoeken en te selecteren vanaf je apparaat.
Klik op Doorgaan. Het systeem valideert je bestand automatisch.
Bekijk de resultaten en klik, als sommige records niet konden worden geïmporteerd, op Downloaden om het foutenlogboek te downloaden. Corrigeer de problemen en upload het bestand opnieuw.
Wat je moet weten vóór het importeren:
Er kan slechts één CSV-bestand tegelijk worden geüpload.
De import ondersteunt maximaal 500 rijen per bestand.
Het systeem controleert automatisch op veelvoorkomende problemen zoals onjuiste bestandsformaten, beschadigde gegevens, ontbrekende verplichte velden en ongeldige formaten (bijv. IBAN of e-mailadres).
Om het proces te versnellen, wordt de valuta standaard ingesteld op EUR en wordt de naam van de begunstigde ingesteld op basis van de wettelijke naam van de partner of de naam van de persoon.
Als sommige records mislukken, ontvang je een gedetailleerd foutenlogboek. Corrigeer de fouten en upload het bestand opnieuw. Succesvol geïmporteerde records worden niet beïnvloed.
Opmerking: De importfunctie is beschikbaar in de app Zakenpartners. Ze vervangt de handmatige toevoegprocedure niet, beide methoden kunnen worden gebruikt naargelang je behoeften.
Klanten en leveranciers toevoegen
Ga naar de rechterbovenhoek van je scherm en open de app launcher.
Open Zakenpartners.
Klik op Toevoegen en selecteer vervolgens klant of leverancier.
Kies het type partner: bedrijf, persoon, overheid, en klik vervolgens op Doorgaan.
Informatie over de partner toevoegen
Om een zakenpartner toe te voegen, kun je:
Je partner zoeken op naam of nummer (BTW/KBO/GLN). Selecteer een resultaat uit de lijst en klik op Doorgaan. Hiermee worden de bekende gegevens automatisch vooraf ingevuld.
De gegevens van je partner handmatig invullen.
In het volgende scherm kun je de volgende informatie toevoegen of bewerken:
Juridische naam van de zakenpartner.
Hun handelsnaam. Dit is de naam die de zakenpartner openbaar gebruikt en die kan afwijken van de feitelijke juridische naam.
Hun land.
Hun taal (dit bepaalt de taal van je verkoopfacturen en e-mails die vanuit Banqup naar hen worden verzonden).
Je relatie met dit bedrijf (klant en/of leverancier).
Hun e-mailadres. Dit is belangrijk als je hen facturen via e-mail wilt sturen.
Hun telefoonnummer.
Bedrijfsidentificatoren: KBO-nummer, BTW-nummer, IBAN(s), GLN, DUNS, GS1, LEI, externe referentie, Belastingnummer, etc.
Hun hoofdadres.
Je kunt ervoor kiezen om het hoofdadres als factuuradres te gebruiken of een apart factuuradres toevoegen.
Je kunt ervoor kiezen om het hoofdadres als leveringsadres te gebruiken of een apart leveringsadres toevoegen.
Voltooi het aanmaken van het profiel door op de knop Opslaan te klikken.
Afleverkanalen toevoegen
Wanneer je een klant toevoegt aan Banqup, kan je in de laatste stap de leveringskanalen bekijken. Banqup activeert automatisch het juiste kanaal op basis van hoe de partner bereikbaar is:
Als de zakenpartner gevonden wordt op het Peppol-netwerk, wordt het Peppol-kanaal automatisch geactiveerd. Als de klant meerdere deelnemers-ID's beschikbaar heeft, kan je de gewenste ID selecteren door erop te klikken.
Als de partner niet op Peppol staat, wordt het E-mail-kanaal standaard ingeschakeld (op voorwaarde dat de e-mailconnector actief is in je Netwerkconnectoren).
Voor zakenpartners van het type Persoon is e-mail het enige beschikbare kanaal en wordt dit standaard geactiveerd.
Je kan de leveringskanalen altijd aanpassen nadat je de partner hebt toegevoegd.
Opmerking: Om e-mail als afleverkanaal te gebruiken, moet je eerst het e-mailadres van de klant toevoegen aan zijn profiel en de e-mailconnector activeren.
Lees dit artikel om later een afleverkanaal toe te voegen.
Standaard vervaldagen instellen voor een leverancier
Je kan een standaard betalingstermijn instellen per leverancier. Wanneer je een aankoopfactuur uploadt en de OCR geen vervaldatum detecteert, past Banqup automatisch de standaard vervaldatum van die leverancier toe.
Ga naar Zakenpartners.
Dubbelklik op de leverancier.
Klik op het tabblad Instellingen.
Onder Standaard vervaldatums kies je het standaard aantal dagen voordat een aankoopfactuur vervalt (bijv. 30 dagen na documentdatum).
Standaard betaalmethode instellen voor een leverancier
Je kan ook een standaard betaalmethode instellen per leverancier. Als de OCR geen betaalmethode detecteert op een geüploade factuur, wordt deze standaard gebruikt.
Klik in hetzelfde tabblad Instellingen op Standaard betaalmethode.
Selecteer de betaalmethode (bijv. Overschrijving).
Deze standaard kan per aankoopfactuur worden overschreven.
Een leverancier als vertrouwd markeren
Als je regelmatig werkt met betrouwbare leveranciers en je facturenverwerking wil versnellen, kan je hen als vertrouwd markeren. Wanneer een leverancier als vertrouwd is gemarkeerd, worden hun facturen automatisch goedgekeurd en omzeilen ze de normale goedkeuringsworkflow.
Dit is handig voor:
Langetermijnleveranciers waarmee je regelmatig werkt
Leveranciers met consistente, voorspelbare facturatie
Het verminderen van handmatige goedkeuringsstappen voor vertrouwde zakelijke relaties
Om een leverancier als vertrouwd te markeren:
Ga naar Business Partners.
Dubbelklik op de leverancier die je als vertrouwd wilt markeren.
Klik op het tabblad Instellingen.
Vink het vakje aan Markeer [Leveranciersnaam] als vertrouwde leverancier.
Partners zoeken
Je kan:
Zoeken naar de naam van een partner.
Filters gebruiken om de weergegeven partners te verfijnen. Je kan bijvoorbeeld filteren op relatietype (klant of leverancier), partnertype (persoon, bedrijf, overheid) of land.
Klanten en leveranciers bijwerken
Om de gegevens van een klant of leverancier te bewerken:
Ga naar Zakenpartners.
Dubbelklik op een zakenpartner en klik vervolgens op Details bewerken.
Bewerk de gegevens en klik op Opslaan.
Een klant of leverancier verwijderen
Je kan een zakenpartner alleen verwijderen als er geen documenten aan gekoppeld zijn. Anders is het niet mogelijk. Om een klant of leverancier te verwijderen:
Ga naar Zakenpartners.
Beweeg de muis over een zakenpartner en klik vervolgens op het prullenbakpictogram.
Bevestig.
FAQ
Kan ik meerdere contactpersonen toevoegen voor één zakenpartner?
Momenteel kan je één set contactgegevens per zakenpartner toevoegen.
Wat gebeurt er als sommige rijen mislukken bij een bulkimport?
Succesvol geïmporteerde rijen worden opgeslagen. Voor de rijen met fouten download je het foutenlogboek via het resultatenvenster, corrigeer je de problemen in je CSV-bestand en upload je het opnieuw.
Is er een limiet aan het aantal partners dat ik tegelijk kan importeren?
Ja, elk CSV-bestand kan maximaal 500 rijen bevatten. Voor grotere lijsten verdeel je ze over meerdere bestanden.
Waarom kan ik sommige zakenpartners niet verwijderen? Je kan een zakenpartner waaraan documenten gekoppeld zijn niet verwijderen.
Hoe kan ik een verwijderde zakenpartner herstellen?
Eenmaal verwijderd, kan een zakenpartner niet meer worden hersteld. Zorg ervoor dat je dubbel controleert voordat je verwijdert.
Wat betekent het groene vinkje naast de naam van een zakenpartner?
Dit pictogram geeft aan dat de partner ook Banqup gebruikt. Als jullie elkaar facturen sturen, verschijnen deze direct in elkaars Banqup-accounts. Wanneer een factuur in Banqup wordt betaald, wordt de status ervan ook automatisch bijgewerkt voor de partner.
