Door de e-mailconnector te activeren, krijg je twee krachtige mogelijkheden: facturen verzenden en ontvangen via e-mail.
Hoe werkt het
Documenten ontvangen
Wanneer je de connector activeert, geeft Banqup je twee e-mailadressen. Elke e-mail (met een factuur als bijlage) die naar deze adressen wordt verzonden, importeert automatisch die bijlagen in jouw Banqup-space.
Documenten verzenden
Je kan e-mail instellen als bezorgkanaal voor jouw klanten. Wanneer je hen een factuur stuurt, bezorgt Banqup deze automatisch via e-mail. Je hoeft jouw e-mailinbox niet te openen of berichten te schrijven.
Vereisten
De e-mailconnector activeren
Ga naar Network Connectors.
Klik op Alle connectoren.
Installeer de e-mailconnector.
Klik op Connector openen om jouw instellingen te bekijken.
Na de installatie ziet je jouw import-e-mailadressen.
Jouw import-e-mailadressen gebruiken
Na activering biedt Banqup je specifieke e-mailadressen voor het importeren van documenten:
Deel deze e-mailadressen met je leveranciers als je dat wilt.
Wanneer deze adressen facturen als bijlage ontvangen, verschijnen ze automatisch in jouw Banqup-account.
Je hoeft niets handmatig te downloaden of te importeren.
E-mailbezorging voor klanten instellen
Om facturen via e-mail naar bestaande klanten te sturen:
Ga naar Zakenpartners en selecteer een klant.
Voeg hun e-mailadres toe aan hun profiel.
Schakel in het tabblad Bezorgkanalen e-mailbezorging in.
Wanneer je facturen naar deze klant stuurt, bezorgt Banqup ze automatisch.
Om facturen via e-mail naar nieuwe klanten te sturen:
Ga naar Zakenpartners en voeg een klant toe.
Voer hun gegevens in en zorg ervoor dat je een e-mailadres toevoegt aan hun profiel.
Sla op wanneer je klaar bent.
Er verschijnt een pop-up om een bezorgkanaal toe te voegen. Activeer het e-mailbezorgkanaal en klik vervolgens op Opslaan.
Belangrijke opmerkingen
Geïmporteerde e-mailadressen zijn uniek voor jouw Banqup-account.
Documenten die via e-mail worden ontvangen, gaan rechtstreeks naar jouw aankoopfacturen.
E-mailbezorging voor klanten gebeurt automatisch wanneer je facturen verstuurt (naar klanten voor wie je e-mailbezorging hebt geactiveerd).
Je kan e-mail gebruiken naast andere bezorgkanalen zoals Peppol.
De connector moet actief blijven om zowel verzenden als ontvangen te laten werken.
FAQ
Welke soorten bijlagen kunnen via e-mail worden geïmporteerd?
De e-mailconnector kan gangbare documentformaten importeren, waaronder PDF, afbeeldingen en andere gangbare e-factuurformaten.
Kan ik de e-mailadressen voor import aanpassen?
De import-e-mailadressen gebruiken jouw bedrijfs- of btw-nummer. Ze kunnen niet worden aangepast.
Wat gebeurt er als iemand een e-mail zonder bijlagen naar mijn importadres stuurt?
E-mails zonder bijlagen worden door het systeem genegeerd, omdat er geen documenten zijn om te importeren.
Wat gebeurt er als er een ongeldige bijlage naar mijn e-mailadres wordt gestuurd?
Alle bijlagen worden gescand op geldigheid en virussen. Kwaadaardige bijlagen worden niet geïmporteerd en worden gemeld in de Inbox.