Afleverkanalen bepalen hoe je facturen en documenten bij je klanten worden afgeleverd. Door de juiste afleverkanalen in te stellen, ontvangen je klanten hun documenten via de methode van hun voorkeur.
Hoe helpt dit jou?
Het instellen van afleverkanalen maakt het verzenden van documenten naar je klanten automatisch en betrouwbaar. Je kan meerdere manieren kiezen om elke klant te bereiken. Dit zorgt ervoor dat je facturen altijd bezorgd worden en dat je sneller betaald wordt.
Beschikbare afleverkanalen
Banqup biedt verschillende manieren om documenten bij je klanten af te leveren:
E-mail: Stuur documenten rechtstreeks naar het e-mailadres van je klant.
Peppol: Verstuur elektronische facturen via het Peppol netwerk (voor klanten geregistreerd op Peppol).
Banqup: Jouw klanten die geregistreerd zijn op Banqup ontvangen je facturen in hun Banqup-space (en jij ontvangt in jouw Banqup-spacede facturen van je leveranciers die op Banqup staan).
Elke klant kan meerdere leveringskanalen tegelijk actief hebben.
Belangrijke vereisten
Levering via e-mail
Om e-mail als afleverkanaal te gebruiken, moet jeHet e-mailadres van de klant toevoegen aan zijn profiel.
Peppol levering
Om facturen aan te leveren via Peppol, moet je je registreren op Peppol via Banqup. Als je klant geregistreerd is op het Peppol-netwerk, zie je Peppol als een beschikbaar leveringskanaal. Dit is geweldig voor elektronische facturatie omdat het een directe, veilige verbinding tussen je systemen creëert. Als je klant gepubliceerd is op het Peppol netwerk met meerdere adressen, zal je kunnen kiezen welk adres je wil gebruiken voor levering.
Bezorgkanalen van een klant toevoegen of bewerken
Om leveringskanalen voor een klant in te stellen:
Ga naar Zakenpartners.
Dubbelklik op de klant die je wil instellen.
Klik op het tabblad Afleverkanalen.
Schakel een of meer beschikbare afleverkanalen in.
De wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Opmerking: Wanneer je een klant toevoegt aan Banqup, verschijnt er een pop-upvenster. Van daaruit kun je kiezen welk afleverkanaal of welke afleverkanalen je voor die klant wilt gebruiken.
Belangrijke opmerkingen
Je kan meerdere afleverkanalen selecteren voor elke klant.
Voor e-maillevering is een geldig e-mailadres vereist. Standaard wordt het contacte-mailadres van de klant gebruikt voor alle documenttypes. Je kan een apart e-mailadres per documenttype instellen (Facturen, Creditnota's, Offertes) door het vinkje bij Contacte-mail gebruiken te verwijderen in het venster Afleveringskanalen bewerken.
Peppol bezorging verschijnt alleen als je klant geregistreerd is op het Peppol netwerk.
Je klanten die geregistreerd zijn op Banqup ontvangen je facturen in hun Banqup space.
Als een afleverkanaal is ingeschakeld maar het veld voor het e-mailadres leeg is, zal je gevraagd worden om een geldig adres op te geven voordat je kan opslaan.
CC-ontvangers toevoegen aan facturen en offertes
Je kan elk document naar meerdere ontvangers sturen door CC-ontvangers toe te voegen naast het contacte-mailadres. CC-adressen kunnen apart worden toegevoegd voor facturen en voor offertes.
Ga naar Business Partners.
Dubbelklik op de klant.
Open het tabblad Afleverkanalen.
Klik op Afleverkanalen bewerken.
Klik op + CC-ontvangers toevoegen onder Facturen of onder Offertes.
Typ elk CC-e-mailadres. Banqup controleert het formaat in real time, zodat een ongeldig adres wordt gesignaleerd voordat je opslaat.
Klik op Opslaan.
Tip
Vink de optie Gebruik e-mailadres voor facturen/offertes om een ander e-mailadres in te stellen dan het standaard contactadres voor het verzenden van je verkoopfacturen en offertes.
Waarschuwingen voor onbestelbare e-mails
Als een e-mail naar een leveringsadres niet kan worden bezorgd, markeert Banqup dat adres met een waarschuwingspictogram in het tabblad Afleverkanalen, zodat je het probleem in één oogopslag opmerkt. Beweeg de muis over het pictogram om de details van de laatste mislukte levering te zien, en pas vervolgens het adres aan of verwijder het uit je instellingen.
FAQ
Hoe weet ik of mijn klant op Peppol zit?
Als je klant geregistreerd is op Peppol, dan zie je dat als een beschikbaar leveringskanaal wanneer je naar hun tabblad Leveringskanalen gaat.
Wat als de e-mailaflevering mislukt?
Als je meerdere afleverkanalen hebt ingesteld, zal Banqup de andere beschikbare methoden proberen. Je kunt ook de documentstatus controleren om de afleverresultaten te bekijken.
Mijn klant zit op zowel Peppol als e-mail, welk kanaal wordt er gebruikt? Voor klanten die op beide kanalen actief zijn, geeft Banqup voor facturen en creditnota's voorrang aan Peppol. Offertes worden automatisch via e-mail verzonden, aangezien Peppol de levering van offertes niet ondersteunt.