Er zijn verschillende manieren om je verkoopfacturen toe te voegen aan Banqup. Je kan de facturen direct op het platform maken, ze handmatig uploaden, ze per e-mail versturen of ze uploaden met de mobiele app. Sommige methoden zijn meer geautomatiseerd dan andere, dus laten we elke optie bekijken.
Opmerking: Naast het importeren van bestaande facturen, kan je ook direct verkoopfacturen maken in Banqup. Hierdoor kan je professionele facturen genereren met automatische berekeningen, onmiddellijke levering aan Banqup-klanten en zorg je ervoor dat alle gegevens vanaf het begin nauwkeurig worden vastgelegd.
Handmatig uploaden
Als je je verkoopfacturen buiten Banqup maakt, kun je ze handmatig uploaden om alles gecentraliseerd te houden.
Vanaf je homepage
Zo doe je dat:
Klik op de homepage van Banqup op Uploaden.
Klik op om een bestandsverkennervenster te openen of sleep het document of de documenten die je wilt uploaden.
Kies het documenttype: Verkopen.
Klik op Uploaden om het proces te voltooien.
Vanuit Verkoopfacturen
Je kan documenten ook rechtstreeks uploaden vanuit Verkoopfacturen:
Ga naar Verkoopfacturen (toegankelijk via de launcher of je favoriete apps).
Je kan bestanden van je computer naar Banqup slepen en neerzetten of klikken op Uploaden om een bestandsverkenner te openen en de te importeren bestanden te selecteren.
E-mail uploaden
Facturen kunnen naar je Banqup-space worden geïmporteerd door ze naar een speciaal e-mailadres te sturen.
Alle bijlagen die via e-mail naar dat e-mailadres zijn verzonden, zijn beschikbaar in je Banqup-space. Je kan ongewenste importen uitfilteren door facturen te accepteren of te weigeren.
Ga naar de Netwerkconnectoren.
Klik op de drie puntjes en vervolgens op Activeren. (Sla deze stap over als het al geactiveerd is.)
Klik op de drie puntjes en vervolgens op Connectorgegevens. De e-mailadressen voor de import verschijnen, gecategoriseerd per documenttype en met een overzicht van wanneer je elk adres moet gebruiken. Je kan het e-mailadres kopiëren dat relevant is voor wat je wilt importeren en er een e-mail met een bijgevoegde aankoopfactuur naartoe sturen om het te importeren.
Mobiele app uploaden
Je kunt verkoopfacturen naar Banqup importeren via de mobiele app door een papieren factuur te scannen of een bestand te uploaden vanaf je mobiele apparaat.
Open de Banqup One app.
Tik op het plusteken rechtsonder in je scherm.
Afhankelijk van het documentformaat:
Klik op Maken om een nieuwe factuur/creditnota/offerte te maken met Document Creator.
Klik op Scannen om een foto te maken van een papieren document.
Klik op Uploaden en selecteer het bestand uit de opslag van je apparaat.
Opmerking: wanneer je documenten scant, heb je verschillende handige opties zoals pagina's toevoegen of verwijderen en het document bijsnijden of draaien.
Probleemoplossing
Bij het importeren van PDF's kan je een aantal verschillende foutmeldingen zien :
"We herkennen deze klant niet, voeg deze toe of selecteer een bestaande."
→ In dit geval verschijnt een knop Toevoegen als klant. Klik erop om de klant toe te voegen aan je Banqup Business Partners. Van daar kun je alle gegevens van de klant bewerken.
Bij het toevoegen van de klant, zorg ervoor dat je alle nuttige informatie verstrekt (e-mail, bedrijfs-/btw-nummer) zodat je een leveringskanaal voor de klant kan activeren (e-mail of Peppol - zie hieronder hoe je afleveringskanalen bewerkt voor een klant rechtstreeks vanuit de factuurdetails).
"Corrigeer alle velden gemarkeerd in het rood en sla het document opnieuw op. Correcties worden pas verwerkt nadat je op 'Opslaan' hebt geklikt."
→ Controleer de velden die in het rood zijn gemarkeerd. Dit betekent dat sommige facturinformatie niet correct is herkend door de OCR. Zorg ervoor dat de factuurgegegevens correct zijn en controleer of de factuuritems juist zijn (productnaam, hoeveelheid, prijs, btw-tarief). Wanneer je klaar bent, klik op Opslaan. Als je alle velden correct hebt ingevuld, zou de foutmelding moeten verdwijnen. Anders, controleer de factuurgegevens opnieuw vanaf het begin.
"Deze klant heeft geen leveringskanaal, dat nodig is om het document te verzenden"
→ Wanneer deze fout verschijnt, is er een knop Leveringskanalen bewerken beschikbaar.
Klik erop om een leveringskanaal voor de klant te selecteren. Als er geen leveringskanaal beschikbaar is, is het omdat sommige gegevens van de klant ontbreken (zoals e-mailadres of bedrijfs-/btw-nummer). Je ziet dan dit scherm:
In dit geval, klik op de drie puntjes naast de naam van de klant en klik vervolgens op Klant bewerken.
Vanaf daar kan je het bedrijfs-/btw-nummer van de klant toevoegen (om de Peppol-connector te activeren) of hun e-mailadres (om de e-mailconnector te activeren).
FAQ
Kan ik meerdere facturen tegelijk uploaden?
Ja, je kan meerdere facturen tegelijk uploaden door meerdere bestanden te selecteren in je bestandsverkenner of door meerdere documenten naar Banqup te slepen. Met de mobiele app kan je maar één document tegelijk uploaden.
Hoe importeer ik een verkoopfactuur, die ik gemaakt heb met Document Creator, in de app Verkoopfacturen ?
Een verkoopfactuur die je met Document Creator maakt, komt automatisch in je Verkoopfacturen terecht zodra je ze verstuurt.
Mijn documentupload is mislukt. Waarom?
Wanneer een documentupload is mislukt, kan je controleren wat er is gebeurd door naar Inbox te gaan > zoek naar je bestandsnaam > controleer de statuskolom (hier zal "Fout" staan) > klik op de drie puntjes in de kolom Acties > klik op Details bekijken > zoek naar een uitleg (bijv. "Bestandsverwerking mislukt: Dit bestandstype wordt niet ondersteund").
Zorg ervoor dat je ondersteunde bestandsformaten (PDF, XML) uploadt wanneer je facturen probeert te uploaden.