De Document Creator is een krachtig hulpmiddel waarmee je snel en eenvoudig professionele facturen en creditnota's kan maken. Deze handleiding leidt je door het proces van het maken van compliant financiële documenten, van creatie tot levering van het uiteindelijke document aan jouw klant.
Vereisten
Voordat je verder gaat, moet je eerst
Werk je bedrijfsprofiel bij met je meest recente informatie (juridische informatie, contactgegevens, bankrekening(en)).
Voeg je klant(en) toe aan je Banqup space.
Een factuur maken
Zodra je klaar bent met de vereisten, is het tijd om een factuur (of creditnota) te maken. Zo doe je dat:
Ga naar Document Creator.
Selecteer Verkoopfactuur of Creditnota, afhankelijk van het document dat je wil maken.
Hier is een overzicht van alles wat je kan doen in de Document Creator:
Annuleer het maken van het document. Alle wijzigingen gaan verloren.
Het document als Concept opslaan.
Document Opslaan en verzenden rechtstreeks naar de klant.
Voeg een klant toe door op zijn of haar naam te zoeken (of klik op de knop Voeg 'x' toe aan zakenpartners die verschijnt als deze nog niet bestaat).
Nadat je een klant hebt geselecteerd, kan je deze wijzigen of bewerken via de drie puntjes ernaast.
Factuurgegevens toevoegen, zoals factuurdatum, vervaldatum en leveringsdatum.
Tip: er is een instelling om de documentdatum automatisch in te stellen op de huidige datum. Om deze in of uit te schakelen, ga je naar Document Creator > klik op het tandwielpictogram om de instellingen te openen > Automatische documentdatum. Als deze instelling is uitgeschakeld, kan je de documentdatum handmatig kiezen.Voeg extra velden toe (koper, contract, aankooporder referenties).
Product- of dienstgegevens toevoegen, zoals productomschrijving, hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs, btw-tarief, excl. btw-prijs.
Voeg een korting toe aan het product.
Verwijder de regel.
Kolommen tonen/verbergen.
Door op Regel toevoegen te klikken, voeg je een factuurregel toe.
Markeer de factuur als betaald.
Voeg een betalingskenmerk toe en selecteer een van je betaalrekeningen waar je betaald wilt worden.
(Opmerking: koppel eerst je bankrekeningen aan Banqup, of als je Betalingen niet gebruikt, voeg je je bankrekeninggegevens handmatig toe in de instellingen van de Document Creator)Voeg notities toe die op de factuur zullen verschijnen.
Als je een btw-tarief van 0% selecteert voor je factuur, verschijnt hier de reden (bijv. verlegd, btw-vrijgesteld, enz.).
Tip : Je kan een standaardnotitie instellen die automatisch wordt toegevoegd aan alle facturen/creditnota’s die je in Banqup maakt. Om dit in te stellen, ga naar Document Creator, klik bovenaan op het tandwiel om de instellingen te openen, zet Standaardnotitie aan en vul je tekst in.
Een creditnota maken
Een creditnota maken werkt op dezelfde manier als een factuur maken. Er is wel één extra vereiste: een creditnota moet altijd verwijzen naar de originele factuur.
Je hebt twee opties om een creditnota aan te maken met een verwijzing naar de originele factuur:
Optie 1: Aanmaken vanuit het scherm Verkoopfacturen (aanbevolen)
Dit is de aanbevolen manier, omdat de link naar de originele factuur automatisch wordt gelegd op basis van de factuur waarvan je vertrekt.
Ga naar Verkoopfacturen.
Zoek de factuur die je wil crediteren.
Klik in de kolom Acties op de drie puntjes (⋮) en kies Creditnota aanmaken.
Er wordt automatisch een creditnota aangemaakt voor de geselecteerde factuur, met het juiste bedrag ingevuld en gekoppeld aan de originele factuur.
Bekijk en bewerk de creditnota indien nodig, voor je ze verstuurt.
Optie 2: Handmatig aanmaken en een factuur koppelen
Start met het aanmaken van een nieuwe creditnota (zie hierboven Een factuur maken).
Vul in het veld Factuurreferentie het factuurnummer (of een deel ervan) in.
Selecteer de juiste factuur in de dropdown om ze te koppelen.
Wil je verwijzen naar een factuur die niet in Banqup staat, dan kan je gewoon het factuurnummer ingeven in het veld Factuurreferentie.
Om te verwijzen naar een factuur die niet in Banqup staat, kan je het nummer ervan gewoon in het veld Factuurreferentie invoeren.
Een offerte maken
Ga naar Document Creator.
Kies Offerte.
Vul de details van je offerte in:
Klant: Zoek een bestaande klant door de naam in te tikken en te selecteren. Je kan ook een nieuwe klant toevoegen.
Documentdatum: Kies de datum van de offerte.
Vervaldatum: Stel de geldigheidsdatum in.
Producten of diensten: Vul items manueel in of selecteer ze uit je productcatalogus.
Notities: Voeg extra info of voorwaarden toe.
Bewaren en versturen: Finaliseert de offerte en stuurt ze naar de klant.
Opslaan als concept: Houdt de offerte als concept bij voor later.
→ Voor meer info, lees dit artikel: Offertes maken.
Een factuur/creditnota kopiëren
Om documenten sneller aan te maken, kan je een bestaand document klonen en alleen de nodige velden bewerken. Je kan documenten klonen vanuit de Document Creator of vanuit Verkoopfacturen:
Klik op de drie puntjes naast een bestaand document.
Selecteer Clone.
Kies of je ook de bijlagen wilt klonen (als die er zijn).
Jouw factuur of creditnota verzenden
Nadat je een factuur of creditnota heeft aangemaakt, kan je deze vanuit Banqup naar jouw klant sturen.
Je kan deze eerst als concept opslaan en later verzenden. Klik op Concept opslaan. Je kan de factuur later openen en op Opslaan en verzenden klikken.
Je kan de factuur direct naar jouw klant sturen door op Opslaan en verzenden te klikken.
Het document wordt automatisch naar je klant verzonden via hun geconfigureerde afleveringskanalen.
Facturen versturen via Peppol
Om facturen via Peppol te versturen, moet je:
FAQ
Kan ik zien of mijn facturen correct via Peppol zijn verzonden?
Ja. Ga naar je verkoopfacturen, dubbelklik op een factuur om de details te openen en bekijk de activiteiten in het rechterpaneel. Je ziet alle activiteiten met betrekking tot dat document en of het naar Peppol is verzonden.
Kan ik facturen direct vanuit Banqup versturen?
Ja, nadat je een factuur hebt gemaakt, kan je deze rechtstreeks via Banqup naar je klant sturen.
Wat moet ik doen als ik een fout maak op een factuur nadat ik deze heb verzonden?
Als je al een factuur met een fout hebt verzonden, moet je een creditnota maken om de oorspronkelijke factuur te annuleren en vervolgens een nieuwe, gecorrigeerde factuur maken.
Kan ik bij het aanmaken van een factuur de prijs inclusief btw invoeren?
Nee, de app ondersteunt momenteel alleen de prijs exclusief btw.
Kan ik een logo toevoegen aan mijn facturen?
Ja. → Meer info