De Documentmaker app is een krachtig hulpmiddel waarmee je snel en eenvoudig professionele facturen en creditnota's kan maken. Deze handleiding leidt je door het proces van het maken van compliant financiële documenten, van creatie tot levering van het uiteindelijke document aan jouw klant.
Vereisten
Voordat je verder gaat, moet je eerst
Werk je bedrijfsprofiel bij met je meest recente informatie (juridische informatie, contactgegevens, bankrekening(en)).
Voeg je klant(en) toe aan je Banqup space.
Een factuur maken
Zodra je klaar bent met de vereisten, is het tijd om een factuur (of creditnota) te maken. Zo doe je dat:
Ga naar Documentmaker.
Selecteer Verkoopfactuur of Creditnota, afhankelijk van het document dat je wil maken.
Hier is een overzicht van alles wat je kunt doen in de Documentmaker app:
Voeg een klant toe door zijn naam op te zoeken.
Annuleer het maken van het document. Alle wijzigingen gaan verloren.
De wijzigingen die je in het document hebt gemaakt opslaan.
Factuurgegevens toevoegen, zoals factuurdatum, vervaldatum en leveringsdatum.
Voeg extra velden toe (koper, contract, aankooporder referenties).
Product- of dienstgegevens toevoegen, zoals productomschrijving, hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs, btw-tarief, excl. btw-prijs.
Kolommen tonen/verbergen.
Als je op de drie puntjes van een factuurregel klikt, kun je korting aan het product toevoegen of de regel verwijderen.
Een lege regel kan hier direct worden verwijderd.
Door op Regel toevoegen te klikken, voeg je een factuurregel toe.
Markeer de factuur als betaald.
Voeg een betalingskenmerk toe en selecteer een van je betaalrekeningen waar je betaald wilt worden.
Voeg notities toe die op de factuur zullen verschijnen.
Als je een btw-tarief van 0% selecteert voor je factuur, verschijnt hier de reden (bijv. verlegd, btw-vrijgesteld, enz.).
Als je klaar bent met je document, klik je op Opslaan. Je wordt gevraagd om je document een naam te geven om het als concept op te slaan.
Nadat je je document hebt opgeslagen, verschijnt er een overzicht. Je kunt het nog bewerken of verzenden.
Een creditnota maken
Het aanmaken van een creditnota werkt net als het aanmaken van een factuur (zie de stappen hierboven). Er is echter één extra vereiste: een creditnota moet verwijzen naar de originele factuur. Hier volgt hoe u dit doet:
Typ het factuurnummer (of een deel ervan) in het veld Factuurreferentie.
De overeenkomende facturen verschijnen in een keuzelijst.
Selecteer de originele factuur om de creditnota eraan te koppelen.
Om te verwijzen naar een factuur die niet in Banqup staat, kunt u het nummer ervan gewoon in het veld Factuurreferentie invoeren.
Een factuur/creditnota kopiëren
Om documenten sneller aan te maken, kunt u een bestaand document klonen en alleen de nodige velden bewerken. U kunt documenten klonen vanuit de Documentmaker of vanuit Verkoopfacturen:
Klik op de drie puntjes naast een bestaand document.
Selecteer Clone.
Kies of u ook de bijlagen wilt klonen (als die er zijn).
FAQ
Kan ik facturen direct vanuit Banqup versturen?
Ja, nadat je een factuur hebt gemaakt, kun je deze rechtstreeks via Banqup naar je klant sturen.
Wat moet ik doen als ik een fout maak op een factuur nadat ik deze heb verzonden?
Als je al een factuur met een fout hebt verzonden, moet je een creditnota maken om de oorspronkelijke factuur te annuleren en vervolgens een nieuwe, gecorrigeerde factuur maken.
Kan ik een logo toevoegen aan mijn facturen?
Het is voorlopig niet mogelijk om een logo toe te voegen aan je facturen.