De Document Creator is een krachtig hulpmiddel waarmee je snel en eenvoudig professionele facturen en creditnota's kan maken. Deze handleiding leidt je door het proces van het maken van compliant financiële documenten, van creatie tot levering van het uiteindelijke document aan jouw klant.
Vereisten
Voordat je verder gaat, moet je eerst
Werk je bedrijfsprofiel bij met je meest recente informatie (juridische informatie, contactgegevens, bankrekening(en)).
Voeg je klant(en) toe aan je Banqup space.
Stel standaard betalings- en vervaltermijnen in. → Meer info
Standaard betalings- en vervaltermijnen instellen
Voordat je facturen aanmaakt, kan je standaard betalingstermijnen configureren om automatisch vervaldatums te berekenen:
Ga naar Document Creator.
Klik op het tandwielpictogram om de instellingen te openen.
Ga naar het tabblad Vervaldatums.
Stel onder Betalingstermijn voor facturen je standaard betalingsperiode in.
Stel onder Geldigheidsduur offertes voor offertes in hoe lang offertes geldig blijven.
Bij het aanmaken van facturen wordt de vervaldatum automatisch berekend op basis van de documentdatum. Je kan de vervaldatum voor individuele documenten nog steeds handmatig aanpassen indien nodig.
Een factuur maken
Zodra je klaar bent met de vereisten, is het tijd om een factuur (of creditnota) te maken. Zo doe je dat:
Ga naar Document Creator.
Selecteer Verkoopfactuur of Creditnota, afhankelijk van het document dat je wil maken.
Hier is een overzicht van alles wat je kan doen in de Document Creator:
Bekijk een voorbeeld van de PDF-versie van het document dat je aan het maken bent.
Krijg meer opties om een document bij te voegen, een opmerking toe te voegen, het document te downloaden of te verwijderen.
Annuleer het maken van het document. Alle wijzigingen gaan verloren.
Het document als Concept opslaan.
Document Opslaan en verzenden rechtstreeks naar de klant.
Voeg een klant toe door op zijn of haar naam te zoeken (of klik op de knop Voeg 'x' toe aan zakenpartners die verschijnt als deze nog niet bestaat).
Nadat je een klant hebt geselecteerd, kan je door op de drie puntjes te klikken: de klant bewerken, de leveringskanalen van de klant bewerken of de klant wijzigen.
Factuurgegevens toevoegen, zoals factuurdatum, vervaldatum en leveringsdatum.
Tip: er is een instelling om de documentdatum automatisch in te stellen op de huidige datum. Om deze in of uit te schakelen, ga je naar Document Creator > klik op het tandwielpictogram om de instellingen te openen > Automatische documentdatum. Als deze instelling is uitgeschakeld, kan je de documentdatum handmatig kiezen.Voeg extra velden toe (koper referentie, contract referentie, aankooporder referentie).
Product- of dienstgegevens toevoegen, zoals itemnaam, hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs, btw-tarief, excl. btw-prijs.
Als je de naam van het item typt, krijg je de producten uit je catalogus te zien die je kan selecteren. Je kan ook een nieuw product aan je catalogus toevoegen door op de knop Toevoegen aan productcatalogus te klikken die verschijnt terwijl je typt.
Voor de artikelnaam: als je op het tekstveld klikt, wordt het groter en kan je tot zeven regels tekst zien. Als je met je muis over het veld beweegt, verschijnt er een tooltip met de volledige naam. Je kan Shift+Enter gebruiken om een nieuwe regel in het veld toe te voegen.Let op: artikelnamen zijn beperkt tot 255 tekens om de compatibiliteit van je documenten te garanderen.
Klik op de drie puntjes om een korting aan het product toe te voegen of om de factuurregel te verwijderen.
Door op Regel toevoegen te klikken, voeg je een factuurregel toe.
Markeer de factuur als betaald.
(Alleen voor de bouwsector) Geef aan dat de woning ouder is dan 10 jaar.
Voeg een betalingskenmerk toe en selecteer een van je betaalrekeningen waar je betaald wilt worden.
(Opmerking: koppel eerst je bankrekeningen aan Banqup, of als je Betalingen niet gebruikt, voeg je je bankrekeninggegevens handmatig toe in de instellingen van de Document Creator)Voeg notities toe die op de factuur zullen verschijnen.
Als je een btw-tarief van 0% selecteert voor je factuur, verschijnt hier de reden (bijv. verlegd, btw-vrijgesteld, enz.).
Tip : Je kan een standaardnotitie instellen die automatisch wordt toegevoegd aan alle facturen/creditnota’s die je in Banqup maakt. Om dit in te stellen, ga naar Document Creator, klik bovenaan op het tandwiel om de instellingen te openen, zet Standaardnotitie aan en vul je tekst in.
Een creditnota maken
Een creditnota maken werkt op dezelfde manier als een factuur maken. Er is wel één extra vereiste: een creditnota moet altijd verwijzen naar de originele factuur.
Je hebt twee opties om een creditnota aan te maken met een verwijzing naar de originele factuur:
Optie 1: Aanmaken vanuit het scherm Verkoopfacturen (aanbevolen)
Dit is de aanbevolen manier, omdat de link naar de originele factuur automatisch wordt gelegd op basis van de factuur waarvan je vertrekt.
Ga naar Verkoopfacturen.
Zoek de factuur die je wil crediteren.
Klik in de kolom Acties op de drie puntjes (⋮) en kies Creditnota aanmaken.
Er wordt automatisch een creditnota aangemaakt voor de geselecteerde factuur, met het juiste bedrag ingevuld en gekoppeld aan de originele factuur.
Bekijk en bewerk de creditnota indien nodig, voor je ze verstuurt.
Optie 2: Handmatig aanmaken en een factuur koppelen
Start met het aanmaken van een nieuwe creditnota (zie hierboven Een factuur maken).
Vul in het veld Factuurreferentie het factuurnummer (of een deel ervan) in.
Selecteer de juiste factuur in de dropdown om ze te koppelen.
Om naar een factuur te verwijzen die niet in Banqup staat, kan je gewoon het factuurnummer in het veld Factuurreferentie typen en vervolgens op de ENTER- of TAB-toets op je toetsenbord drukken om te bevestigen.
Om te verwijzen naar een factuur die niet in Banqup staat, kan je het nummer ervan gewoon in het veld Factuurreferentie invoeren.
Een offerte maken
Ga naar Document Creator.
Kies Offerte.
Vul de details van je offerte in:
Klant: Zoek een bestaande klant door de naam in te tikken en te selecteren. Je kan ook een nieuwe klant toevoegen.
Documentdatum: Kies de datum van de offerte.
Vervaldatum: Stel de geldigheidsdatum in.
Producten of diensten: Vul items manueel in of selecteer ze uit je productcatalogus.
Notities: Voeg extra info of voorwaarden toe.
Bewaren en versturen: Finaliseert de offerte en stuurt ze naar de klant.
Opslaan als concept: Houdt de offerte als concept bij voor later.
→ Voor meer info, lees dit artikel: Offertes maken.
Self-billing documenten aanmaken
Je kan ook self-billing facturen en creditnota's aanmaken met Document Creator. Je kan hier meer lezen over: Self-billing in Banqup.
Een factuur/creditnota kopiëren
Om documenten sneller aan te maken, kan je een bestaand document klonen en alleen de nodige velden bewerken. Je kan documenten klonen vanuit de Document Creator of vanuit Verkoopfacturen:
Klik op de drie puntjes naast een bestaand document.
Selecteer Clone.
Kies of je ook de bijlagen wilt klonen (als die er zijn).
Jouw factuur of creditnota verzenden
Nadat je een factuur of creditnota hebt aangemaakt, kan je deze vanuit Banqup naar je klant sturen. Je kan één document tegelijk verzenden, of meerdere vanuit je lijst van verkoopfacturen.
Eén document verzenden
Open het document in Document Creator.
Klik op Opslaan en verzenden om het direct naar je klant te sturen.
Klik anders op Concept opslaan om het als concept te bewaren. Open het later en klik op Opslaan en verzenden als je klaar bent.
Het document wordt automatisch naar je klant verzonden via hun geconfigureerde afleveringskanalen.
💡 Als er niets gebeurt wanneer je op Opslaan en verzenden klikt, controleer dan je instellingen voor documentnummering. Het nummerveld mag alleen cijfers bevatten, niet-numerieke tekens zoals streepjes kunnen het verzenden verhinderen.
Meerdere documenten tegelijk verzenden
Als je meerdere facturen klaar hebt om te verzenden, kan je ze allemaal verzenden vanuit de lijst Verkoopfacturen.
Ga naar Verkoopfacturen.
Selecteer de facturen die je wil verzenden.
Klik op Verzenden. Er opent een overzichtsvenster met de volledige lijst van geselecteerde facturen.
Als een factuur een validatiefout heeft, wordt ze in de lijst gemarkeerd. Je hebt twee opties:
Klik op het verwijder-icoon naast een gemarkeerde factuur om ze uit de selectie te halen, en behandel ze later apart.
Verwijder elke andere factuur uit de selectie als je van gedacht verandert.
Wanneer de lijst alleen nog de facturen bevat die je wil verzenden, klik op Verzenden om te bevestigen.
Opmerking: Alleen de facturen die in de lijst blijven, worden verzonden. Wat je hebt verwijderd, blijft in de status Concept en wordt niet aan de klant geleverd.
Facturen versturen via Peppol
Om facturen via Peppol te versturen, moet je:
Betalingen ontvangen
Nu je weet hoe je facturen kan aanmaken en verzenden, wil je misschien ook leren hoe je sneller betaald kan worden?
Met Payments kan je betaallinks en QR-codes rechtstreeks aan je facturen toevoegen, zodat klanten direct vanuit hun inbox kunnen betalen. Dit vermindert betalingsachterstanden en verbetert je cashflow.
Verzonden facturen corrigeren
Zodra een factuur is verzonden via Peppol of e-mail, wordt deze als juridisch definitief beschouwd en kan deze niet meer worden bewerkt of verwijderd. Als je na het verzenden een fout ontdekt (bijv. een onjuiste prijs of omschrijving):
Maak een creditnota aan voor de oorspronkelijke foutieve factuur om deze te annuleren.
Maak een nieuwe factuur aan met de juiste informatie en verzend deze.
Zowel de creditnota als de nieuwe factuur moeten in je boekhouding worden opgenomen voor een geldig controletraject (audit trail).
FAQ
Kan ik zien of mijn facturen correct via Peppol zijn verzonden?
Ja. Ga naar je verkoopfacturen, dubbelklik op een factuur om de details te openen en bekijk de activiteiten in het rechterpaneel. Je ziet alle activiteiten met betrekking tot dat document en of het naar Peppol is verzonden.
Mijn factuur toont een foutieve levering bij Activiteiten. Wat betekent dit?
Als een Peppol-levering mislukt, plant het systeem automatisch een nieuwe poging. Terwijl het systeem dit opnieuw probeert, zal het paneel Activiteiten het volgende tonen: "Levering mislukt; wordt automatisch opnieuw geprobeerd." Je hoeft zelf geen actie te ondernemen.
Kan ik facturen direct vanuit Banqup versturen?
Ja, nadat je een factuur hebt gemaakt, kan je deze rechtstreeks via Banqup naar je klant sturen.
In welke taal worden facturen/creditnota's/offertes verzonden?
Documenten die met Document Creator worden gemaakt, gebruiken de taal die je voor je leverancier hebt gekozen bij het aanmaken ervan. Dit kan direct in de leveranciersgegevens worden gewijzigd.
→ Lees meer over het aanmaken/bewerken van leveranciers.
Wat moet ik doen als ik een fout maak op een factuur nadat ik deze heb verzonden?
Als je al een factuur met een fout hebt verzonden, moet je een creditnota maken om de oorspronkelijke factuur te annuleren en vervolgens een nieuwe, gecorrigeerde factuur maken.
Kan ik bij het aanmaken van een factuur de prijs inclusief btw invoeren?
Nee, de app ondersteunt momenteel alleen de prijs exclusief btw.
Kan ik een logo toevoegen aan mijn facturen?
Ja. → Meer info
Kan ik een creditnota aanmaken zonder naar een factuur te verwijzen?
Ja, het verwijzen naar een factuur is verplicht. Lees het gedeelte Een creditnota maken hierboven om te leren hoe je dit op twee manieren kan doen.
Waarom kan ik mijn document niet verzenden? Er gebeurt niets wanneer ik probeer het document te verzenden.
Dit kan in twee scenario's gebeuren:
A) Wanneer je probeert een Peppol-factuur te verzenden zonder een PO-nummer (aankoopordernummer). Een PO-nummer moet altijd worden verstrekt bij het verzenden van facturen via Peppol. Als je er geen hebt, typ dan gewoon "0".
B) Wanneer het nummerveld in je instellingen voor documentnummering niet-numerieke tekens bevat (zoals een streepje of spatie). Om dit te controleren en op te lossen:
Ga naar Document Creator.
Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek.
Ga naar het tabblad Documentnummering.
Controleer het nummerveld voor elke reeks. Het mag alleen cijfers bevatten (bijvoorbeeld
0001).Als het nummer streepjes, spaties of andere tekens bevat, verplaats die tekens dan naar het voorvoegsel veld. Bijvoorbeeld: verander voorvoegsel
INV-/ nummer2026-0001naar voorvoegselINV-2026-/ nummer0001.Bewaar je wijzigingen en probeer opnieuw te verzenden.
Als het probleem aanhoudt, probeer dan het document vanaf het begin opnieuw aan te maken en te verzenden.
Ik probeer meerdere facturen in één keer te verzenden en ik zie "Remove all items with errors". Wat moet ik doen?
Dit bericht verschijnt als minstens één factuur in je selectie nog een probleem heeft dat verzending verhindert. De meest voorkomende oorzaak is een ontbrekend veld dat het afleveringskanaal nodig heeft (bijvoorbeeld een ontbrekend PO-nummer voor een Peppol-factuur).
Om verder te gaan:
Zoek in het overzichtsvenster de facturen die met een fout zijn gemarkeerd.
Klik op het verwijder-icoon naast elke gemarkeerde factuur om ze uit de selectie te halen. Je kan ze dan apart corrigeren.
Zodra alleen nog verzendbare facturen in de lijst staan, klik opnieuw op Verzenden.