De Document Creator is een krachtig hulpmiddel waarmee je snel en eenvoudig professionele facturen en creditnota's kan maken. Deze handleiding leidt je door het proces van het maken van compliant financiële documenten, van creatie tot levering van het uiteindelijke document aan jouw klant.
Vereisten
Voordat je verder gaat, moet je eerst
Werk je bedrijfsprofiel bij met je meest recente informatie (juridische informatie, contactgegevens, bankrekening(en)).
Voeg je klant(en) toe aan je Banqup space.
Een factuur maken
Zodra je klaar bent met de vereisten, is het tijd om een factuur (of creditnota) te maken. Zo doe je dat:
Ga naar Document Creator.
Selecteer Verkoopfactuur of Creditnota, afhankelijk van het document dat je wil maken.
Hier is een overzicht van alles wat je kan doen in de Document Creator:
Annuleer het maken van het document. Alle wijzigingen gaan verloren.
Het document als Concept opslaan.
Document Opslaan en verzenden rechtstreeks naar de klant.
Voeg een klant toe door op zijn of haar naam te zoeken (of klik op de knop Voeg 'x' toe aan zakenpartners die verschijnt als deze nog niet bestaat).
Nadat je een klant hebt geselecteerd, kan je deze wijzigen of bewerken via de drie puntjes ernaast.
Factuurgegevens toevoegen, zoals factuurdatum, vervaldatum en leveringsdatum.
Tip: er is een instelling om de documentdatum automatisch in te stellen op de huidige datum. Om deze in of uit te schakelen, ga je naar Document Creator > klik op het tandwielpictogram om de instellingen te openen > Automatische documentdatum. Als deze instelling is uitgeschakeld, kan je de documentdatum handmatig kiezen.Voeg extra velden toe (koper, contract, aankooporder referenties).
Product- of dienstgegevens toevoegen, zoals productomschrijving, hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs, btw-tarief, excl. btw-prijs.
Voeg een korting toe aan het product.
Verwijder de regel.
Kolommen tonen/verbergen.
Door op Regel toevoegen te klikken, voeg je een factuurregel toe.
Markeer de factuur als betaald.
Voeg een betalingskenmerk toe en selecteer een van je betaalrekeningen waar je betaald wilt worden.
Voeg notities toe die op de factuur zullen verschijnen.
Als je een btw-tarief van 0% selecteert voor je factuur, verschijnt hier de reden (bijv. verlegd, btw-vrijgesteld, enz.).
Tip : Je kan een standaardnotitie instellen die automatisch wordt toegevoegd aan alle facturen/creditnota’s die je in Banqup maakt. Om dit in te stellen, ga naar Document Creator, klik bovenaan op het tandwiel om de instellingen te openen, zet Standaardnotitie aan en vul je tekst in.
Een creditnota maken
Het aanmaken van een creditnota werkt net als het aanmaken van een factuur (zie de stappen hierboven). Er is echter één extra vereiste: een creditnota moet verwijzen naar de originele factuur. Hier volgt hoe je dit doet:
Typ het factuurnummer (of een deel ervan) in het veld Factuurreferentie.
De overeenkomende facturen verschijnen in een keuzelijst.
Selecteer de originele factuur om de creditnota eraan te koppelen.
Om te verwijzen naar een factuur die niet in Banqup staat, kan je het nummer ervan gewoon in het veld Factuurreferentie invoeren.
Een factuur/creditnota kopiëren
Om documenten sneller aan te maken, kan je een bestaand document klonen en alleen de nodige velden bewerken. Je kan documenten klonen vanuit de Document Creator of vanuit Verkoopfacturen:
Klik op de drie puntjes naast een bestaand document.
Selecteer Clone.
Kies of je ook de bijlagen wilt klonen (als die er zijn).
Jouw factuur of creditnota verzenden
Nadat je een factuur of creditnota heeft aangemaakt, kan je deze vanuit Banqup naar jouw klant sturen.
Je kan deze eerst als concept opslaan en later verzenden. Klik op Concept opslaan. Je kan de factuur later openen en op Opslaan en verzenden klikken.
Je kan de factuur direct naar jouw klant sturen door op Opslaan en verzenden te klikken.
Het document wordt automatisch naar je klant verzonden via hun geconfigureerde afleveringskanalen.
FAQ
Kan ik facturen direct vanuit Banqup versturen?
Ja, nadat je een factuur hebt gemaakt, kan je deze rechtstreeks via Banqup naar je klant sturen.
Wat moet ik doen als ik een fout maak op een factuur nadat ik deze heb verzonden?
Als je al een factuur met een fout hebt verzonden, moet je een creditnota maken om de oorspronkelijke factuur te annuleren en vervolgens een nieuwe, gecorrigeerde factuur maken.
Kan ik een logo toevoegen aan mijn facturen?
Het is voorlopig niet mogelijk om een logo toe te voegen aan je facturen.