Het wordt snel saai om steeds dezelfde producten en diensten aan je facturen toe te voegen. Productcatalogus lost dit op door de veelgebruikte artikelen te laten opslaan zodat je ze met een paar klikken kan toevoegen aan facturen.
Waarom dit handig is
Productcatalogus bespaart je tijd en vermindert fouten bij het maken van facturen. In plaats van steeds dezelfde productgegevens over te typen, kan je ze uit je catalogus selecteren. Dit is vooral handig als je regelmatig dezelfde artikelen verkoopt of complexe productomschrijvingen hebt die je niet elke keer opnieuw wilt typen.
Producten toevoegen aan je catalogus
Je kan op twee manieren producten toevoegen aan je catalogus: rechtstreeks via Productcatalogus of tijdens het maken van een document met de Documentmaker.
Producten toevoegen via de catalogus
Open Productcatalogus vanuit je app launcher.
Klik op Item toevoegen.
Vul de productgegevens in:
Naam
Beschrijving
Type (goederen of dienst)
Eenheidsmaat (stuk, artikel, g, kg, metrisch, m, km, m, l, m, kWh, MWh, jaar, maand, dag, uur, minuut)
Nettoprijs
BTW-tarief
Opmerkingen
Klik op Opslaan.
Catalogi creëren
Je kan meerdere product catalgi creëren om je producten onder te verdelen in verschillende categorieën:
Open de Product Catalogus in de app launcher.
Klik op Catalogus toevoegen.
Geef het een naam (en een omschrijving als je dat wil).
Klik op Opslaan.
Producten toevoegen tijdens het maken van een document
Ga naar Documentmaker en start met het maken van een nieuw document.
Begin met het typen van een productbeschrijving in het onderdeel items.
Klik op de knop Toevoegen aan productcatalogus die verschijnt.
Vul de productgegevens in het pop-upvenster in.
Klik op Opslaan.
Catalogusitems gebruiken in je documenten
Zodra je producten hebt toegevoegd aan je catalogus, verschijnen ze als suggesties wanneer je begint te typen in het veld met de productomschrijving in Documentmaker. Klik op de suggestie en alle productdetails worden automatisch ingevuld.
Je productcatalogus beheren
Je kan de producten in je catalogus rechtstreeks beheren vanuit Productcatalogus:
Producten bewerken
Zoek het product dat je wilt bijwerken.
Klik op de drie puntjes in de kolom Acties.
Selecteer Bewerken.
Breng je wijzigingen aan.
Klik op Opslaan.
Producten deactiveren
Als je producten hebt die je tijdelijk niet wilt weergeven bij het maken van documenten kan je deze deactiveren (maar die je wel in je catalogus wilt houden om later weer te activeren - bijvoorbeeld seizoensproducten):
Zoek het product in je catalogus.
Klik op de drie puntjes in de kolom Acties.
Selecteer Deactiveren.
Bevestigen.
Gedeactiveerde producten verschijnen niet in de suggesties bij het maken van documenten, maar je kunt ze later weer activeren door de bovenstaande stappen te volgen en Activeren te selecteren.
Producten verwijderen
Zoek het product dat u wilt verwijderen.
Klik op de drie puntjes in de kolom Acties.
Selecteer Verwijderen.
Bevestig.
Belangrijke opmerkingen
Het bijwerken van een product in de catalogus verandert het niet op facturen waar het al werd gebruikt.
Je kan beginnen met een kleine catalogus en deze gaandeweg opbouwen naarmate je facturen maakt.
De catalogus werkt zowel voor gewone facturen als voor creditnota's.
FAQ
Is er een limiet aan het aantal producten dat ik aan mijn catalogus kan toevoegen?
Er is geen limiet aan het aantal producten dat je kan toevoegen.
Als ik de prijs van een product wijzig in de catalogus, wordt deze dan bijgewerkt op mijn conceptfacturen?
Nee, het wijzigen van een product in de catalogus heeft alleen invloed op nieuwe documenten. Conceptdocumenten behouden de originele productgegevens.