De Document Creator van Banqup genereert de nummering van je verkoopfacturen en creditnota's automatisch. Stel dit in voordat je je eerste document maakt. Dan krijgen alle documenten die je in Banqup maakt automatisch een volgnummer.
De nummering instellen
Om de documentnummering in te stellen, ga je naar Document Creator, klik je op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek en klik je vervolgens op Documentnummering.
De nummering wordt afzonderlijk ingesteld voor Facturen, Creditnota's en Offertes. Gebruik de tabbladen bovenaan om tussen deze opties te wisselen.
Standaardreeks
Elk documenttype heeft een standaardreeks die vooraf is ingevuld en is gemarkeerd met de schakelaar Standaard. De standaardreeks is de reeks die automatisch wordt toegepast op een nieuw document als je geen andere kiest.
Om de standaardreeks te bewerken:
Klik op het bewerkpictogram naast de naam van de reeks om deze te hernoemen.
Vul het veld Reeks in (de prefix + variabelen die het nummer opbouwen, bijv.
INV-{current_year}-{digits:5}).Vul het veld Nummer in (de startwaarde, bijv.
1).Sla je wijzigingen op.
Een voorbeeld onder het formulier toont hoe je volgende documentnummer eruit zal zien (bijvoorbeeld: INV-26-00001).
Extra reeksen toevoegen
Je kan meerdere reeksen voor hetzelfde documenttype definiëren. Dit is handig wanneer je aparte volgordes nodig hebt voor verschillende afdelingen, vestigingen of soorten verkoop (bijvoorbeeld één reeks voor retailfacturen en een andere voor groothandelsfacturen).
Om een nieuwe reeks toe te voegen:
Klik op + Reeks toevoegen in de rechterbovenhoek.
Geef de reeks een naam.
Configureer de velden Reeks en Nummer zoals hierboven.
Sla op.
Slechts één reeks per documenttype kan tegelijk als Standaard worden ingesteld. Zet de standaardschakelaar aan bij een reeks om deze als nieuwe standaard te gebruiken.
Dynamische variabelen
Je kan variabelen opnemen in het veld Reeks om de nummering dynamisch te maken. Klik op een variabele-tag om deze aan de reeks toe te voegen; elke variabele kan maar één keer worden gebruikt. Beschikbare variabelen:
{current_year}: het huidige jaar (bijv.26voor 2026).{digits:N}: het aanpasbare oplopende documentnummer. BewerkNin de tag om aan te passen hoeveel cijfers er worden gebruikt (bijv.{digits:5}produceert00001,00002, enz.).
De volledige reeks (prefix + variabelen + nummer) mag niet langer zijn dan 20 tekens.
Belangrijke opmerkingen
Je moet de nummering instellen voordat je je eerste document aanmaakt.
Elk documenttype (factuur, creditnota, offerte) heeft zijn eigen reeks.
Het documentnummer wordt pas gegenereerd wanneer je het document naar een klant verstuurt.
Zodra een reeks is gebruikt op een verzonden document, wordt de configuratie ervan vergrendeld om de boekhoudkundige integriteit te beschermen. Je kan een vergrendelde reeks niet wijzigen; maak in plaats daarvan een nieuwe reeks aan als je het formaat moet aanpassen.
⚠️ Het nummerveld mag alleen numerieke tekens bevatten. Niet-numerieke tekens in het nummerveld kunnen voorkomen dat je je documenten verstuurt.
Kiezen welke reeks je op een document gebruikt
Wanneer je een nieuwe factuur of creditnota aanmaakt in Document Creator, kan je met het keuzemenu Factuurnummer (of Creditnotanummer voor creditnota's) kiezen welke reeks je wilt toepassen.
Open de Document Creator en maak een nieuwe verkoopfactuur of creditnota aan.
Klik in Factuurdetails op het keuzemenu Factuurnummer.
Selecteer Standaard om de standaardreeks te gebruiken, of kies een van de andere reeksen die je hebt geconfigureerd.
Als er maar één reeks bestaat voor het documenttype, wordt er geen keuzemenu getoond en wordt de standaardreeks automatisch toegepast.
Opmerking: De eerste keer dat je een reeks kiest die nog geen enkel document heeft gebruikt, toont Banqup deze melding: Nieuwe factuurnummerreeks. De geselecteerde Volgnummer van factuur is nog niet gebruikt. Ga naar de Menu instellingen documentnummering om je factuurnummerreeks te verifiëren of op te slaan en te verzenden om deze te gaan gebruiken. Dit is geen fout. Het bevestigt alleen dat de reeks nieuw is.
Open de instellingen > Documentnummering om het nummer te controleren, of sla het document gewoon op en verstuur het om de reeks te starten. Voor creditnota's verwijst dezelfde melding naar de creditnotareeks.
FAQ
Kan ik de nummering op elk moment aanpassen?
Je kan het volgende nummer in de reeks op elk moment wijzigen. Dit heeft invloed op toekomstige documenten, maar verandert niets aan reeds toegekende nummers.
Kan ik aangepaste voorvoegsels gebruiken in plaats van INV en CN?
Ja, je kan de voorvoegsels aanpassen aan de documentnummeringconventie van je bedrijf.
Zal het verwijderen van een ontwerpdocument gaten in mijn nummerreeks veroorzaken?
Nee, want documentnummers worden alleen toegewezen wanneer documenten worden verzonden.
Waarom zie ik een melding dat mijn volgnummer 'nog niet is gebruikt'?
Dit is een waarschuwing, geen fout. Ze verschijnt de eerste keer dat je een nummerreeks kiest die nog geen enkel document heeft gebruikt. Je kan Documentnummering openen om het nummer te controleren, of het document gewoon opslaan en versturen om de reeks te gaan gebruiken. Hoe dan ook, er is niets mis.
Wat als ik halverwege het jaar migreer vanuit een ander systeem?
Je kan het startnummer instellen om je bestaande reeks voort te zetten.
Kan ik meerdere nummeringsreeksen aanmaken voor een documenttype?
Ja. Je kan zoveel reeksen definiëren als je nodig hebt voor elk documenttype (facturen, creditnota's, offertes) en kiezen welke je wilt toepassen wanneer je een document aanmaakt. Verschillende reeksen zijn handig wanneer je verschillende afdelingen, vestigingen of soorten verkoop beheert. Eén reeks per documenttype is gemarkeerd als standaard en wordt automatisch toegepast, tenzij je in de Document Creator een andere kiest.