Je kan offertes rechtstreeks in Banqup opstellen. Offertes helpen je om formeel een voorstel aan je klant te presenteren en kunnen later omgezet worden in facturen als ze aanvaard zijn.
Je kan in de instellingen van Document Creator een prefix en een startnummer kiezen voor de automatische nummering van je offertes.
→ Lees meer over automatische documentnummering instellen.
Een offerte maken
Er zijn twee manieren om een offerte aan te maken:
Vanuit de app launcher ga je naar Verkoopoffertes en klik je op Offerte maken.
Vanuit Document Creator klik je op Offerte.
Offertedetails invullen
Voeg de details van je offerte in:
Klant: Zoek een bestaande klant door de naam in te typen en te selecteren. Je kan hier ook een nieuwe klant toevoegen aan je zakenpartners.
Documentdatum: Kies de datum van de offerte.
Vervaldatum: Stel de datum in tot wanneer de offerte geldig is.
Producten of diensten: Vul items manueel in of selecteer ze uit je productcatalogus.
Opmerkingen: Voeg extra info of voorwaarden toe.
De offerte bewaren en versturen
Wanneer je offerte klaar is, heb je meerdere opties:
Bewaren en versturen: Finaliseer de offerte en stuur ze meteen naar de klant.
Opslaan als concept: Hou de offerte als concept bij om later verder te bewerken.
Annuleren: Negeer alle wijzigingen, de offerte wordt niet bewaard.
Andere acties: Via de drie puntjes kan je de offerte klonen, een document bijvoegen, een commentaar toevoegen of de offerte verwijderen.
Acties na aanmaak
Afhankelijk van de status van de offerte:
Concept:
Concept bekijken.
Versturen naar de klant*.
Klonen om een gelijkaardige offerte te maken.
Verwijderen.
Een document bijvoegen.
Een commentaar toevoegen.
* Om offertes per mail te verzenden moet je eerst de mailconnector activeren.
Wil je offertes naar een ander e-mailadres sturen dan facturen?
Ga naar Zakenpartners > dubbelklik op een partner > tabblad Leveringskanalen > vul een e-mailadres in bij Offertes. Als dit veld leeg is, gaan offertes naar het standaard e-mailadres van de klant.
Verzonden offertes:
Offerte bekijken.
Aanvaarden (of ongedaan maken als al aanvaard).
Weigeren (of ongedaan maken als al geweigerd).
Klonen om een gelijkaardige offerte te maken.
Omzetten naar factuur*.
Downloaden.
* Als je een offerte omzet naar een factuur, opent Document Creator en wordt er een factuurontwerp gemaakt. Je moet deze nog wel zelf naar de klant sturen.
→ Lees meer over facturen maken
FAQ
Kan ik een offerte bewerken nadat ze verstuurd is?
Nee. Eens verstuurd kan een offerte niet meer aangepast worden. Je kan ze wel klonen om een nieuwe versie te maken.
Wordt de klant automatisch verwittigd wanneer ik een offerte verstuur?
Ja. De klant ontvangt de offerte via e-mail. Zorg ervoor dat het e-mailadres correct is ingevuld bij de klantgegevens.
Kan ik bestanden bijvoegen aan een offerte?
Ja. Je kan ondersteunende documenten toevoegen (bijv. specificaties of voorwaarden) voor je de offerte verstuurt.