Zelffacturatie stelt een klant in staat om facturen of creditnota's aan te maken namens een leverancier. Dit is wettelijk geldig in veel landen, maar brengt strikte voorwaarden en verantwoordelijkheden met zich mee. Dit artikel legt uit wat self-billing is, hoe het werkt in Banqup en wat je moet configureren voordat je het kan gebruiken.
Wat is self-billing?
Self-billing is een regeling waarbij de klant de factuur aanmaakt in plaats van de leverancier. Hoewel de klant het document aanmaakt, wordt het nog steeds beschouwd als een leveranciersfactuur vanuit boekhoudkundig en wettelijk oogpunt.
Dit vereist een voorafgaande overeenkomst tussen de klant en leverancier.
In Banqup:
De klant maakt de factuur aan
De factuur verschijnt in de Aankoopfacturen van de klant
Eenmaal verzonden, verschijnt hetzelfde document in de Verkoopfacturen van de leverancier
Belangrijk
Self-billing is alleen toegestaan als beide partijen er expliciet mee hebben ingestemd via een formeel mandaat. Als dit niet aanwezig is, kan self-billing leiden tot juridische en fiscale nalevingsproblemen. Als je niet zeker bent of je mag self-billing, controleer dit altijd eerst bij je accountant en stem af met je zakelijke partners.
Vereiste configuratie voordat je self-billing kan gebruiken
Voordat je self-billing documenten aanmaakt, moet je de volgende configuraties toepassen.
1. De zakelijke partner markeren als self-billing
Ga naar Zakelijke partners, dubbelklik op een klant/leverancier, klik dan op Details bewerken (→ lees meer over het bewerken van zakelijke partners):
Vink "Dit is een self-billing supplier" aan als je facturen namens de leverancier gaat aanmaken. (Je moet ook nummeringsreeksen configureren, uitgelegd hieronder in stap #2).
Vink "Dit is een self-billing customer" aan als de andere partij facturen namens jou gaat aanmaken.
Dit bevestigt dat:
Een mandaat bestaat
Beide partijen akkoord gaan met het self-billing proces
Als dit vakje niet is aangevinkt, zullen self-billing documenten mislukken. Als dat gebeurt, kan je je zakelijke partner bewerken vanuit de details van het document.
2. Een toegewijde nummeringsreeks aanmaken (alleen voor self-billing leveranciers)
Self-billing documenten moeten een aparte factuurnummeringsvolgorde gebruiken. Deze volgorde moet verschillen van je reguliere verkoopfacturen en afgestemd zijn op de verwachtingen van de leverancier.
Om een nummeringsreeks aan te maken:
In de details van je zakelijke partner, net onder waar je "Dit is een self-billing supplier" hebt aangevinkt in de vorige stap, configureer je de nummeringsreeks van je self-billing facturen en self-billing creditnota's:
Sla je wijzigingen op.
De nummering van je self-billing facturen wordt automatisch aangemaakt op basis van de geconfigureerde reeks.
Een self-billing document aanmaken met Document Creator
Je kan self-billing facturen, creditnota's of offertes aanmaken.
Om een self-billing document aan te maken:
Open Document Creator.
Maak een nieuw document aan door te klikken op het relevante self-billing documenttype (of door te klikken op Nieuw document > documenttype).
Selecteer een leverancier.
Voer de relevante informatie in zoals documentdatum, producten, bedragen, BTW.
Klik op Opslaan als concept of Opslaan en verzenden.
Belangrijk verschil met een gewone factuur: je selecteert een leverancier, geen klant.
Opmerkingen
Bij het aanmaken van een factuur of creditnota voor zelfacturatie in Document Creator vereist Banqup een speciale nummerreeks voor zelfacturatie. Als er geen reeks is geconfigureerd voor de leverancier, verschijnt er een foutmelding en kan het document niet worden opgeslagen of verzonden. Om dit op te lossen, bewerk je de leverancier en configureer je een nummerreeks voor zelfacturatie, zoals hierboven uitgelegd.
Self-billing documenten worden verzonden via het afleverkanaal dat is ingesteld in de details van je zakelijke partner.
→ Lees meer over het toevoegen van leveringskanalen voor je klanten
Na verzending verschijnt het document in je Aankoopfacturen. Als je leverancier een Banqup-gebruiker is, ontvangen ze het in hun Verkoopfacturen.
Self-billing documenten importeren
Self-billing documenten kunnen ook worden geïmporteerd als PDF of als e-factuur, net zoals gewone facturen/creditnota's.
Bij het importeren van self-billing documenten verwerkt Banqup ze nog steeds via OCR.
Wat te doen als de OCR het verkeerde documenttype detecteert
Je kan dit altijd corrigeren tijdens de OCR-validatiefase:
Open het document met de status Nog te valideren.
Wijzig het documenttype van normale factuur naar zelfacturatiefactuur, of omgekeerd.
De wijziging wordt automatisch bewaard.
Belangrijke opmerkingen
Relevante klanten/leveranciers moeten correct gemarkeerd zijn als self-billing partners. Als het self-billing mandaat ontbreekt, opent het document in een alleen-lezen weergave. Je kan het nog steeds goedkeuren of verzenden en de gegevens van de zakelijke partner van daaruit bijwerken.
Controleer het leveringskanaal van je zakelijke partner voordat je een self-billing document verstuurt.
Self-billing documenten gebruiken een aparte nummeringsreeks. Stem af over de nummeringsreeks met je relevante zakelijke partners.
Controleer altijd of de OCR je documenttype correct heeft gedetecteerd als self-billing.
Self-billing gedraagt zich anders dan standaard facturering. Mix beide stromen niet zonder de ins en outs te begrijpen.
FAQ
Waarom zie ik een waarschuwing "Deze klant is ingesteld voor zelfacturatie. Ze maken normaal hun eigen documenten aan."?
Banqup toont deze waarschuwing wanneer het document wordt gedetecteerd als een normale factuur maar de geselecteerde klant of leverancier is gemarkeerd als zelfacturatie. De waarschuwing is alleen informatief en blokkeert je niet. Als het document echt een normale factuur is, kan je verdergaan zonder wijzigingen aan te brengen.
Waarom krijg ik een foutmelding "Deze leverancier is niet ingesteld voor zelfacturatie. Bewerk hun gegevens om te bevestigen dat je een mandaat hebt."?
Deze fout verschijnt wanneer een document wordt gedetecteerd als zelfacturatie maar de geselecteerde klant of leverancier niet is geconfigureerd als zelfacturatie. Om dit op te lossen, open je de details van de zakelijke partner, activeer je de optie voor zelfacturatie, bewaar je de wijzigingen en ga je terug naar het document om de verwerking voort te zetten.
Kan ik self-billing gebruiken zonder mandaat?
Nee. Een formele overeenkomst is verplicht. Zonder kan de factuur wettelijk ongeldig zijn.
Wat gebeurt er als ik een self-billing document ontvang zonder mandaat?
Om de documentgegevens te beschermen, openen self-billing documenten waarvoor het self-billing mandaat ontbreekt in een alleen-lezen weergave. Je ziet het document met de status In afwachting van validatie, maar de kerngegevens van het document zijn vergrendeld.
Je kan nog wel:
De gegevens van de betrokken zakelijke partner bijwerken (bijvoorbeeld het self-billing vakje op hun profiel aanvinken, zodat het mandaat de volgende keer aanwezig is).
Goedkeuren of Verzenden gebruiken om het document vooruit te helpen in de workflow.
Zodra het mandaat bij de zakelijke partner is ingesteld, werken toekomstige self-billing documenten zoals gewoonlijk.
Verschijnen zelffacturatiefacturen in Verkoopfacturen of Inkoopfacturen?
Ze verschijnen in Aankoopfacturen voor de maker (de klant) en in Verkoopfacturen voor de ontvanger (de leverancier).
Kan ik creditnota's zelffactureren?
Ja. Dezelfde regels gelden als voor zelffacturatiefacturen.
Kan ik zelffactureren met Peppol?
Ja, zolang beide partijen correct geregistreerd zijn op Peppol.