Hou de informatie van je zakenpartners (klanten en leveranciers) up-to-date door hun gegevens te beheren in de Business Partners-app. Je kan bedrijfsinformatie of contactgegevens bewerken wanneer dat nodig is.
Zakelijke partners bewerken
Ga naar Zakenpartners
Zoek de zakenpartner die je wil bewerken.
Klik op de drie puntjes en klik vervolgens op Details bewerken.
Bewerk de benodigde gegevens en klik op Opslaan.
Tabbladen op de fiche van een zakenpartner
Wanneer je een zakenpartner opent, is de fiche nu georganiseerd in duidelijk gelabelde tabbladen. Elk tabblad groepeert een specifiek soort configuratie:
Details: juridische naam, handelsnaam, land, taal, contactgegevens, adressen, identificatienummers.
Bankrekeningen: de IBAN(s) van de partner en andere bankgegevens.
Afleverkanalen: de manier waarop documenten naar deze klant worden verzonden (Peppol, e-mail, Banqup, enz.). Afleverkanalen toevoegen.
Instellingen: administratieve configuratie, gescheiden van de algemene contactgegevens. Beschikbaar voor zowel klanten als leveranciers, en groepeert:
Standaard vervaldatums (leveranciers).
Standaard betalingsmethode (leveranciers).
De optie Vertrouwde leverancier.
De opties Klant met zelffacturatie en Leverancier met zelffacturatie. Zelffacturatie in Banqup.
Als je de opties voor zelffacturatie vroeger vond in het formulier Details bewerken van de partner, dan vind je ze nu op het nieuwe tabblad Instellingen. De opties zelf zijn ongewijzigd, alleen hun locatie is verplaatst.
Een partner bewerken vanuit een document
Je kan een klant of leverancier ook beheren zonder het document te verlaten waaraan je werkt. Het contextmenu is beschikbaar op documenten met de statussen Concept, In afwachting van validatie en Gevalideerd in alle toepasselijke apps.
Open de documentdetails.
Klik in het klant- of leveranciersgedeelte op de drie puntjes naast de naam van de partner.
Kies een van de volgende opties:
Leverancier bewerken of Klant bewerken: open de partnergegevens om ze te bewerken.
Afleverkanalen bewerken: open het venster Afleverkanalen voor deze partner.
Afleverkanalen vernieuwen: ververs de actieve afleverkanalen.
Markeren als vertrouwde leverancier (of Markering als vertrouwde leverancier verwijderen): schakel de status Vertrouwd in of uit.
Standaard betalingsmethode bewerken (alleen aankoopdocumenten): werk de standaard betalingsmethode van de leverancier rechtstreeks bij vanuit de documentdetails, zonder de pagina te verlaten. Gebruik dit als de OCR een betalingsmethode heeft opgepikt die moet worden gecorrigeerd, of als de standaardmethode van de leverancier ontbreekt of verouderd is. De wijziging is van toepassing op toekomstige documenten die geen expliciete betalingsmethode bevatten.
Toegewezen partner wijzigen: vervang de gekoppelde partner op een niet-gestructureerd document.
Wijzigingen die je hier opslaat, gelden net zoals vanuit Business Partners, zodat toekomstige documenten de bijgewerkte informatie overnemen.
Een leverancier als vertrouwd markeren
Als je regelmatig werkt met betrouwbare leveranciers en je facturenverwerking wil versnellen, kan je hen als vertrouwd markeren. Wanneer een leverancier als vertrouwd is gemarkeerd, worden hun facturen automatisch goedgekeurd en omzeilen ze de normale goedkeuringsworkflow. Je kan een leverancier als Vertrouwd markeren via het tabblad Instellingen, zoals hieronder beschreven, of rechtstreeks via het contextmenu van de documentdetails als je al bezig bent met een van hun facturen (zie de sectie hierboven).
Dit is handig voor:
Langetermijnleveranciers waarmee je regelmatig werkt
Leveranciers met consistente, voorspelbare facturatie
Het verminderen van handmatige goedkeuringsstappen voor vertrouwde zakelijke relaties
Om een leverancier als vertrouwd te markeren:
Ga naar Business Partners.
Dubbelklik op de leverancier die je als vertrouwd wilt markeren.
Klik op het tabblad Instellingen.
Vink het vakje aan Markeer [Leveranciersnaam] als vertrouwde leverancier.
Belangrijke opmerkingen
Zodra wijzigingen zijn opgeslagen, wordt de bijgewerkte informatie gebruikt in toekomstige documenten en conceptfacturen die nog niet naar klanten zijn verzonden. Documenten uit het verleden behouden de informatie van toen ze werden aangemaakt. Hou er rekening mee dat sommige velden mogelijks niet kunnen worden bewerkt als ze afkomstig zijn uit officiële registers.
FAQ
Kan ik informatie bewerken voor Peppol-geregistreerde bedrijven?
Sommige informatie voor Peppol-geregistreerde bedrijven komt uit officiële registers en kan niet bewerkt worden. Je kan wel bijkomende details die specifiek zijn voor je relatie aanpassen.
Heeft het bewerken van de gegevens van een partner invloed op bestaande documenten?
Nee, wijzigingen zijn alleen van toepassing op toekomstige documenten. Bestaande facturen en documenten behouden hun oorspronkelijke informatie.
Kan ik meerdere adressen hebben voor één partner?
Ja, je kunt voor elke zakenpartner een hoofdadres, een afleveradres en een factuuradres toevoegen.