Soms kan de OCR een leverancier op een document niet correct matchen met een bestaande zakenpartner. Als dat gebeurt, stelt Banqup voor om een nieuwe leverancier aan te maken op basis van de OCR-gegevens.
Als die leverancier echter al bestaat in je Zakenpartners-lijst, kan je het document handmatig koppelen aan de juiste leverancier en zo dubbele invoer voorkomen.
Een nieuwe leverancier toevoegen vanuit factuurgegevens
Wanneer de OCR een nieuwe leverancier herkent, stelt Banqup voor om het contact als leverancier toe te voegen:
Ga naar Aankoopfacturen en open de factuur (status: Wacht op validatie).
Klik in de sectie leverancier op Toevoegen als leverancier.
Bekijk de informatie die door de OCR is opgepikt en voeg indien nodig extra informatie toe.
Sla op.
Hoe koppel je een document handmatig aan de juiste zakenpartner
Om te voorkomen dat er meerdere duplicaten ontstaan, kan je de extra documenten gewoon handmatig aan de juiste leverancier koppelen.
Ga naar Aankoopfacturen en open de factuur (status: Wacht op validatie).
Klik in de sectie leverancier op het prullenbakpictogram naast de door OCR gedetecteerde leveranciersnaam. Dit verwijdert de OCR-gegevens en opent de zoekbalk voor leveranciers.
Zoek naar de bestaande leverancier met de zoekbalk. Het systeem toont overeenkomende leveranciers uit je Zakenpartners-lijst.
Klik op de juiste zakenpartner en klik vervolgens op OK. Het document is nu gekoppeld aan de bestaande leverancier in plaats van een duplicaat aan te maken.
Wanneer je in één keer meerdere facturen van dezelfde leverancier uploadt, scant de OCR elk document afzonderlijk. Als de leverancier nog niet bestond in je Zakenpartners toen het eerste document werd gescand:
Zal het systeem Toevoegen als leverancier voorstellen (zie hierboven Hoe een nieuwe leverancier toevoegen vanuit de factuurgegevens).
De volgende facturen kunnen nog steeds dezelfde knop Toevoegen als leverancier tonen, omdat de OCR niet heeft gedetecteerd dat de leverancier net is aangemaakt.
Belangrijke opmerkingen
Deze situatie wordt automatisch opgelost in een toekomstige release (december 2025).
Voor nu is handmatig koppelen de beste manier om dubbele leveranciers te voorkomen.
Dezelfde stappen zijn van toepassing als je verkoopfacturen verwerkt waarbij de klant al bestaat in je Zakenpartners-lijst.