Wanneer een document in je ruimte terechtkomt, leest Banqup het en koppelt het aan de bijbehorende klant of leverancier in je lijst met Zakenpartners. Dit artikel legt uit welke gegevens Banqup vergelijkt, in welke volgorde, en wat er gebeurt als er geen match wordt gevonden.
Welke gegevens Banqup vergelijkt
Banqup controleert de gegevens op het document tegenover je opgeslagen zakenpartners, volgens een vaste prioriteitsvolgorde:
De deelnemer-ID. Het unieke bedrijfsidentificatienummer dat wordt gebruikt op het Peppol-netwerk. Dit is het sterkste signaal en wordt altijd als eerste gecontroleerd.
Btw- of ondernemingsnummer. Het officiële nationale ondernemingsnummer, zoals een btw-nummer (bijvoorbeeld BE0123456789) of een KBO-nummer.
De bedrijfsnaam. Wordt enkel als laatste redmiddel gebruikt, wanneer er helemaal geen officiële identificator op het document staat.
Opmerking: Contactgegevens worden nooit gebruikt om een zakenpartner te identificeren. Een e-mailadres of telefoonnummer op een document wordt enkel als ondersteunende informatie behandeld, zodat twee partners die deze informatie delen nooit met elkaar verward worden.
Wanneer je een document ontvangt
Voor inkomende documenten, zoals aankoopfacturen van je leveranciers, doorloopt Banqup de drie niveaus na elkaar:
Het zoekt naar een zakenpartner met dezelfde deelnemer-ID.
Als er geen deelnemer-ID overeenkomt, valt het terug op het btw-nummer of ondernemingsnummer.
Als het document helemaal geen officiële identificator bevat, valt het terug op de bedrijfsnaam.
Zo krijgt een inkomend document meerdere kansen om zijn leverancier te vinden, wat belangrijk is omdat je niet kan controleren hoe je leveranciers hun facturen invullen.
Wanneer je een verkoopdocument uploadt
Geüploade verkoopdocumenten worden strenger gematcht. Dit geldt voor verkoopfacturen die je uploadt naar Banqup in plaats van opstelt in Document Creator, want in Document Creator selecteer je zelf de klant uit je lijst en is er geen matching nodig.
Voor een geüpload verkoopdocument vereist Banqup een exacte match op de deelnemer-ID:
Als de deelnemer-ID op het document overeenkomt met een actieve klant, wordt het document aan die klant gekoppeld.
Als er geen match is met een actieve klant, valt Banqup niet terug op het btw-nummer of de bedrijfsnaam. In plaats daarvan maakt het een nieuw actief klantprofiel aan.
Deze strengere regel bestaat omdat een verkoopdocument naar één specifiek elektronisch adres wordt gestuurd. Terugvallen op een zwakker signaal zou een factuur naar het verkeerde netwerkadres kunnen sturen.
Wat je moet weten
Een identificator wint altijd van een naam. Zolang het document minstens één officiële identificator bevat, of dat nu een deelnemer-ID of een btw- of ondernemingsnummer is, valt Banqup nooit terug op matching via bedrijfsnaam. Dit voorkomt dat twee verschillende bedrijven met gelijkaardige namen worden samengevoegd tot één.
Gedeactiveerde partners worden overgeslagen. Een gedeactiveerde zakenpartner wordt als uitgeschreven beschouwd, dus Banqup koppelt er geen nieuwe documenten meer aan. Als er een document binnenkomt voor een partner die je hebt gedeactiveerd, wordt er een volledig nieuw actief profiel aangemaakt in plaats van het gedeactiveerde profiel te hergebruiken. Om ervoor te zorgen dat documenten op het bestaande profiel blijven terechtkomen, open je het tabblad Gedeactiveerd in Zakenpartners en selecteer je eerst Opnieuw activeren.
Een overeenkomend btw-nummer is niet altijd genoeg. Als een inkomend document een btw-nummer bevat, en de opgeslagen partner met dat btw-nummer heeft een andere deelnemer-ID geregistreerd, koppelt Banqup de twee niet automatisch. Twee gegevens die niet overeenkomen over het elektronische adres zijn waarschijnlijker twee verschillende entiteiten dan één, en een document op het verkeerde netwerkadres archiveren is achteraf moeilijker recht te zetten dan het document handmatig te koppelen.
Zo behaal je de beste resultaten
Vul beide identificatoren in voor elke partner. Een partner met zowel een btw- of ondernemingsnummer (KBO) als een deelnemer-ID kan op beide niveaus gematcht worden. Een partner zonder één van beide kan enkel op naam gematcht worden.
Maak je geen zorgen over naamvariaties. Omdat identificatoren voorrang hebben op namen, verhindert een verschil in spelling, interpunctie of handelsnaam op een inkomend document de match niet.
Veelgestelde vragen
Waarom heeft Banqup een tweede profiel aangemaakt voor een leverancier die ik al heb?
De gebruikelijke oorzaken zijn dat de bestaande partner gedeactiveerd is, waardoor die wordt overgeslagen en er een nieuw actief profiel wordt aangemaakt, of dat de bestaande partner geen btw-nummer en geen deelnemer-ID heeft opgeslagen, waardoor er niets was om mee te matchen. Controleer eerst het tabblad Gedeactiveerd, en controleer vervolgens of de identificatoren zijn ingevuld op het profiel dat je wilt behouden.
Gebruikt Banqup het e-mailadres of telefoonnummer op een factuur om de partner te vinden?
Nee. Contactgegevens worden nooit gebruikt om een zakenpartner te identificeren.
Wat is het verschil met de waarschuwing Duplicaat gevonden?
Dit zijn twee aparte controles. De matching die in dit artikel wordt beschreven, gebeurt op documenten, zonder enige actie van jou. De waarschuwing Duplicaat gevonden verschijnt wanneer je zelf een zakenpartner toevoegt of bewerkt en de ingevoerde gegevens lijken op een partner die je al hebt. Zie Dubbele leveranciers voorkomen bij het valideren van facturen voor die controle.
Kan ik een document zelf aan een andere partner koppelen?
Ja. Automatische matching is een startpunt, geen vaste koppeling. Je kan de gekoppelde klant of leverancier op het document wijzigen.