Wanneer de OCR een aankoopfactuur scant en de leverancier niet herkent, stelt Banqup voor om die als nieuwe leverancier toe te voegen. Om je lijst met Business Partners overzichtelijk te houden, controleert het systeem automatisch of de leverancier al bestaat voordat een nieuwe fiche wordt aangemaakt.
Hoe automatische dubbele-preventie werkt
Telkens wanneer je een zakenpartner toevoegt of bewerkt, vergelijkt Banqup de combinatie van juridische naam, handelsnaam en officiële identificatoren (zoals BTW of KBO) met je bestaande lijst Business Partners. De controle loopt op elk invoerpad:
Wanneer je een partner toevoegt via de app Business Partners.
Wanneer je er een rechtstreeks vanuit een document toevoegt, in de documentdetails tijdens de factuurvalidatie of in Document Creator.
Wanneer je de gegevens van een bestaande partner bewerkt.
Wordt een overeenkomst gevonden, dan toont Banqup de melding Dubbel gevonden voor het opslaan en stelt het de bestaande zakenpartner voor. Selecteer de voorgestelde partner om die voor het document te gebruiken in plaats van een tweede fiche aan te maken, of klik op Terug om de ingevoerde gegevens aan te passen.
Goed om te weten
De duplicaatcontrole geldt ook voor klanten, niet alleen voor leveranciers.
Als meerdere facturen van dezelfde nieuwe leverancier in één batch binnenkomen, herkent Banqup de leverancier die op basis van de eerste factuur is aangemaakt en koppelt het de volgende facturen automatisch.
Als het systeem een duplicaat aangeeft maar de partners echt verschillend zijn (bijvoorbeeld twee aparte bedrijven met dezelfde juridische naam), pas dan de gegevens aan zodat de verschillen duidelijk zijn voordat je opslaat.