Wanneer de OCR een aankoopfactuur scant en de leverancier niet herkent, stelt Banqup voor om die als nieuwe leverancier toe te voegen. Om je lijst met Business Partners overzichtelijk te houden, controleert het systeem automatisch of de leverancier al bestaat voordat een nieuwe fiche wordt aangemaakt.
Hoe automatische dubbele-preventie werkt
Telkens wanneer je een zakenpartner toevoegt of bewerkt, vergelijkt Banqup de combinatie van juridische naam, handelsnaam en officiële identificatoren (zoals BTW of KBO) met je bestaande lijst Business Partners. De controle loopt op elk invoerpad:
Wanneer je een partner toevoegt via de app Business Partners.
Wanneer je er een rechtstreeks toevoegt vanuit een document tijdens factuurvalidatie.
Wanneer je de gegevens van een bestaande partner bewerkt.
Als er een overeenkomst wordt gevonden, toont Banqup vóór het opslaan een Dubbele entry gevonden-melding. Van daaruit kan je op Terug klikken om de gegevens die je hebt ingevoerd aan te passen.
Goed om te weten
De duplicaatcontrole geldt ook voor klanten, niet alleen voor leveranciers.
Als meerdere facturen van dezelfde nieuwe leverancier in één batch binnenkomen, herkent Banqup de leverancier die op basis van de eerste factuur is aangemaakt en koppelt het de volgende facturen automatisch.
Als het systeem een duplicaat aangeeft maar de partners echt verschillend zijn (bijvoorbeeld twee aparte bedrijven met dezelfde juridische naam), pas dan de gegevens aan zodat de verschillen duidelijk zijn voordat je opslaat.