De Inbox-app biedt gedetailleerde foutrapportage om je te helpen bij het afhandelen van bestanden die niet door de validatie komen. Als je een factuur mist die in je account had moeten staan, kan je in de Inbox-app controleren of het document daar staat met de status Error.
Bestanden met de status Processed komen zonder problemen in je account terecht, terwijl andere fouten kunnen bevatten waardoor ze niet volledig worden geaccepteerd. Deze update stelt je in staat om precies te identificeren wat het probleem heeft veroorzaakt, of het bestand nu via Peppol, e-mail of handmatige upload is ontvangen, zodat je de nodige stappen kan ondernemen om het op te lossen.
Status "Afgewezen"
De Inbox-app markeert ongeldige documenten nu met de status Afgewezen, naast de bestaande statussen Fout en Verwerkt. Gebruik Afgewezen als eerste signaal dat een document nooit in je account is terechtgekomen en je aandacht nodig heeft. Volg daarna de onderstaande stappen om de fout te onderzoeken en actie te ondernemen.
Hoe krijg je toegang tot foutdetails?
Ga naar je Inbox.
Zoek een document met de status Fout.
Dubbelklik op het document. Banqup opent het ter verwerking als dat nog kan, of toont het Activiteiten als het document al in de status Fout staat.
Je kan ook op de drie puntjes (⋮) in de kolom Actions klikken en vervolgens View details selecteren.
Een ongeldig document controleren
Wanneer je een ongeldig document opent vanuit je Inbox (door erop te dubbelklikken), verschijnt er een logboek van alle gebeurtenissen die betrekking hebben op dat bestand. Zoek naar de foutmelding om te zien waarom deze precies is opgetreden.
Veelvoorkomende foutmeldingen die je kan tegenkomen zijn:
Dubbel documentnummer: Het systeem heeft gedetecteerd dat er al een factuur met dit nummer bestaat in je Business Space.
Semantische fout: Er is een probleem met de betekenis of logica van de gegevens in het gestructureerde bestand.
Ongeldige checksum: Het bestand is mogelijk beschadigd of niet correct geüpload.
Patroon komt niet overeen met het vereiste formaat: Gegevens (zoals een datum of bedrag) zijn niet geformatteerd zoals het systeem verwacht.
Ongeldig e-mailadresformaat: Een e-mailadres in het document is niet correct geschreven.
Foutief elektronisch adres: Het document is gericht aan een identificatie die niet overeenkomt met je account.
Bijlagetype wordt niet ondersteund: Je hebt geprobeerd een bestandsformaat toe te voegen dat Banqup niet kan verwerken.
Dit bestandstype wordt niet ondersteund: Het hoofdbestand van het document heeft een formaat dat niet wordt herkend door het platform.
Het bestand behoort niet tot jouw space: De metadata van het document suggereert dat het bedoeld is voor een andere Banqup-space.
Peppol-validatiefouten
Je kan ook Peppol-validatiefouten tegenkomen. Deze treden op omdat het document niet voldoet aan de EN 16931-standaard die vereist is voor elektronische facturatie.
Als de fout een specifieke code bevat (zoals BR-DEC-19 of UBL-DT-01), betekent dit dat het document een specifieke regel van het Peppol-model overtreedt.
Als je niet begrijpt hoe je een specifieke foutcode moet oplossen, kopieer deze dan en stuur hem naar onze AI-assistent Eva (via de messenger rechtsonder op deze pagina) en vraag haar om een oplossing.
Belangrijke opmerkingen
Je kan deze documenten in een aparte weergave openen om de gemarkeerde fouten te zien, maar houd er rekening mee dat dit een alleen-lezen weergave is en dat gegevens niet rechtstreeks vanuit de Inbox kunnen worden bewerkt.
De meeste validatiefouten moeten worden opgelost door de persoon die het document heeft opgesteld. Als je een PDF importeert, kan je de validatiefouten zelf herstellen. Het geïmporteerde document behoudt de status "Awaiting validation" totdat je het valideert. Dit houdt in dat je alle informatie toevoegt die nodig is om aan de Peppol EN 16931-standaard te voldoen.
Voor facturen die je hebt ontvangen (en niet zelf hebt geïmporteerd), kan je de knop Download gebruiken om het bestand lokaal te inspecteren voordat je contact opneemt met je leverancier voor een gecorrigeerde versie. Je kan dit niet zelf herstellen.
FAQ
Kan je een e-factuur aanpassen die je van een leverancier hebt ontvangen?
Nee. Je kan e-facturen die je van een leverancier ontvangt niet bewerken. De Inbox is alleen-lezen voor ontvangen e-facturen. Als het document wordt geweigerd, moet je contact opnemen met de leverancier en vragen om een gecorrigeerde versie te sturen.
Wat is het verschil tussen de statussen Fout, Geweigerd en Verwerkt?
Verwerkt: het document is succesvol in je account geladen.
Fout: er is iets mis met het bestand, bijvoorbeeld het formaat wordt niet ondersteund.
Geweigerd: het document is nooit in je account terechtgekomen omdat het niet voldoet aan de EN 16931-standaard.
Kan je een PDF aanpassen die je zelf hebt geïmporteerd?
Ja. PDF's die je zelf uploadt, hebben de status Wachten op validatie totdat je ze volledig invult. Je kan de informatie toevoegen die nodig is om aan de Peppol EN 16931-standaard te voldoen en het document aan jouw kant valideren. Dit geldt alleen voor documenten die je zelf hebt geïmporteerd, niet voor e-facturen die je van een leverancier hebt ontvangen.