De Inbox geeft je een compleet overzicht van alle inkomende documenten in je Banqup-space. Zie het als je documentencommandocentrum, waar je alles kan volgen wat wordt geïmporteerd, ongeacht hoe het je space binnenkomt.
Hoe het je helpt
De Inbox biedt een centrale locatie om
De verwerkingsstatus van documenten te bewaken.
Ervoor te zorgen dat alle importen succesvol verlopen.
Documenten van meerdere bronnen op één plaats te volgen.
Problemen van het importproces op te sporen.
Jouw documenten bekijken
Als je Inbox opent, zie je een uitgebreide lijst met documenten:
Bestandsnamen
Datum ontvangen
Datum laatste wijziging
Verwerkingsstatus
Verwijder optie
Je kan de details van een document bekijken (activiteit, oorzaak van een fout) of openen via de kolom Acties.
Inbox vangt documenten op die afkomstig zijn van alle invoermethoden: documenten die handmatig zijn geüpload of zijn ontvangen via netwerkverbindingen (zoals e-mail, Peppol en andere Banqup-gebruikers).
E-mails met meerdere bijlagen verwerken
Wanneer een e-mail met meerdere bijlagen in je Inbox terechtkomt, kan je beslissen hoe elk bestand moet worden behandeld voordat het in Banqup binnenkomt.
Hoe werkt het
Open je Inbox.
Zoek de e-mail die je wil verwerken.
Klik op de drie puntjes (⋮) in de kolom Acties en selecteer dan Document openen.
In het selectievenster, voor elk bestand:
Kies Opslaan als → geef aan of het bestand een Document is (een hoofddocument zoals een factuur) of een Bijlage (een ondersteunend bestand).
Als het bestand een bijlage is, koppel het aan het hoofddocument waartoe het behoort.
Klik op Opslaan om de bestanden te verwerken.
Je Inbox toont de verwerkingsstatus van elk bestand, zodat je kan zien welke succesvol zijn verwerkt.
Opmerking: enkele beperkingen gelden momenteel voor e-mails met meerdere bijlagen:
• Documenten die niet succesvol verwerkt worden, verschijnen niet in je Inbox. Als je een bestand mist, controleer dan de oorspronkelijke e-mail.
• Documenten die wel succesvol verwerkt worden, verschijnen in Verkoopfacturen of Aankoopfacturen, niet in je Inbox.
• Als een e-mail meer dan één PDF-document bevat, wordt slechts één daarvan verwerkt. E-mails met meerdere XML-bestanden (of gemengde formaten) worden succesvol verwerkt.
Nieuwe documenten toevoegen
Je kan documenten ook rechtstreeks uploaden via Inbox:
Klik op de knop Uploaden.
Kies bestanden of sleep ze.
Selecteer documenttype:
Verkoopfactuur
Inkoopfactuur
Opmerking: Het verwijderen van documenten uit Inbox is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt. De Inbox helpt ervoor te zorgen dat er geen documenten verloren gaan tijdens het importproces, waardoor het een essentieel hulpmiddel is om dubbele import van documenten te voorkomen.
FAQ
Hoe lang blijven documenten in Inbox?
Documenten blijven altijd zichtbaar.
Kan ik verwijderde documenten herstellen?
Nee, het verwijderen van documenten is permanent.
Zie ik documenten die door andere gebruikers zijn geïmporteerd?
Ja, Inbox toont alle documenten die jouw space binnenkomen, ongeacht de bron of gebruiker.