Verbinden Sie Ihren Business Space mit SharePoint, und Banqup lädt Ihre Rechnungen und angereicherten Bewegungsberichte automatisch auf eine SharePoint-Website hoch. Ihre Finanzdokumente bleiben in der Microsoft-Umgebung gespeichert und durchsuchbar, die Ihr Unternehmen bereits nutzt, ohne manuelles Herunterladen.
Hinweis: Dieser Artikel richtet sich an Nutzer des Business Space. Wenn Sie Buchhalter sind, lesen Sie stattdessen Kundendokumente nach SharePoint exportieren.
Bevor Sie beginnen
Sie benötigen ein Geschäfts- oder Schulkonto von Microsoft mit Zugriff auf die SharePoint-Website, die Sie verwenden möchten. Microsoft akzeptiert für diese Verbindung keine persönlichen Konten (Outlook.com, Hotmail, Live).
Banqup bittet Microsoft um die Berechtigung, in Ihrem Namen Dateien und Websites zu lesen und zu schreiben. Die Person, die sich anmeldet, muss diese Berechtigung in Ihrer Microsoft-Umgebung erteilen dürfen.
Die Erweiterung installieren
Öffnen Sie den App-Launcher und klicken Sie auf Entdecken Sie mehr, um den Banqup Store zu öffnen.
Suchen Sie nach „SharePoint“ und öffnen Sie die App SharePoint.
Klicken Sie auf Installieren.
Bestätigen Sie, dass SharePoint auf die Daten in Ihrem Space zugreifen darf.
Zeigt Banqup eine vorausgesetzte App an, klicken Sie auf Ja, alles installieren. Sie wird für Sie installiert und aktiviert.
Die Installation dauert einige Sekunden. Lassen Sie das Fenster geöffnet. Der Assistent führt Sie anschließend durch die Konfiguration.
Auswählen, was exportiert wird
Haken Sie die zu exportierenden Dokumenttypen an: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Angereicherte Bewegungsberichte. Alle drei sind standardmäßig ausgewählt.
Klicken Sie auf Konfigurationen speichern.
Wählen Sie das Exportformat für Eingangs- und Ausgangsrechnungen: Peppol BIS 3.0 (eine strukturierte elektronische Rechnungsdatei) oder PDF.
Klicken Sie auf Konfigurationen speichern.
Hinweis: Sie können diese Auswahl später im Reiter Konfiguration der Erweiterung ändern. Klicken Sie bei einem Schritt auf Überspringen, wenn Sie später darauf zurückkommen möchten.
Mit Microsoft verbinden
Klicken Sie auf Mit SharePoint anmelden.
Melden Sie sich mit Ihrem Geschäfts- oder Schulkonto von Microsoft an und akzeptieren Sie die Berechtigungen, die Banqup anfordert.
Sie werden zu Banqup zurückgeleitet.
Hinweis: Wenn Sie den Assistenten vor der Anmeldung geschlossen haben, bleibt die Erweiterung inaktiv. Öffnen Sie sie über Einstellungen > Erweiterungen, öffnen Sie den Reiter Konfiguration und klicken Sie auf Schließen Sie die Konfiguration ab, um dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben.
Festlegen, wohin die Dateien gehen
Nach der Anmeldung fragt Banqup nach dem SharePoint-Speicherort:
Site-ID: die SharePoint-Website, auf die hochgeladen wird.
Laufwerk-ID: die Dokumentbibliothek auf dieser Website.
Upload-Pfad für Verkaufsrechnungen, Upload-Pfad für Einkaufsrechnungen und Upload-Pfad für angereicherte Bewegungsberichte: der Ordner in der Bibliothek. Lassen Sie einen Pfad leer, um den unter dem Feld angezeigten Standardpfad zu verwenden.
Sie können einen Pfad mit Platzhaltern zusammenstellen, die Banqup für jede Datei ersetzt:
[company_name]: Ihr Firmenname.[uen_number]: Ihre Unternehmensnummer.[invoice_type]: Einkäufe oder Verkäufe.[external_id]: die Referenz Ihres Unternehmens in Ihrem Buchhaltungspaket, falls Sie sie eingetragen haben.Für angereicherte Bewegungsberichte:
[year](das aktuelle Jahr) und[type](die Art des Berichts, standardmäßig „cod“).
Klicken Sie auf Konfigurationen speichern. Die Erweiterung wird aktiv und der Export beginnt.
So werden Dokumente exportiert
Freigegebene Eingangsrechnungen, gesendete Ausgangsrechnungen und angereicherte Bewegungsberichte werden nach SharePoint hochgeladen, sobald sie diesen Status erreichen.
Nur Dokumente, die nach der Aktivierung der Erweiterung in Banqup eingehen, werden exportiert. Ältere Dokumente werden nicht rückwirkend gesendet.
Die Originaldokumente bleiben in Banqup. Der Upload ist eine Kopie.
Die Verbindung ändern oder ausschalten
Klicken Sie oben rechts auf das Hauptmenü-Symbol und dann auf Einstellungen > Erweiterungen.
Öffnen Sie SharePoint.
Ändern Sie im Reiter Konfiguration die Dokumenttypen, Formate oder Pfade und klicken Sie auf Konfigurationen speichern. Um sich mit einem anderen Microsoft-Konto anzumelden, aktivieren Sie zuerst Verbindungseinstellungen ändern.
Um den Export zu pausieren, stellen Sie die Erweiterung auf Inaktiv. Ihre Einstellungen bleiben erhalten. Um sie zu entfernen, klicken Sie auf Deinstallieren.
FAQ
Kann ich mein persönliches Microsoft-Konto verwenden?
Nein. Microsoft erlaubt für diese Verbindung nur Geschäfts- oder Schulkonten. Wenn Sie die Meldung sehen, dass eine Anmeldung mit einem persönlichen Konto nicht möglich ist, melden Sie sich mit dem Konto an, das Ihr Unternehmen für Microsoft 365 verwendet.
Ist die Verbindung sicher?
Ja. Banqup nutzt die Anmeldung von Microsoft. Banqup sieht oder speichert Ihr Microsoft-Passwort nie, und die Übertragung ist verschlüsselt.
Kann ich Dokumente sowohl nach SharePoint als auch nach OneDrive senden?
Ja. Es sind zwei separate Erweiterungen mit jeweils eigenen Einstellungen. Installieren und konfigurieren Sie beide, wenn Sie beide benötigen.
Was passiert, wenn die Microsoft-Anmeldung abläuft?
Öffnen Sie die Erweiterung über Einstellungen > Erweiterungen, aktivieren Sie Verbindungseinstellungen ändern und melden Sie sich erneut an. Ihre Dokumenttypen, Formate und Pfade bleiben erhalten.