Verbinden Sie Ihren Partner Space mit SharePoint, und Banqup lädt die Rechnungen und angereicherten Bewegungsberichte Ihrer Kunden automatisch auf eine SharePoint-Website hoch. Die Buchhaltungsunterlagen, die Sie verarbeiten, bleiben in der Microsoft-Umgebung gespeichert und durchsuchbar, die Ihre Kanzlei bereits nutzt. Sie installieren die Erweiterung einmal und aktivieren sie pro Kunde.
Bevor Sie beginnen
Sie benötigen ein Geschäfts- oder Schulkonto von Microsoft mit Zugriff auf die SharePoint-Website, die Sie verwenden möchten. Microsoft akzeptiert für diese Verbindung keine persönlichen Konten (Outlook.com, Hotmail, Live).
Richten Sie die Integration in Ihrem Partner Space ein, nicht im Business Space eines Kunden.
Die Erweiterung installieren
Öffnen Sie den App-Launcher und klicken Sie auf Entdecken Sie mehr, um den Banqup Store zu öffnen.
Suchen Sie nach „SharePoint“ und öffnen Sie die App SharePoint.
Klicken Sie auf Installieren.
Bestätigen Sie, dass SharePoint auf die Daten in Ihrem Space zugreifen darf.
Zeigt Banqup eine vorausgesetzte App an, klicken Sie auf Ja, alles installieren. Sie wird für Sie installiert und aktiviert.
Die Installation dauert einige Sekunden. Lassen Sie das Fenster geöffnet. Der Assistent führt Sie anschließend durch die Konfiguration.
Auswählen, was exportiert wird
Haken Sie die zu exportierenden Dokumenttypen an: Kaufbelege, Verkaufsdokumente und Angereicherte Bewegungsberichte. Alle drei sind standardmäßig ausgewählt.
Klicken Sie auf Konfigurationen speichern.
Wählen Sie das Exportformat für Kaufbelege und Verkaufsdokumente: Peppol BIS 3.0 (eine strukturierte elektronische Rechnungsdatei) oder PDF.
Klicken Sie auf Konfigurationen speichern.
Mit Microsoft verbinden
Klicken Sie auf Mit SharePoint anmelden.
Melden Sie sich mit Ihrem Geschäfts- oder Schulkonto von Microsoft an und akzeptieren Sie die Berechtigungen, die Banqup anfordert.
Sie werden zu Banqup zurückgeleitet.
Hinweis: Wenn Sie den Assistenten vor der Anmeldung geschlossen haben, bleibt die Erweiterung auf Ausstehend. Öffnen Sie sie über Spacemanagement > Erweiterungen, öffnen Sie den Reiter Konfiguration und klicken Sie auf Schließen Sie die Konfiguration ab, um dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben.
Festlegen, wohin die Dateien gehen
Nach der Anmeldung fragt Banqup nach dem SharePoint-Speicherort:
Site-ID: die SharePoint-Website, auf die hochgeladen wird.
Laufwerk-ID: die Dokumentbibliothek auf dieser Website.
Upload-Pfad für Verkaufsrechnungen, Upload-Pfad für Einkaufsrechnungen und Upload-Pfad für angereicherte Bewegungsberichte: der Ordner in der Bibliothek. Lassen Sie einen Pfad leer, um den unter dem Feld angezeigten Standardpfad zu verwenden.
Mit Platzhaltern reicht ein Pfad für alle Kunden. Banqup ersetzt sie pro Datei:
[company_name]: der Firmenname des Kunden.[uen_number]: die Unternehmensnummer des Kunden.[invoice_type]: Einkäufe oder Verkäufe.[external_id]: die Referenz des Kunden in Ihrem Buchhaltungspaket. Tragen Sie sie in den Kundendetails ein, damit dies funktioniert.Für angereicherte Bewegungsberichte:
[year](das aktuelle Jahr) und[type](die Art des Berichts, standardmäßig „cod“).
Klicken Sie auf Konfigurationen speichern.
Die Erweiterung für einen Kunden aktivieren
Die Erweiterung wird einmal installiert. Aktivieren Sie sie für jeden Kunden, dessen Dokumente nach SharePoint gehen sollen.
SharePoint erscheint in dieser Liste erst, wenn die Microsoft-Verbindung abgeschlossen ist. Solange die Erweiterung unter Spacemanagement > Erweiterungen auf Ausstehend steht, wird sie für einen Kunden nicht angeboten.
Gehen Sie zu Kunden.
Öffnen Sie den Kunden.
Öffnen Sie den Reiter Integrationen.
Klicken Sie auf Integration hinzufügen.
Wählen Sie SharePoint und klicken Sie auf Speichern.
Ab diesem Zeitpunkt werden die freigegebenen Eingangsrechnungen, gesendeten Ausgangsrechnungen und angereicherten Bewegungsberichte des Kunden an den konfigurierten SharePoint-Speicherort hochgeladen. Wiederholen Sie dies für jeden Kunden.
Hinweis: Um die Integration automatisch auf jeden neuen Kunden anzuwenden, fügen Sie sie stattdessen einer Konfigurationsvorlage hinzu. Siehe Konfigurationsvorlagen zum Hinzufügen neuer Kunden im Partner Space verwenden.
So werden Dokumente exportiert
Nur Dokumente, die nach der Aktivierung der Integration für einen Kunden eingehen, werden exportiert. Ältere Dokumente werden nicht rückwirkend gesendet.
Die Originaldokumente bleiben in Banqup und im Space des Kunden. Der Upload ist eine Kopie.
Die Verbindung ändern oder ausschalten
Um Dokumenttypen, Formate, Pfade oder das Microsoft-Konto der Erweiterung selbst zu ändern: Spacemanagement > Erweiterungen > SharePoint > Reiter Konfiguration. Aktivieren Sie Verbindungseinstellungen ändern, um sich mit einem anderen Konto anzumelden.
Um nur die Einstellungen eines Kunden zu ändern: Kunden > der Kunde > Reiter Integrationen > die drei Punkte neben SharePoint > Bearbeiten.
Um den Export für alle zu pausieren, stellen Sie die Erweiterung auf Inaktiv. Um sie zu entfernen, klicken Sie auf Deinstallieren.
FAQ
Kann ich mein persönliches Microsoft-Konto verwenden?
Nein. Microsoft erlaubt für diese Verbindung nur Geschäfts- oder Schulkonten. Wenn Sie die Meldung sehen, dass eine Anmeldung mit einem persönlichen Konto nicht möglich ist, melden Sie sich mit dem Konto an, das Ihr Unternehmen für Microsoft 365 verwendet.
Ist die Verbindung sicher?
Ja. Banqup nutzt die Anmeldung von Microsoft. Banqup sieht oder speichert Ihr Microsoft-Passwort nie, und die Übertragung ist verschlüsselt.
Können verschiedene Kunden in verschiedene SharePoint-Ordner gehen?
Ja. Verwenden Sie Platzhalter wie [company_name] oder [external_id] in den Upload-Pfaden, oder passen Sie die Pfade pro Kunde im Reiter Integrationen des Kunden an.
Sieht mein Kunde die Integration?
Die Integration läuft in Ihrem Partner Space. Ihr Kunde arbeitet wie gewohnt in seinem Business Space weiter, und seine Dokumente bleiben dort.