La Création de Documents génère automatiquement la numérotation de vos factures de vente et notes de crédit. Configurez-la avant de créer votre premier document. Ensuite, tous les documents créés sur Banqup recevront automatiquement un numéro séquentiel.
Configuration de la numérotation
Pour configurer la numérotation des documents, allez dans Création de Documents, cliquez sur l'icône roue dentée dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Numérotation des documents.
La numérotation se configure séparément pour les Factures, les Notes de crédit et les Devis. Utilisez les onglets en haut pour passer de l'un à l'autre.
Série par défaut
Chaque type de document possède une série par défaut préremplie et marquée par l'interrupteur Par défaut. La série par défaut est celle qui est automatiquement appliquée à un nouveau document si vous n'en choisissez pas une autre.
Pour modifier la série par défaut :
Cliquez sur l'icône d'édition à côté du nom de la série pour la renommer.
Renseignez le champ Série (le préfixe et les variables qui composent le numéro, par exemple
INV-{current_year}-{digits:5}).Renseignez le champ Numéro (la valeur de départ, par exemple
1).Enregistrez vos modifications.
Un aperçu sous le formulaire montre à quoi ressemblera le prochain numéro de document (par exemple : INV-26-00001).
Ajouter des séries supplémentaires
Vous pouvez définir plusieurs séries pour un même type de document. Cela est utile lorsque vous avez besoin de séquences distinctes pour différents départements, succursales ou types de ventes (par exemple, une série pour les factures de détail et une autre pour les factures de gros).
Pour ajouter une nouvelle série :
Cliquez sur + Ajouter une série dans le coin supérieur droit.
Donnez un nom à la série.
Configurez ses champs Série et Numéro comme indiqué ci-dessus.
Enregistrez.
Une seule série par type de document peut être définie comme Par défaut à la fois. Activez l'interrupteur par défaut sur une série pour en faire la nouvelle série par défaut.
Variables dynamiques
Vous pouvez inclure des variables dans le champ Série pour rendre la numérotation dynamique. Cliquez sur une étiquette de variable pour l'ajouter à la séquence ; chaque variable ne peut être utilisée qu'une seule fois. Variables disponibles :
{current_year}: l'année en cours (par exemple26pour 2026).{digits:N}: le numéro de document incrémentiel personnalisable. ModifiezNà l'intérieur de l'étiquette pour ajuster le nombre de chiffres utilisés (par exemple,{digits:5}produit00001,00002, etc.).
La série complète (préfixe + variables + numéro) ne peut pas dépasser 20 caractères.
Remarques importantes
Vous devez configurer la numérotation avant de créer votre premier document.
Chaque type de document (facture, note de crédit, devis) possède sa propre série.
Le numéro de document n'est généré que lorsque vous envoyez le document à un client.
Une fois qu'une série a été utilisée sur un document envoyé, sa configuration est verrouillée afin de préserver l'intégrité comptable. Vous ne pouvez pas modifier une série verrouillée ; créez plutôt une nouvelle série si vous avez besoin de changer le format.
⚠️ Le champ numéro ne doit contenir que des caractères numériques. Les caractères non numériques dans le champ numéro peuvent vous empêcher d'envoyer vos documents.
Choisir la série à utiliser sur un document
Lorsque vous créez une nouvelle facture ou note de crédit dans Création de Documents, le menu déroulant Numéro de facture (ou Numéro de note de crédit pour les notes de crédit) vous permet de choisir la série à appliquer.
Ouvrez Création de Documents et créez une nouvelle facture de vente ou note de crédit.
Dans les détails de la facture, cliquez sur le menu déroulant Numéro de facture.
Sélectionnez Par défaut pour utiliser la série par défaut, ou choisissez l'une des autres séries que vous avez configurées.
Si une seule série existe pour le type de document, aucun menu déroulant ne s'affiche et la série par défaut est appliquée automatiquement.
Remarque : La première fois que vous choisissez une série qu'aucun document n'a encore utilisée, Banqup affiche ce message : "Nouvelle séquence de factures. Le paramètre N° de séquence de facture sélectionné n'a pas encore été utilisé. Accédez au Menu des paramètres de numérotation des documents pour vérifier votre numéro de séquence de facture ou enregistrez et envoyez pour commencer à l'utiliser."
Il ne s'agit pas d'une erreur. Cela confirme simplement que la série est nouvelle. Ouvrez les paramètres (⚙️) > Numérotation des documents pour vérifier le numéro, ou enregistrez et envoyez simplement le document pour démarrer la séquence. Pour les notes de crédit, le même message fait référence à la séquence de notes de crédit.
Questions fréquentes
Puis-je modifier la numérotation à tout moment ?
Vous pouvez changer le prochain numéro dans la séquence à tout moment. Cela affectera les documents futurs mais ne changera pas les numéros déjà attribués.
Puis-je utiliser des préfixes personnalisés au lieu de FAC et NC ?
Oui, vous pouvez personnaliser les préfixes pour qu'ils correspondent à la convention de numérotation des documents de votre entreprise.
La suppression d'un brouillon de document créera-t-elle des écarts dans ma séquence de numérotation ?
Non, car les numéros de documents ne sont attribués que lorsque les documents sont envoyés.
Pourquoi un message indique-t-il que mon numéro de séquence « n'a pas encore été utilisé » ?
Il s'agit d'un avertissement, pas d'une erreur. Il apparaît la première fois que vous choisissez une série de numérotation qu'aucun document n'a encore utilisée. Vous pouvez ouvrir Numérotation des documents pour vérifier le numéro, ou simplement enregistrer et envoyer le document pour commencer à utiliser la série. Dans tous les cas, rien n'est anormal.
Que se passe-t-il si je migre d'un autre système en milieu d'année ?
Vous pouvez définir le numéro de départ pour continuer votre séquence existante.
Puis-je créer plusieurs séries de numérotation pour un type de document ?
Oui. Vous pouvez définir autant de séries que nécessaire pour chaque type de document (factures, notes de crédit, devis) et choisir celle à appliquer lors de la création d'un document. Différentes séries sont utiles lorsque vous gérez plusieurs départements, succursales ou types de ventes. Une seule série par type de document est marquée comme série par défaut et est appliquée automatiquement, sauf si vous en choisissez une autre dans Création de Documents.