Avec l’application mobile Banqup One, vous pouvez facilement capturer, importer et gérer vos reçus d’achat. Cela vous aide à suivre vos dépenses, garder vos documents organisés et éviter de perdre ou d’oublier des reçus.
Capturer et importer des reçus
Vous pouvez ajouter des reçus directement depuis votre smartphone via l’app Banqup One, ou depuis l'application web.
Application mobile
Comment y accéder
Ouvrez l’application Banqup One et connectez-vous.
Appuyez sur l’icône plus en bas à droite.
Sélectionnez Scanner (ou Importer) puis Reçu d’achat.
Comment l’utiliser
Choisissez un fournisseur : sélectionnez-en un dans votre liste existante.
Choisissez une catégorie : restaurant, carburant, fournitures, etc.
Si la bonne catégorie n’existe pas, appuyez sur Ajouter une catégorie.
Ajoutez une raison (ex. "déjeuner client", "carburant véhicule").
Appuyez sur Scanner pour prendre une photo, ou sur Importer pour choisir un fichier.
Utilisez la lampe si besoin.
Activez/désactivez la capture automatique.
Appuyez sur le bouton de capture si la capture automatique est désactivée.
Si la photo n’est pas claire, recommencez.
Une fois satisfait, appuyez sur Utiliser le scan.
Vous pouvez ajouter d’autres pages.
Appuyez sur la miniature en bas à droite pour ouvrir votre scan.
Vous pouvez ajouter, recadrer, tourner, supprimer ou zoomer.
Appuyez sur Envoyer lorsque vous avez terminé.
Sur l’écran suivant, vous pouvez encore :
Renommer le fichier
Recadrer ou tourner les pages
Ajouter ou supprimer des pages
Appuyez sur Enregistrer. Le reçu sera importé dans Banqup et visible dans Banqup One et la webapp.
Application web
Vous pouvez télécharger des reçus d'achat directement via l'interface web de Banqup depuis :
Utilisez le bouton Importer ou la fonction glisser-déposer pour importer vos reçus. Après avoir téléchargé votre ou vos reçu(s) d'achat :
Sélectionnez une catégorie : par exemple, restaurant, voiture, fournitures de bureau, etc.
Cliquez sur Importer.
Vous pouvez ajouter des fichiers ou en supprimer en cliquant sur l'icône de la poubelle.
Une fois importés, vous devrez approuver le(s) fichier(s) comme expliqué ci-dessous.
Vérifier et approuver les reçus
Les reçus importés apparaissent dans la version web de Banqup pour vérification et approbation.
Connectez-vous à Banqup.
Allez dans Reçus d’achat.
Sélectionnez un reçu et cliquez sur Modifier.
Vérifiez les informations (fournisseur, catégorie, total, TVA, etc.).
Si tout est correct, cliquez sur Approuver.
Les reçus approuvés peuvent ensuite être transmis à votre comptable.
Comprendre les totaux du document
Lorsque vous ouvrez un reçu dans l'application web, la section des totaux vous montre exactement ce qui est dû. Deux champs garantissent que le montant affiché dans Banqup correspond au montant que vous avez réellement payé :
Montant d'arrondi à payer : un champ en lecture seule qui affiche tout ajustement d'arrondi (par exemple, 0,01 EUR) alignant le reçu sur la logique de calcul standard.
Montant à payer : le montant total final dû.
Remarque : vous n'avez rien à faire avec le montant d'arrondi à payer. Il est calculé automatiquement afin que vos totaux correspondent toujours au montant réel figurant sur le reçu.
Notes importantes
Les reçus ajoutés via Banqup One se synchronisent automatiquement avec la webapp.
Les nouveaux reçus apparaissent avec le statut En attente d’approbation.
Approbation automatique des reçus d'achat: Vous pouvez activer l’approbation automatique afin que les reçus dont tous les champs obligatoires ont été correctement identifiés par l’OCR ignorent l’étape « En attente d’approbation » et passent directement à « Approuvé ». Accédez à la Boîte de réception > cliquez sur la roue dentée en haut à gauche > Approbations et activez le bouton Approbation automatique des reçus. Ce paramètre est désactivé par défaut. Il s’applique uniquement aux reçus d’achat, pas aux factures d’achat. Les reçus contenant des informations manquantes ou peu claires sont toujours conservés pour une révision manuelle.
Filtrer vos reçus dans l'application web
Lorsque vous avez beaucoup de reçus, vous pouvez affiner la liste pour retrouver ce dont vous avez besoin. Dans la liste Reçus d'achat, cliquez sur Filtrer pour ouvrir les options de filtrage.
Deux filtres sont particulièrement utiles pour retrouver un reçu précis :
Montant net : filtrer les reçus par leur valeur hors taxes.
TVA totale : filtrer les reçus par le montant de TVA appliqué.
Vous pouvez les combiner avec les autres filtres déjà disponibles (comme la date de paiement, la catégorie d'achat ou le statut).
FAQ
Puis-je modifier un reçu après l’avoir importé ?
Oui, vous pouvez modifier les données dans la webapp avant de l’approuver.
Où retrouver mes reçus importés ?
Tous les reçus sont visibles dans la section Reçus d’achat de Banqup One et de la webapp Banqup.
Qu'en est-il des reçus journaliers ?
Les reçus journaliers et les tickets de caisse pour les particuliers ne sont pas considérés comme des factures électroniques structurées et ne sont pas soumis à l'obligation Peppol. Vous pouvez toujours les enregistrer manuellement dans Banqup ou les scanner à l'aide de l'application mobile pour garantir leur inclusion dans vos soumissions comptables périodiques.