L'approbation d'une facture est une étape de décision qui la marque comme autorisée pour paiement. Le processus d'approbation aide les entreprises à maintenir le contrôle sur leurs dépenses en assurant une autorisation appropriée avant paiement.
Note
Il est important de comprendre que l'action "approuver" n'a rien à voir avec le fait que la facture arrive dans votre espace Banqup, ou qu'elle soit envoyée à votre comptable et aux intégrations.
Il n'existe aucune action pour empêcher les factures électroniques d'arriver dans votre espace Banqup. Si vous recevez une facture avec laquelle vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez toujours la marquer comme refusée et demander une note de crédit au fournisseur.
Pour les factures PDF, une validation est requise (factures au statut "En attente de validation"), mais il s'agit uniquement d'une tâche de validation des données après l'OCR, et non d'une décision commerciale.
Que se passe-t-il quand vous approuvez une facture ?
La facture apparaît dans Paiements Sortants comme étant prête pour le paiement.
Comment approuver des factures
Pour approuver des factures dans Banqup :
Allez dans Factures d'achat.
Sélectionnez une ou plusieurs factures.
Cliquez sur le bouton Approuver.
Approuver plusieurs factures d'un coup
Allez dans Factures d'Achat.
Sélectionnez les factures que vous souhaitez approuver.
Cliquez sur le bouton Approuver. Une fenêtre de vérification s'ouvre avec la liste complète des factures sélectionnées.
Si une facture présente une erreur de validation, elle est signalée dans la liste. Vous avez deux options :
Cliquez sur l'icône de suppression à côté d'une facture signalée pour la retirer de la sélection, puis traitez-la séparément plus tard.
Retirez toute autre facture de la sélection si vous changez d'avis.
Quand la liste ne contient plus que les factures que vous souhaitez approuver, cliquez sur Approuver pour confirmer.
💡 Bonnes pratiques
Vérifiez attentivement les détails de la facture avant approbation.
Surveillez le statut d'approbation via l'application Paiements Sortants.
Questions fréquentes
J'essaie d'approuver plusieurs factures et je vois « Remove all items with errors ». Que faire ?
Ce message s'affiche quand au moins une facture de votre sélection présente un problème qui empêche son approbation. La cause la plus fréquente est une facture encore au statut En attente de validation : elle doit d'abord être validée avant de pouvoir être approuvée.
Pour continuer :
Dans la fenêtre de vérification, repérez les factures signalées par une erreur.
Cliquez sur l'icône de suppression à côté de chaque facture signalée pour la retirer de la sélection. Vous pourrez alors les traiter séparément (par exemple, valider d'abord une facture au statut En attente de validation).
Une fois que seules les factures approuvables restent dans la liste, cliquez à nouveau sur Approuver.
Puis-je approuver une facture encore en attente de validation ?
Non. Les factures au statut En attente de validation doivent d'abord être validées. La validation est une vérification des données qui intervient après l'OCR sur les factures PDF ou scannées. Une fois validée, la facture peut être approuvée comme n'importe quelle autre.
Qu'arrive-t-il aux factures que j'ai retirées de l'approbation groupée ?
Rien. Elles restent exactement telles qu'elles étaient, dans le statut qui était le leur avant votre action. Retirer une facture de la fenêtre de vérification la sort simplement de ce lot, cela ne modifie pas la facture en elle-même.
Puis-je annuler une approbation ?
L'approbation n'est pas une action réversible depuis la liste Factures d'Achat. Si vous avez approuvé une facture par erreur, la suite dépend de ce que vous voulez faire : si vous devez empêcher le paiement, annulez-le depuis Paiements sortants avant qu'il ne soit traité. Si vous n'êtes pas d'accord avec la facture elle-même, marquez-la comme refusée et demandez une note de crédit à votre fournisseur.