Un bon suivi des paiements de vos factures est essentiel pour tenir des comptes précis. Ce guide vous explique comment marquer vos factures comme payées dans Banqup, pour que vos factures d'achat restent à jour et bien organisées.
Allez dans Factures d'achat.
Sélectionnez la ou les facture(s) à marquer comme payée(s), puis cliquez sur Marquer comme > Marquer comme payée.
Une fenêtre s'ouvre où vous pouvez indiquer :
Mode de paiement
Numéro de référence du paiement (facultatif)
Montant du paiement
Date du paiement
Commentaire supplémentaire
Après avoir cliqué sur Marquer comme payée, le statut de la/des facture(s) changera en Entièrement payée ou Partiellement payée, selon le montant du paiement.
Banqup pré-remplit le Mode de paiement avec celui déjà indiqué sur le document : une facture marquée comme paiement par carte s'ouvre donc avec ce mode sélectionné. Modifiez-le si l'argent a circulé autrement.
Outre les modes habituels, vous pouvez choisir Ordre permanent, pour une instruction récurrente auprès de votre banque, et Compensation entre partenaires, pour un montant réglé en compensant ce que vous vous devez mutuellement plutôt que par un virement.
Refuser ou contester une facture d'achat
Si une facture d'un fournisseur n'est pas correcte, vous pouvez agir directement depuis la facture :
Cliquez sur Refuser si vous ne paierez pas la facture en l'état. Son statut devient Refusée.
Cliquez sur Contester si vous avez une question et souhaitez en discuter avant de décider. Son statut devient Contestée.
Pour l'une ou l'autre action, vous choisissez un motif et pouvez ajouter un commentaire facultatif. Les motifs disponibles sont : Taux de TVA incorrect, Non conforme, Destinataire incorrect, Transaction inconnue, Émetteur inconnu et Contrat résilié.
Une fois la question réglée avec votre fournisseur, cliquez sur Résoudre sur la facture pour la repasser à son statut de paiement (généralement Impayée), où vous pouvez la payer.
Annuler une facture
Une fois qu'une facture d'achat a été validée, traitée ou partagée avec un partenaire, elle ne peut plus être supprimée. Pour garder votre espace de travail propre, vous pouvez Annuler une facture d'achat bloquée dans À vérifier lorsqu'aucune action supplémentaire n'est attendue. L'annulation la retire de votre liste de tâches active sans supprimer l'enregistrement historique.
L'annulation est utile lorsque, par exemple :
Un fichier a été téléversé dans le mauvais espace (une facture de vente téléversée comme facture d'achat).
Une facture n'a pas pu être livrée ou a été rejetée par la plateforme du destinataire.
Une facture refusée ou contestée doit être clôturée sans émettre de note de crédit distincte.
Comment ça marche :
Cliquer sur Annuler retire le document de votre file À vérifier active.
Si vous annulez par erreur, cliquez sur Annuler l'action pour restaurer le document et le rouvrir pour d'autres actions.
Règles et limites
Paiements partiels : lorsque vous marquez une facture comme payée, vous pouvez saisir un montant partiel. Ce montant ne peut pas dépasser le solde ouvert de la facture. Le solde ouvert diminue du montant saisi, et le statut passe à Partiellement payée jusqu'à ce que le montant total soit enregistré.
Marquer plusieurs factures à la fois : lorsque vous sélectionnez plusieurs factures et les marquez comme payées, le système enregistre un paiement complet pour chacune. Chaque facture sélectionnée passe à Entièrement payée avec un solde ouvert de 0. Pour enregistrer un montant partiel, marquez la facture individuellement.
Marquer comme impayée : vous ne pouvez marquer une facture comme impayée que si elle est actuellement Partiellement payée ou Entièrement payée. Cela supprime le paiement manuel enregistré et recalcule le solde ouvert.
Notes de crédit : une note de crédit porte un montant négatif et peut être marquée comme payée comme tout autre document.
Une note de crédit arrive plus tard : si vous avez marqué une facture comme payée puis recevez une note de crédit qui y est liée, Banqup recalcule le solde et retire la mention de paiement manuel là où elle ne s'applique plus.
Questions fréquentes
Puis-je annuler une action "Marquer comme payée" si j'ai fait une erreur ?
Oui, vous pouvez annuler cette action en sélectionnant la facture et en choisissant Marquer comme > non payée.
Puis-je configurer des mises à jour automatiques du statut de paiement ?
Oui, les factures payées directement via Banqup sont automatiquement marquées comme payées. Pour les paiements effectués en dehors de la plateforme, vous devrez mettre à jour manuellement le statut comme décrit dans ce guide.