Un bon suivi des paiements de vos factures est essentiel pour tenir des comptes précis. Ce guide vous explique comment marquer vos factures comme payées dans Banqup, pour que vos factures d'achat restent à jour et bien organisées.
Allez dans Factures d'achat.
Sélectionnez la ou les facture(s) à marquer comme payée(s), puis cliquez sur Marquer comme > Marquer comme payée.
Une fenêtre s'ouvre où vous pouvez indiquer :
Mode de paiement
Numéro de référence du paiement (facultatif)
Montant du paiement
Date du paiement
Commentaire supplémentaire
Après avoir cliqué sur Marquer comme payée, le statut de la/des facture(s) changera en Entièrement payée ou Partiellement payée, selon le montant du paiement.
Refuser ou contester une facture d'achat
Si une facture d'un fournisseur n'est pas correcte, vous pouvez agir directement depuis la facture :
Cliquez sur Refuser si vous ne paierez pas la facture en l'état. Son statut devient Refusée.
Cliquez sur Contester si vous avez une question et souhaitez en discuter avant de décider. Son statut devient Contestée.
Pour l'une ou l'autre action, vous choisissez un motif et pouvez ajouter un commentaire facultatif. Les motifs disponibles sont : Taux de TVA incorrect, Non conforme, Destinataire incorrect, Transaction inconnue, Émetteur inconnu et Contrat résilié.
Une fois la question réglée avec votre fournisseur, cliquez sur Résoudre sur la facture pour la repasser à son statut de paiement (généralement Impayée), où vous pouvez la payer.
Règles et limites
Paiements partiels : lorsque vous marquez une facture comme payée, vous pouvez saisir un montant partiel. Ce montant ne peut pas dépasser le solde ouvert de la facture. Le solde ouvert diminue du montant saisi, et le statut passe à Partiellement payée jusqu'à ce que le montant total soit enregistré.
Marquer plusieurs factures à la fois : lorsque vous sélectionnez plusieurs factures et les marquez comme payées, le système enregistre un paiement complet pour chacune. Chaque facture sélectionnée passe à Entièrement payée avec un solde ouvert de 0. Pour enregistrer un montant partiel, marquez la facture individuellement.
Marquer comme impayée : vous ne pouvez marquer une facture comme impayée que si elle est actuellement Partiellement payée ou Entièrement payée. Cela supprime le paiement manuel enregistré et recalcule le solde ouvert.
Questions fréquentes
Puis-je annuler une action "Marquer comme payée" si j'ai fait une erreur ?
Oui, vous pouvez annuler cette action en sélectionnant la facture et en choisissant Marquer comme > non payée.
Puis-je configurer des mises à jour automatiques du statut de paiement ?
Oui, les factures payées directement via Banqup sont automatiquement marquées comme payées. Pour les paiements effectués en dehors de la plateforme, vous devrez mettre à jour manuellement le statut comme décrit dans ce guide.