Quand vous recevez des factures de fournisseurs dans Banqup, elles passent par différents statuts qui vous aident à suivre leur progression de la réception au paiement. Comprendre ces statuts vous aide à gérer efficacement vos comptes fournisseurs et à savoir exactement quelle action est nécessaire pour chaque facture.
Types de statuts dans Banqup
Banqup suit trois types différents de statuts pour chaque facture d'achat :
Statut général : Le statut principal qui montre ce qui est le plus important concernant la facture en ce moment.
Statut du document : Si les données de la facture sont correctes et validées.
Statut de paiement : Si la facture a été payée.
Le statut général est ce que vous verrez le plus souvent. Il combine les informations des deux autres pour vous montrer le statut le plus pertinent pour prendre des mesures.
Statuts généraux
Voici les principaux statuts que vous verrez pour vos factures d'achat :
En attente de validation
Toutes les factures téléchargées dans Banqup seront marquées comme "En attente de validation". Cela signifie que vous devez valider les données de la facture. → Plus d'informations ici.
Que faire : Vérifiez que toutes les données clés sont remplies et correctes avant que la facture puisse avancer.Impayée
La facture a été validée mais n'a pas encore été payée. C'est le statut normal pour les factures qui sont prêtes pour le paiement.
Que faire : Payez la facture ou programmez-la si elle n'est pas encore due.
Partiellement payée
Vous avez effectué un paiement partiel mais devez encore de l'argent sur cette facture.
Que faire : Payez le solde restant.
Entièrement payée
Excellent ! Vous avez payé cette facture intégralement.
Que faire : Aucune action nécessaire.
Contestée
Vous avez marqué la facture comme "refusée" et sélectionné "contestation" comme raison. Elle restera dans ce statut sauf si vous la marquez comme résolue.
Que faire : Contactez votre fournisseur pour résoudre la contestation. Vous pouvez ensuite la marquer comme résolue ou payée, ou procéder au paiement. La facture retournera alors à son statut de paiement.
Refusée
Vous avez marqué la facture comme "refusée". Elle restera dans ce statut sauf si vous la marquez comme résolue.
Que faire : Travaillez avec votre fournisseur pour soit corriger la facture soit l'annuler entièrement.
Statuts de document
Ces statuts se concentrent sur les données de la facture et le processus de validation :
En attente de validation : Facture en attente de validation des données par un utilisateur.
Validée : Validée et prête à traiter.
Invalide : Échec de validation et nécessite une correction.
Entièrement approuvée : La facture a été révisée et approuvée par les personnes appropriées dans votre organisation et est prête pour le paiement.
Refusée : Votre organisation a décliné cette facture pour des raisons commerciales.
Contestée : La facture a été signalée pour discussion avec le fournisseur en raison de questions ou préoccupations concernant son exactitude.
Statuts de paiement
Ceux-ci suivent le progrès du paiement :
Impayée : Aucun paiement n'a encore été effectué.
Partiellement payée : Un paiement effectué, solde restant.
Entièrement payée : Paiement complet reçu par le fournisseur.
Comment les statuts fonctionnent ensemble
Le statut général combine les informations de tous les autres statuts pour vous montrer ce qui est le plus important. Par exemple :
Si une facture est "Entièrement approuvée" mais "Impayée", le statut général sera "Impayée".
Si une facture est "Contestée" et "Entièrement payée", le statut général sera "Contestée" car le problème du document nécessite une attention même si le paiement est complet.
Le statut général détermine quelles actions vous pouvez prendre sur une facture, rendant plus facile de connaître vos prochaines étapes.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre "Contestée" et "Refusée" ?
"Contestée" signifie que vous avez des questions qui nécessitent une discussion avec votre fournisseur avant de décider. "Refusée" signifie que vous avez pris une décision finale de ne pas payer la facture.
Une facture peut-elle passer de "Refusée" à "Impayée" ?
Oui, si vous et votre fournisseur résolvez les problèmes et vous accordez sur le paiement, vous pouvez marquer la facture comme "résolue". Le statut changera de nouveau vers "Impayée".
Pourquoi ma facture est-elle bloquée en "En attente de validation" ?
Parce que vous devez encore valider les données de la facture. Vérifiez que tous les champs de la facture sont remplis correctement. → En savoir plus ici.
Puis-je changer manuellement le statut d'une facture ?
Vous pouvez mettre à jour certains statuts avec les actions que vous prenez (comme marquer une facture comme payée ou la refuser). D'autres sont automatiquement définis par le système (comme quand vous payez une facture).