Quand vous créez et envoyez des factures dans Banqup, elles passent par différents statuts qui vous aident à suivre leur progression de la création au paiement. Comprendre ces statuts vous aide à savoir exactement où en est chaque facture et quelles actions vous pourriez devoir entreprendre.
Types de statuts dans Banqup
Banqup suit quatre types différents de statuts pour chaque facture de vente :
Statut général : Le statut principal qui montre ce qui est le plus important concernant la facture en ce moment.
Statut du document : Si les données de la facture sont correctes et validées.
Statut de paiement : Si la facture a été payée.
Statut de livraison : Si la facture a été envoyée avec succès à votre client. Le statut général est ce que vous verrez par défaut. Il combine les informations des trois autres pour vous montrer le statut le plus pertinent pour prendre des mesures.
Statuts généraux
Voici les principaux statuts que vous verrez pour vos factures :
En attente de validation
Toutes les factures téléchargées dans Banqup seront marquées comme "En attente de validation". Cela signifie que vous devez valider les données de la facture. → Plus d'informations ici.
Que faire : Vérifiez que toutes les données clés sont remplies et correctes avant que la facture puisse avancer.
Impayée
Votre facture a été envoyée avec succès mais n'a pas encore été payée. C'est le statut standard pour la plupart des factures après leur envoi.
Que faire : Surveillez la facture et relancez votre client si le paiement est en retard.
Partiellement payée
Votre client a effectué un paiement partiel mais doit encore de l'argent sur cette facture.
Que faire : Relancez pour le solde restant ou acceptez le paiement partiel si convenu.
Entièrement payée
Excellente nouvelle ! Votre facture a été payée intégralement.
Que faire : Aucune action nécessaire. La facture est complète.
Contestée
Vous avez marqué la facture comme "ne sera pas payée" et sélectionné "contestation" comme raison. Elle restera dans ce statut sauf si vous la marquez comme résolue.
Que faire : Contactez votre client pour résoudre ses préoccupations. Une fois résolu, vous pouvez la marquer comme résolue ou payée. La facture retournera alors au statut "Impayée" ou passera à "Entièrement payée".
Refusée
Vous avez marqué la facture comme "ne sera pas payée". Elle restera dans ce statut sauf si vous la marquez comme résolue.
Que faire : Révisez la facture, apportez les corrections nécessaires, ou émettez une nouvelle facture si besoin.
Statuts de document
Ces statuts se concentrent sur les données de la facture et la validation :
Brouillon : Facture créée mais pas encore envoyée.
En attente de validation : Facture en attente de validation des données par un utilisateur.
Validée : Validée et prête à traiter.
Invalide : Échec de validation et nécessite une correction.
Envoyée : Livrée avec succès au client.
Entièrement approuvée : Le client a accepté la facture complètement.
Refusée : Le client a refusé la facture.
Contestée : Le client a des questions qui nécessitent une résolution.
Statuts de paiement
Ceux-ci suivent le progrès du paiement :
Impayée : Aucun paiement reçu encore.
Partiellement payée : Un paiement reçu, solde restant.
Entièrement payée : Paiement complet reçu.
Ne sera pas payée : La facture ne sera pas payée (généralement après refus).
Statuts de livraison
Ceux-ci montrent le progrès d'envoi :
Envoi en cours : Actuellement en cours d'envoi au client.
Envoyée : Livrée avec succès.
Reçue : Le système du client a confirmé la réception.
Échec de livraison : N'a pas pu être envoyée (problème technique).
Comment les statuts fonctionnent ensemble
Le statut général combine les informations de tous les autres statuts pour vous montrer ce qui est le plus important. Par exemple :
Si une facture est "Validée" (document) et "Envoyée" (livraison) mais "Impayée" (paiement), le statut général sera "Impayée".
Si une facture est "Contestée" (document) et "Impayée" (paiement), le statut général sera "Contestée" car résoudre la contestation est la priorité.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre "Refusée" et "Contestée" ?
"Contestée" signifie que votre client a des questions et veut discuter de la facture avant de payer. "Refusée" signifie qu'il a pris une décision finale de ne pas la payer.
Une facture peut-elle passer de "Refusée" à "Impayée" ?
Oui, vous pouvez marquer la facture comme résolue et le statut changera de nouveau vers "Impayée".
Pourquoi ma facture est-elle bloquée en "En attente de validation" ?
Parce que vous devez encore valider les données de la facture. Vérifiez que tous les champs de la facture sont remplis correctement. → En savoir plus ici.
Que dois-je faire si la livraison échoue ?
Vérifiez que les informations de contact de votre client sont correctes, en particulier son adresse email. Vous pouvez renvoyer la facture après avoir mis à jour ses informations de livraison.
Puis-je changer manuellement le statut d'une facture ?
Vous pouvez mettre à jour certains statuts avec les actions que vous prenez (comme marquer une facture comme payée). D'autres sont automatiquement définis par le système (comme quand un client paie une facture sur votre Compte Professionnel Banqup).