Lorsque vous créez et envoyez des factures dans Banqup, elles passent par différents statuts qui vous aident à suivre leur progression, de la création au paiement. Comprendre ces statuts vous permet de savoir précisément où en est chaque facture et quelles actions vous devez peut-être entreprendre.
Les types de statuts dans Banqup
Banqup suit quatre types de statuts différents pour chaque facture de vente :
Statut général : le statut principal, qui montre ce qui est le plus important pour la facture en ce moment.
Statut du document : indique si les données de la facture sont correctes et validées.
Statut de paiement : indique si la facture a été payée.
Statut de livraison : indique si la facture a été envoyée avec succès à votre client.
Le statut général est celui que vous voyez par défaut. Il combine les informations des trois autres pour vous montrer le statut le plus pertinent à prendre en compte.
Statuts généraux
Voici les principaux statuts que vous verrez pour vos factures :
En attente de validation
Les factures PDF et scannées téléchargées dans Banqup seront marquées comme « En attente de validation ». Les factures électroniques au format XML/UBL sont validées automatiquement par le système (si le fichier est correctement formaté). → Plus d'infos ici.
Que faire : vérifiez que toutes les données clés sont remplies et correctes pour que la facture puisse avancer.
Impayée
Votre facture a été envoyée avec succès, mais elle n'a pas encore été payée. C'est le statut habituel de la plupart des factures après leur envoi.
Que faire : surveillez la facture et relancez votre client si le paiement est en retard.
Partiellement payée
Votre client a effectué un paiement partiel, mais il reste un solde à payer.
Que faire : relancez pour le solde restant ou acceptez le paiement partiel si convenu.
Entièrement payée
Bonne nouvelle ! Votre facture a été payée intégralement.
Que faire : aucune action requise. La facture est complète.
Contestée
Vous avez marqué la facture comme « ne sera pas payée » et choisi « contestation » comme motif. Elle restera dans ce statut jusqu'à ce que vous la marquiez comme résolue.
Que faire : contactez votre client pour résoudre ses préoccupations. Une fois résolu, vous pouvez la marquer comme résolue ou payée. La facture repassera alors au statut « Impayée » ou « Entièrement payée ».
Refusée
Vous avez marqué la facture comme « ne sera pas payée ». Elle restera dans ce statut jusqu'à ce que vous la marquiez comme résolue.
Que faire : examinez la facture, apportez les corrections nécessaires ou émettez une nouvelle facture si besoin.
Statuts du document
Ces statuts portent sur les données de la facture et leur validation :
Brouillon : facture créée mais pas encore envoyée.
En attente de validation : facture en attente de validation des données par un utilisateur.
Validée : validée et prête à traiter.
Invalide : a échoué à la validation et doit être corrigée.
Entièrement approuvée : le client a accepté la facture intégralement.
Refusée : le client a refusé la facture.
Contestée : le client a des questions à clarifier.
Statuts de paiement
Ces statuts suivent l'avancement du paiement :
Impayée : aucun paiement reçu pour le moment.
Partiellement payée : un paiement partiel a été reçu, il reste un solde.
Entièrement payée : paiement complet reçu.
Ne sera pas payée : la facture ne sera pas payée (généralement après un refus).
Statuts de livraison
Ces statuts montrent l'avancement de l'envoi et vous indiquent jusqu'où la facture est arrivée vers votre client :
En cours d'envoi : la facture est en route vers votre client.
Reçue (par la plateforme de réception) : la facture est arrivée sur la plateforme qui la livrera à votre client (par exemple Peppol), mais votre client ne l'a pas encore consultée. De votre côté, le travail est terminé. La suite se passe chez le client.
Reçue (par le client) : votre client a bien consulté la facture dans son propre système. C'est l'étape finale de la livraison.
Échec de livraison : la facture n'a pas pu être livrée, généralement à cause d'un problème technique ou d'informations client incorrectes. Voir la FAQ ci-dessous pour savoir quoi vérifier.
Comment les statuts fonctionnent ensemble
Le statut général combine les informations de tous les autres statuts pour vous montrer ce qui est le plus important. Par exemple :
Si une facture est « Validée » (document) et « Reçue par le client » (livraison) mais « Impayée » (paiement), le statut général sera « Impayée ».
Si une facture est « Contestée » (document) et « Impayée » (paiement), le statut général sera « Contestée », car résoudre la contestation est la priorité.
FAQ
Quelle est la différence entre « Refusée » et « Contestée » ?
« Contestée » signifie que votre client a des questions et souhaite discuter de la facture avant de payer. « Refusée » signifie qu'il a pris la décision finale de ne pas la payer.
Une facture peut-elle passer de « Refusée » à « Impayée » ?
Oui, vous pouvez marquer la facture comme résolue et le statut redeviendra « Impayée ».
Pourquoi ma facture est-elle bloquée en « En attente de validation » ?
Parce que vous devez encore valider les données de la facture. Vérifiez que tous les champs de la facture sont remplis correctement. → En savoir plus ici.
Quelle est la différence entre « Reçue (par la plateforme de réception) » et « Reçue (par le client) » ?
« Reçue (par la plateforme de réception) » signifie que la facture est arrivée sur le réseau qui la livre (par exemple Peppol), mais votre client ne l'a pas encore ouverte ou importée. « Reçue (par le client) » signifie que le système comptable ou la boîte de réception de votre client a confirmé qu'il a bien la facture. Les deux sont des étapes normales. La plupart des factures passent automatiquement de l'une à l'autre lorsque le client traite ses documents entrants.
Que faire en cas d'échec de livraison ?
Vérifiez que les coordonnées de votre client sont correctes, en particulier son adresse e-mail pour la livraison par e-mail, et son numéro d'entreprise/TVA (ou GLN si applicable) pour la livraison via Peppol. Vérifiez aussi si votre client est actif sur Peppol en cherchant son nom d'entreprise ou son numéro de TVA/GLN dans le répertoire Peppol. Lorsque tout est en ordre, vous pouvez envoyer la facture.
Puis-je modifier manuellement le statut d'une facture ?
Vous pouvez mettre à jour certains statuts par vos actions (comme marquer une facture comme payée). D'autres sont définis automatiquement par le système (par exemple lorsqu'un client paie une facture sur votre Banqup Business Account).
Pourquoi une facture payée apparaît-elle encore dans l'onglet « En revue » ?
L'onglet « En revue » filtre les factures selon leur statut de document, pas leur statut de paiement. Une facture apparaît dans « En revue » si elle est en attente de validation ou n'a pas encore été approuvée. Une fois que vous validez et approuvez la facture, elle quitte l'onglet « En revue », qu'elle ait été payée ou non.