Lorsque vous créez et envoyez des factures dans Banqup, elles passent par différents statuts qui vous aident à suivre leur progression, de la création au paiement. Comprendre ces statuts vous permet de savoir précisément où en est chaque facture et quelles actions vous devez peut-être entreprendre.
Les types de statuts dans Banqup
Banqup suit quatre types de statuts différents pour chaque facture de vente :
Statut général : le statut principal, qui montre ce qui est le plus important pour la facture en ce moment.
Statut du document : indique si les données de la facture sont correctes et validées.
Statut de paiement : indique si la facture a été payée.
Statut de livraison : indique si la facture a été envoyée avec succès à votre client.
Le statut général est celui que vous voyez par défaut. Il combine les informations des trois autres pour vous montrer le statut le plus pertinent à prendre en compte.
Statuts généraux
Voici les principaux statuts que vous verrez pour vos factures :
En attente de validation
Les factures PDF et scannées téléchargées dans Banqup seront marquées comme « En attente de validation ». Les factures électroniques au format XML/UBL sont validées automatiquement par le système (si le fichier est correctement formaté). → Plus d'infos ici.
Que faire : vérifiez que toutes les données clés sont remplies et correctes pour que la facture puisse avancer.
Impayée
Votre facture a été envoyée avec succès, mais elle n'a pas encore été payée. C'est le statut habituel de la plupart des factures après leur envoi.
Que faire : surveillez la facture et relancez votre client si le paiement est en retard.
En transit
Votre client a effectué le paiement avec succès (par exemple via Bancontact ou iDEAL), mais le règlement bancaire n'est pas encore finalisé. La facture n'est plus « Impayée », mais elle n'est pas encore entièrement comptabilisée.
Que faire : aucune action immédiate. Le statut passe automatiquement à Entièrement payée dès que la banque confirme le règlement. Vous pouvez aussi voir ce statut dans Transaction Radar pendant que la transaction correspondante est en cours de rapprochement.
Partiellement payée
Votre client a effectué un paiement partiel, mais il reste un solde à payer.
Que faire : relancez pour le solde restant ou acceptez le paiement partiel si convenu.
Entièrement payée
Bonne nouvelle ! Votre facture a été payée intégralement.
Que faire : aucune action requise. La facture est complète.
Contestée
Votre client a contesté la facture car il estime qu'un élément est incorrect. Une contestation est un refus temporaire : un échange est nécessaire pour trouver un accord, après quoi la facture peut être approuvée ou refusée.
Que faire : contactez votre client pour répondre à ses préoccupations. Une fois la question résolue, vous pouvez marquer la facture comme résolue : elle repasse alors au statut Impayée.
Refusée
Votre client a refusé la facture car il la considère incorrecte et elle ne peut pas être payée en l'état.
Que faire : voyez avec votre client pour corriger le problème. Si vous trouvez un accord, vous pouvez marquer la facture comme résolue (elle repasse au statut Impayée), ou émettre une note de crédit et une nouvelle facture.
Ne sera pas payée
Vous avez passé cette facture en perte car elle ne sera pas payée. Pour cela, utilisez l'action Marquer comme ne sera pas payée.
Que faire : aucune action si la perte est définitive. Si la situation évolue, marquez la facture comme résolue pour la repasser au statut Impayée.
Statuts du document
Ces statuts portent sur les données de la facture et leur validation :
Brouillon : facture créée mais pas encore envoyée.
En attente de validation : facture en attente de validation des données par un utilisateur.
Validée : validée et prête à traiter.
Invalide : le document a échoué aux contrôles et doit être corrigé. Vous pouvez voir ce libellé dans les détails du document lorsque vous ouvrez un document rejeté depuis votre Boîte de réception.
Entièrement approuvée : le client a accepté la facture intégralement.
Refusée : le client a refusé la facture.
Contestée : le client a des questions à clarifier.
Statuts de paiement
Ces statuts suivent l'avancement du paiement :
Impayée : aucun paiement reçu pour le moment.
En transit : une transaction de paiement a été effectuée avec succès (généralement via Bancontact, iDEAL ou un autre moyen de paiement instantané), mais le règlement bancaire est encore en cours de traitement. Déclenché automatiquement lorsque le solde projeté atteint zéro, même si le solde ouvert n'a pas encore été mis à jour par le relevé bancaire final.
Partiellement payée : un paiement partiel a été reçu, il reste un solde.
Entièrement payée : paiement complet reçu.
Ne sera pas payée : la facture ne sera pas payée (généralement après un refus).
Statuts de livraison
Ces statuts montrent l'avancement de l'envoi et vous indiquent jusqu'où la facture est arrivée vers votre client :
En cours d'envoi : la facture est en route vers votre client.
Prête à envoyer : statut temporaire affiché pendant que le système prépare l'envoi du document. Il apparaît brièvement avant Envoi en cours.
Reçue (par la plateforme de réception) : la facture est arrivée sur la plateforme qui la livrera à votre client (par exemple Peppol), mais votre client ne l'a pas encore consultée. De votre côté, le travail est terminé. La suite se passe chez le client.
Reçue (par le client) : votre client a bien consulté la facture dans son propre système. C'est l'étape finale de la livraison.
Échec de livraison : la facture n'a pas pu être livrée, généralement à cause d'un problème technique ou d'informations client incorrectes. Voir la FAQ ci-dessous pour savoir quoi vérifier.
Comment les statuts fonctionnent ensemble
Le statut général combine les informations de tous les autres statuts pour vous montrer ce qui est le plus important. Par exemple :
Si une facture est « Validée » (document) et « Reçue par le client » (livraison) mais « Impayée » (paiement), le statut général sera « Impayée ».
Si une facture est « Validée » (document) et « Reçue par le client » (livraison), et que le client vient d'effectuer un paiement Bancontact en cours de règlement, le statut de paiement est En transit et le statut général affiche En transit jusqu'à ce que la banque confirme la comptabilisation.
Si une facture est « Contestée » (document) et « Impayée » (paiement), le statut général sera « Contestée », car résoudre la contestation est la priorité.
Dans quel onglet ma facture apparaît-elle ?
L'application Factures de Vente classe chaque facture dans l'un des trois onglets : En cours de révision, Impayées et Payées. L'onglet est choisi automatiquement à partir des statuts de livraison, de document et de paiement de la facture.
En cours de révision : elle est encore en cours d'envoi (Envoi en cours, Prête à envoyer ou Échec de livraison), encore en validation (En attente de validation ou Validation en cours), ou elle est Contestée ou Refusée et non résolue.
Impayées : elle a été envoyée et validée, et attend encore le paiement (Impayée, Partiellement payée ou Paiement planifié).
Payées : elle a été livrée, validée et entièrement payée (Entièrement payée).
Paiement planifié signifie qu'un paiement a été programmé pour la facture mais n'a pas encore été exécuté. Validation en cours est une courte étape pendant laquelle le système termine ses contrôles automatiques.
FAQ
Quelle est la différence entre « Refusée » et « Contestée » ?
« Contestée » signifie que votre client a des questions et souhaite discuter de la facture avant de payer. « Refusée » signifie qu'il a pris la décision finale de ne pas la payer.
Une facture peut-elle passer de « Refusée » à « Impayée » ?
Oui, vous pouvez marquer la facture comme résolue et le statut redeviendra « Impayée ».
Pourquoi ma facture est-elle bloquée en « En attente de validation » ?
Parce que vous devez encore valider les données de la facture. Vérifiez que tous les champs de la facture sont remplis correctement. → En savoir plus ici.
Quelle est la différence entre « Reçue (par la plateforme de réception) » et « Reçue (par le client) » ?
« Reçu (par la plateforme du destinataire) » signifie que la facture a atteint le réseau qui la livre (par exemple Peppol), mais que votre client ne l'a pas encore ouverte ni importée. « Reçu (par le client) » signifie que le système comptable ou la boîte de réception de votre client a confirmé qu'il a bien la facture. Ce sont deux étapes normales. Sur Peppol, la deuxième confirmation (« Reçu par le client ») est facultative dans le réseau : elle peut donc ne jamais apparaître même si votre client a la facture. Une facture qui reste sur « Reçu (par la plateforme du destinataire) » n'est pas bloquée et ne pose pas de problème de livraison.
Que faire en cas d'échec de livraison ?
Vérifiez que les coordonnées de votre client sont correctes, en particulier son adresse e-mail pour la livraison par e-mail, et son numéro d'entreprise/TVA (ou GLN si applicable) pour la livraison via Peppol. Vérifiez aussi si votre client est actif sur Peppol en cherchant son nom d'entreprise ou son numéro de TVA/GLN dans le répertoire Peppol. Lorsque tout est en ordre, vous pouvez envoyer la facture.
Puis-je modifier manuellement le statut d'une facture ?
Vous pouvez mettre à jour certains statuts par vos actions (comme marquer une facture comme payée). D'autres sont définis automatiquement par le système (par exemple lorsqu'un client paie une facture sur votre Banqup Business Account).
Pourquoi une facture payée apparaît-elle encore dans l'onglet « En revue » ?
L'onglet En cours de révision ne dépend pas du fait que la facture soit payée. Une facture de vente reste dans En cours de révision tant qu'elle est en cours d'envoi ou de vérification : pendant la livraison (Envoi en cours, Prête à envoyer ou Échec de livraison), pendant la validation (En attente de validation ou Validation en cours), ou tant qu'elle est Contestée ou Refusée et non résolue. Une fois validée et envoyée avec succès, elle passe à Impayée (ou Payée dès réception du paiement). Approuver une facture de vente est facultatif et ne détermine pas l'onglet dans lequel elle apparaît.