Quand vous importez une facture d'achat ou de vente dans Banqup, elle peut nécessiter une étape de validation avant d'être prête à être payée et transmise à votre comptable et à vos intégrations. Cette étape garantit que la facture respecte le standard européen de facturation électronique. Cet article vous explique comment vérifier, compléter et approuver vos factures importées.
Bon à savoir : les factures électroniques correctement formatées (Peppol/UBL) sont validées automatiquement par Banqup : elles sautent donc l'étape de validation manuelle décrite dans cet article. L'approbation d'une facture (la décision commerciale qu'elle est correcte et peut être payée) est une étape distincte, et elle n'est automatique que pour les fournisseurs que vous avez marqués comme De confiance. Cet article concerne les factures PDF et scannées, qui passent par l'OCR et nécessitent une validation manuelle.
Pourquoi certaines factures doivent être validées
Banqup traite les factures importées différemment selon leur format :
Factures électroniques (Peppol/UBL) : la facture est automatiquement validée lorsque ses données structurées sont conformes à la norme européenne (EN 16931), elle saute donc l'étape de validation manuelle ci-dessous. Si le fournisseur est marqué comme De confiance, la facture est ensuite approuvée automatiquement ; son statut général suit alors son statut de paiement (généralement Impayée, ou Entièrement payée si elle était déjà payée). Sinon, elle attend votre approbation. Une facture électronique non conforme n'entre pas du tout dans votre liste de factures : elle arrive dans votre Boîte de réception.
Factures PDF ou numérisées : les données sont extraites par OCR (reconnaissance optique de caractères). L'OCR peut manquer certains champs ou en lire d'autres incorrectement. La facture est marquée En attente de validation et nécessite une vérification manuelle avant de pouvoir avancer.
L'étape de validation a deux objectifs :
Confirmer l'exactitude des données extraites par l'OCR.
Compléter les champs requis afin que la facture puisse être convertie en facture électronique conforme.
Une fois approuvée, la facture est convertie en facture électronique conforme et ne peut plus être modifiée.
Valider une facture en attente
Pour faire passer une facture du statut En attente de validation au statut Impayée :
Allez dans Factures d'Achat ou Factures de Vente.
Ouvrez l'onglet En cours de révision pour voir les factures marquées En attente de validation.
Double-cliquez sur la facture à valider pour ouvrir la vue de validation.
Vérifiez les champs pré-remplis par l'OCR : fournisseur, numéro de facture, date d'émission, date d'échéance, montant HT, TVA, montant TTC, devise, etc.
Corrigez les champs erronés et complétez les champs manquants. Les champs requis par le standard de facturation électronique sont signalés.
Sauvegarder ou Approuver : faire la différence
Deux actions sont disponibles, et elles n'ont pas le même effet.
Sauvegarder
Le bouton Sauvegarder enregistre vos modifications mais laisse la facture au statut En attente de validation. Utilisez-le quand :
Vous attendez une information manquante (par exemple le bon de commande référencé).
Vous voulez reprendre le travail plus tard.
Vous voulez qu'un collègue jette un coup d'œil avant l'étape finale.
Tant que la facture est sauvegardée mais pas approuvée, vous pouvez encore la modifier.
Approuver
Le bouton Approuver finalise la facture. À ce moment :
Toutes les données saisies sont enregistrées.
Banqup convertit la facture au format électronique conforme.
La facture passe au statut Impayée (statut général) et Entièrement approuvée (statut du document).
Si vous avez activé des intégrations d'export de documents, la facture y est automatiquement envoyée.
Attention : l'approbation est irréversible. Après approbation, la facture ne peut plus être modifiée. Vérifiez bien toutes les données avant de cliquer sur Approuver.
Ce que cela signifie pour votre comptable et vos intégrations
Lorsque vous approuvez une facture dans votre Espace Business, le changement de statut est visible immédiatement par votre comptable dans son Espace Partenaire : la facture passe du statut Action client requise au statut Prêt à traiter. Pour comprendre comment chaque action de votre côté impacte ce que voit votre comptable et ce qui est envoyé à vos intégrations, consultez l'article Comprendre le flux des documents entre entreprise, comptable et intégrations.
Questions fréquentes
Une facture électronique reçue peut-elle apparaître en "En attente de validation" ?
Presque jamais. Les factures électroniques correctement formatées (Peppol/UBL) sont validées automatiquement : une facture que vous voyez en En attente de validation a donc généralement été importée en PDF ou scan. Il y a une exception : un document d'autofacturation auquel manque le mandat d'autofacturation s'ouvre en lecture seule avec le statut En attente de validation. Voir L'autofacturation dans Banqup. Une facture électronique non conforme n'apparaît pas du tout dans votre liste Factures d'Achat ou Factures de Vente ; elle arrive dans votre Boîte de réception.
Que se passe-t-il si je clique sur Approuver alors qu'il manque des champs requis ?
Banqup bloque l'approbation et signale les champs manquants. Vous devez les renseigner avant que l'approbation soit possible.
Puis-je modifier une facture déjà approuvée ?
Non. Une fois approuvée, la facture est devenue une facture électronique conforme et ne peut plus être modifiée. Si vous constatez une erreur après approbation, vous devrez gérer la correction avec votre fournisseur (note de crédit, nouvelle facture).
Que faire si l'OCR a mal lu une grande partie des champs ?
Corrigez les champs manuellement comme indiqué dans la section Valider une facture en attente.
Les factures sont-elles envoyées à mes intégrations avant ou après l'approbation ?
Après. Seules les factures approuvées sont exportées vers vos intégrations actives. Les factures électroniques des fournisseurs que vous avez marqués comme De confiance sont approuvées automatiquement, elles sont donc aussi exportées automatiquement. Les autres factures électroniques sont exportées une fois que vous les approuvez. Une facture enregistrée mais non approuvée reste interne à Banqup.