Lorsque vous importez des factures dans Banqup, vous les verrez marquées "En attente de validation". Cet article explique ce que cela signifie et ce que vous devez faire.
Qu'est-ce que le statut "En attente de validation" ?
Les factures chargées sur Banqup nécessitent une validation en fonction de leur format :
Factures électroniques (format XML/UBL) : Automatiquement validées par le système.
PDF (ou fichiers scannés) : Marqués comme "En attente de validation" et nécessitent une vérification manuelle des résultats OCR pour vérifier que toutes les données clés sont correctes avant que la facture puisse avancer.
Pourquoi les factures nécessitent une validation
Les factures électroniques au format XML/UBL (comme les factures électroniques Peppol) sont automatiquement validées par le système si le fichier est correctement formaté.
Les factures PDF ou scannées passent par l'OCR (reconnaissance optique de caractères), qui peut manquer ou mal lire des détails. Elles nécessitent donc une validation manuelle pour garantir que les informations sont correctes avant de pouvoir payer des factures d'achat ou envoyer des factures de vente.
Comment valider une facture
Suivez ces étapes :
Allez dans Factures d'achat ou Factures de vente.
Ouvrez une facture marquée comme "En attente de validation".
Vérifiez les données affichées à l'écran.
Si nécessaire, corrigez ou complétez les informations manquantes.
Cliquez sur Sauvegarder quand tout est correct.
Cliquez sur Approuver quand la facture peut réellement entrer dans votre compte, être transférée à votre comptable et à vos intégrations (si vous êtes connecté à un espace partenaire de votre comptable et/ou si vous avez des intégrations actives).
Une fois validée, le statut de la facture sera mis à jour (par exemple, payée, impayée ou partiellement payée).
Ajouter une référence de facture aux notes de crédit importées
Si vous validez une note de crédit PDF importée (achat ou vente), vous devez la lier à la facture d'origine en ajoutant la référence de la facture manuellement :
Ouvrez la note de crédit (avec le statut : En attente de validation).
Dans le champ Référence facture, saisissez le numéro de facture auquel la note de crédit se rapporte.
Deux possibilités ici :
La facture se trouve dans votre espace Banqup → une suggestion apparaît. Cliquez dessus.
La facture est introuvable dans votre espace Banqup → appuyez sur Entrée ou Tab pour confirmer. La référence est conservée uniquement après avoir appuyé.
Remarques importantes
Vous êtes responsable de vous assurer que les données sont correctes. Vérifiez toujours avant de valider.
Questions fréquentes
Combien de temps une facture reste-t-elle au statut "En attente de validation" ?
Jusqu'à ce que quelqu'un la vérifie et la valide.
Puis-je supprimer une facture "En attente de validation" ?
Oui. Cliquez sur les trois points, puis Supprimer.
J'ai reçu une note de crédit, mais je ne peux pas le valider car la référence de la facture est manquante. Que puis-je faire ?
Vous devez saisir le numéro de la facture concernée dans le champ Référence facture. Si vous rencontrez des difficultés, appuyez sur la touche "Entrée" ou "Tab" de votre clavier après avoir saisi la référence.
Ma facture reste en « En attente de validation » malgré que toutes les informations soient remplies. Que puis-je faire ?
Une fois les données correctement remplies, vous devez approuver la facture (le bouton Approuver est disponible à côté du bouton Sauvegarder dans la page des détails de la facture, ou disponible quand vous sélectionnez votre facture dans votre liste de factures d'achat/vente).